No artigo “Elimine o fluxo de papel por meio da tecnologia” mostramos, com base em pesquisas, o quanto o desperdício irregular de papel é prejudicial para o meio ambiente. Agora, te convidamos para uma reflexão sobre o aspecto processual e financeiro dessa questão. Será que vale mesmo a pena continuar utilizando todo esse material no seu ambiente de trabalho?
Uma pesquisa do Gartner estima que aproximadamente 3% do lucro de uma empresa são destinados em papel, impressão, armazenamento e na manutenção de documentos. O mesmo estudo aponta que um colaborador gasta cerca de 10 mil folhas por ano e 50% dos desperdícios das empresas são em papel.
Usando este estudo como referência, podemos interpretar que o papel não é caro em um curto prazo, mas pode se tornar uma grande despesa ao longo do ano, porque o seu uso envolve outros gastos com fabricação, armazenamento, transporte, cópia, impressão e descarte do material. Sem contar a atuação humana, pois todos esses processos burocráticos exigem que pessoas confiram e acompanhem todo o fluxo de papel dentro das organizações.
Por que adotar o paperless na minha empresa?
Além do processo de fabricação do papel depender de indústrias e ser dispendioso, os colaboradores perdem muito tempo para coletar, analisar, armazenar de forma segura, localizar com facilidade sempre que necessário, transportar e desfragmentar em alguns casos.
Para diminuir as despesas com papel e se prevenir contra a perda e vazamento de informações contidas nos documentos, comece a praticar o paperless (sem papel, em português) no seu ambiente de trabalho. Este conceito nasceu de uma necessidade ambiental, mas que beneficia diversas outras questões.
Na rotina de um escritório, este conceito é aplicado para diminuir o uso de papel, o que envolve imprimir menos, evitar que os funcionários tenham que realizar atividades repetitivas de checagem de documentos, passem a usar o tempo disponível com atividades mais desafiadoras e realizem assinaturas digitais nos contratos e documentos permitidos. Entre os seus benefícios estão:
- Facilidade na recuperação de informações na nuvem.
- Segurança e rastreabilidade para saber quem acessou o arquivo.
- Menos nocivo ao meio ambiente.
Como a Neo consegue ajudá-lo a ter um ambiente sem papel?
Para não sofrer mais com despesas que prejudicam a saúde financeira do seu negócio e o coloque em risco, conheça a solução de onboarding e formalização de acordos da Neo. O iGree é a tecnologia que faltava para aproximar sua empresa da transformação digital.
Nossa ferramenta é baseada em machine learning, que valida a imagem e voz do usuário. Você não precisa se preocupar mais com fraudes, pois o Liveness Detection e o Know Your Customer (KYC) são tecnologias usadas para cruzar os dados e ter certeza de que realmente é a pessoa.
Todos os contratos digitais são protegidos em uma rede de blockchain, garantindo segurança e confiabilidade na troca e armazenamento de informações em diferentes blocos e evitando falhas humanas.