Os métodos tradicionais de assinatura e autenticação de documentação estão sendo, a cada dia mais, substituídos por inovações tecnológicas como as assinaturas digitais. O objetivo principal deste formato é permitir autenticação rápida com uma marca exclusivamente identificável. Tudo isso, sem exigir papel e caneta. Mas como criar uma assinatura digital? Quais são os seus benefícios?
Ao longo do conteúdo explicaremos como criar uma assinatura digital. Traremos alguns exemplos de quais são as vantagens da adoção da tecnologia pelas empresas. Aliás, as assinaturas digitais já são usadas em transações legais e comerciais, além de documentos oficiais do governo.
Graças ao alto nível de segurança que oferecem, as assinaturas digitais ainda proporcionam como vantagem tornar o ambiente de trabalho mais eficiente e seguro digitalmente. Tudo isso, acelerando os processos de documentação.
Quais os benefícios da assinatura digital?
Antes de compreender como criar uma assinatura digital, é importante entender algumas coisas. Primeiro, sua diferença nos aspectos como meios eletrônicos de autenticação de documentos. Ela é considerada um mecanismo criptográfico, protegido pelo ICP-Brasil. Este órgão é a Infraestrutura de Chave Público, quem regulamenta e controla as assinaturas digitais. Esse mecanismo proporciona um nível bastante alto de segurança que dificulta sua duplicação.
A tecnologia autentica o documento do remetente, garantindo que o mesmo permanecerá inalterado ao atingir o destinatário. Isso torna o processo seguro e legítimo. Além disso, é possível citar outros benefícios relacionados à assinatura digital, como:
Segurança
A assinatura digital, por meio da tecnologia e verificação de criptografia, proporciona mais segurança que uma assinatura eletrônica. A mensagem codificada em uma assinatura digital é capaz de identificar o signatário. Com esta relação, pode vinculá-lo a um documento gravado em particular.
Os dados de “impressão digital” de identificação permanecem incorporados em um documento. Em razão disso, qualquer sinal de que o documento foi adulterado ou alterado após a assinatura pode ser facilmente detectado.
Conveniência
Empresas de todos os portes precisam lidar com fornecedores, clientes e parceiros em diferentes localizações. Com a globalização, portanto, as assinaturas digitais permitem que a autenticação seja feita de forma remota.
A solução é mais conveniente do que a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar novamente um documento. A assinatura digital permite que todos se conectem em segundos e realizem o processo.
Economia de tempo
Este é um dos principais benefícios das assinaturas digitais para as empresas. Elas garantem que documentos e contratos sejam assinados com alguns cliques. Aliás, os documentos podem ser assinados quase que em tempo real de qualquer lugar, utilizando um computador, tablet ou smartphone.
Benefícios ambientais
Vale lembrar também que as assinaturas digitais estão um passo à frente quando o tema é redução do desperdício e colaboração com a proteção do meio ambiente. A adoção desta prática é bem vista, pois a mesma demonstra que as empresas estão mais conscientes de seu papel na sustentabilidade.
Quais são as vantagens empresariais da assinatura digital?
Além dos benefícios citados acima, ainda podemos citar uma série de vantagens empresariais relacionadas à assinatura digital, como:
Redução da burocracia da empresa
Uma característica marcante de grandes empresas é a busca constante por novas tecnologias que reduzam burocracias e erros, permitindo a ampliação da eficiência dos processos. Uma das principais vantagens empresariais da assinatura eletrônica é a otimização do fluxo da organização.
Além da redução dos custos com impressão, é válido considerar ainda o tempo que é perdido e os erros constantes de impressão de documentos. Todos esses processos são resolvidos com uma solução de assinatura digital.
Aumento da produtividade da equipe
Um estudo feito pela Gartner há alguns anos mostra a relação entre perda de produtividade e processos manuais. O resultado é que a produtividade de uma equipe é diretamente proporcional ao seu grau de tecnologia. De acordo com o levantamento:
- Cerca de 25 horas são usadas para recriar documentos não digitalizados;
- Entre 10% e 12% dos documentos não são encontrados na primeira tentativa;
- 400 é o número de horas anuais, em média, que são gastos na busca de arquivos físicos nas empresas.
Ao olhar os dados citados acima e comparar a realidade de uma empresa totalmente analógica com outra integralmente digitalizada, podemos perceber o abismo entre as duas em termos de produtividade.
Crescimento da lucratividade
Se todo o fluxo de informações e de documentações circula de maneira eletrônica, a probabilidade de erros é rara. Da mesma forma, os clientes podem ter a comodidade de realizar compras, por exemplo, 24h por dia. A consequência natural dessa digitalização é o crescimento da lucratividade.
Diminuição de custos
Ao adotar todo o processo de documentação e assinatura de forma digital, a necessidade de compra de papéis, canetas, toners, caixas-arquivos e locação de espaço para armazenamento passa a ser eliminada.
Com isso, podemos entender que levar a transformação digital para dentro das empresas não é impor custos, mas realizar investimentos que vão refletir em mais receitas e na ampliação da carteira de clientes.
Como criar uma assinatura digital de documentos?
Para que as empresas passem a ter e usar uma assinatura digital, é preciso entender como criar uma assinatura digital. Então, o primeiro passo é ter um Certificado Digital emitido por uma AC credenciada pela ICP-Brasil. O processo para obtenção de tal certificado pode sofrer pequenas variações, mas, de maneira geral, basta seguir os seguintes passos:
- Escolher uma autoridade certificadora credenciada ao ICP-Brasil, selecionar o tipo de Certificado que deseja e efetuar o pagamento;
- Em seguida, basta agendar a entrevista para coleta de dados biométricos.
Além do Certificado, também é necessário a aquisição de um software ou plataforma para essa finalidade. Ele geralmente é chamado de assinador. Esse software é uma solução que lê os dados do Certificado Digital e os vincula ao documento que será assinado.
Depois dos primeiros passos de como criar uma assinatura digital, é preciso fazer o upload no assinador digital — processo feito por quem deseja que um documento seja assinado. O signatário recebe o link ou a notificação de alerta de que há um arquivo disponível para ser assinado.
Ao realizar a assinatura, o software assinador associa às chaves criptográficas do Certificado Digital ao documento. A partir disso, é feito o cálculo do hash code e a criptografia do documento. Por fim, o documento é disponibilizado para os envolvidos no processo, as quais precisam da chave pública para descriptografar e visualizar o arquivo.
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Atualmente, há inúmeras plataformas de assinatura digital disponíveis no mercado — mas nenhuma oferece uma trilha de auditoria tão eficaz quanto o iGree.
A plataforma de assinatura digital permite a identificação do signatário por meio de um vídeo-self. Esta solução usa tecnologia de Inteligência Artificial para validar a identidade e fazer a detecção da prova de vida.
Aliado aos dados de geolocalização, o vídeo-self forma a trilha de auditoria necessária para validar juridicamente o aceite da pessoa física ou jurídica em documentos e contratos. Além disso, todos os dados são armazenados e organizados na nuvem, permitindo acesso fácil de qualquer lugar ou dispositivo, bastando contar com um simples acesso à internet.
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