Por acaso, a sua empresa enfrenta o problema de contratos firmados fora do prazo devido ao atraso na entrega de documentos assinados? Essa é uma questão muito recorrente e está diretamente relacionada ao uso da assinatura manuscrita. Para evitar esse problema, é importante a sua empresa conhecer as vantagens de utilizar uma plataforma de assinatura digital.
Esse tipo de tecnologia permite reunir, em um único lugar, os documentos a serem assinados pela empresa. Assim, não se consegue apenas a formalização desses documentos, mas também o armazenamento deles.
Quer saber mais detalhes sobre o assunto? Acompanhe esse texto e conheça o que é uma assinatura digital e quais as vantagens de adotar uma plataforma de assinatura digital. Por fim, perceba quais são os sintomas que sinalizam a necessidade urgente essa tecnologia.
O que é assinatura digital?
Assinatura digital é uma ferramenta que permite assinar documentos no modo virtual. Ela é parecida com assinatura no papel, contendo nome e outras características do signatário. No entanto, tudo ocorre eletronicamente.
Um dos recursos que permitem a efetivação dessa assinatura digital é o certificado digital. Trata-se de outra tecnologia resultante de uma operação matemática complexa. Esta faz uso da criptografia para aferir a origem e a integridade do documento a ser assinado.
Quando associada a uma plataforma eletrônica, a assinatura digital torna-se facilmente acessível e segura para referendar qualquer documento. Com o uso dessa plataforma, a assinatura se torna um procedimento simples, rápido e menos burocrático.
Quais as vantagens de usar uma plataforma de assinatura digital?
Uma plataforma de assinatura digital pode ser amplamente utilizada pelos mais diversos setores de empresas e instituições públicas. Dada a sua agilidade, ela pode garantir a otimização dos todos os processos da empresa. Isso garante uma maior competitividade no mercado. A seguir, vamos conhecer mais detalhes sobre as vantagens dessa plataforma.
Otimização de processos
A rotina do setor administrativo das empresas costuma ser bastante intensa e demorada. Afinal, quem nunca precisou esperar alguns dias para ter acesso a um documento que necessitava ser assinado por um funcionário ou responsável técnico?
Mas, com o uso da plataforma de assinatura digital, essa situação se transforma positivamente. Isso porque a assinatura digital de documentos é muito mais rápida do que a assinatura convencional, feita com papel e caneta.
Existem vários fatores ajudam a explicar essa agilidade. Por exemplo, o fato da própria plataforma utilizar a internet para funcionar. Isso permite que a assinatura seja feita instantaneamente e à distância. Isto é, sem a necessidade do signatário ir até o escritório para realizar a assinatura.
Outro detalhe que garante agilidade da plataforma de assinatura digital é a questão logística. Com o uso dessa plataforma, não mais é necessário remeter documentos pelo correio ou solicitar alguém da empresa para transportá-los. Todo o procedimento de assinatura pode ser feito no ambiente da plataforma, promovendo redução do tempo e trabalho.
Arquivamento ágil e organizado de documentos
Guardar documentos em papel pode demandar bastante de um espaço físico na empresa. Além disso, exige um trabalho extremamente atencioso e, por vezes, exaustivo das equipes da empresa.
Com a utilização da plataforma de assinatura digital, esta preocupação não existe. Isso porque a própria plataforma realiza a digitalização dos documentos que foram ali tramitados. Ou seja, além do documento já está devidamente assinado, é possível fazer com que este seja digitalizado e armazenado de maneira organizada.
Dessa maneira, a empresa tem maior clareza quanto ao arquivamento de documentos e com isso a gestão de informação é bastante facilitada.
Conformidade jurídica
Para muitas pessoas ainda há dúvidas sobre o valor jurídico de um documento assinado digitalmente. Mas essa questão já foi resolvida pela legislação brasileira. Com a publicação da medida provisória 2200-2, todo documento assinado por meio digital possui a mesma equivalência de um documento físico.
Sendo assim, ao receber um documento assinado digitalmente, não é necessário solicitar uma legitimação por parte de órgãos competentes. Como resultado disso, a empresa aumenta a sua segurança e conformidade jurídica dos documentos que nela tramitam.
Redução de gastos
Manter uma estrutura física de arquivamento de documentos não é algo vantajoso para empresa. Isso porque, além de exigir custos para manutenção dessa estrutura física, é preciso também fazer investimento em materiais de escritório, como papel e cartuchos para a impressão.
Algo dessa dimensão não acontece com a utilização da plataforma de assinatura digital. Isso porque essa tecnologia, por ser utilizada em âmbito digital, não requer o arquivamento físico de documentos. Assim, a empresa não precisa realizar gastos para manter uma estrutura física.
Quais sinais de que uma empresa precisa de uma plataforma de assinatura digital?
Sabia que um documento assinado manualmente pode ser facilmente clonado? Existem criminosos especializados em copiar assinaturas e utilizá-las para dar golpes. Se sua empresa está vulnerável a esse tipo de ação, é o momento de considerar utilizar uma plataforma de assinatura digital. A seguir, elencamos outros aspectos que precisam de atenção e que essa tecnologia pode solucionar.
Atraso nas assinaturas
A agilidade na entrega das demandas recebidas pela empresa está diretamente relacionada ao tempo de assinatura de documentos. Afinal, é preciso formalizar cada contrato ou decisão para, a partir disso, dar andamento ao que foi solicitado. No entanto, se a empresa ainda utiliza o método de assinatura por escrito, certamente está enfrentando o problema de atraso das assinaturas.
Nesse contexto, é importante o gestor considerar que atualmente a competitividade das empresas está acirrada, e qualquer demora pode ser o gatilho para que o cliente opte por fechar negócio com a concorrente daquela empresa.
Então, se a sua empresa ainda gasta tempo para assinar documentos, é um sinal de que o uso de uma plataforma de assinatura digital pode ser a solução para esse problema. Como vimos, a utilização dessa tecnologia agiliza, e ao mesmo tempo, traz credibilidade jurídica nas assinaturas realizadas nos documentos.
Perda de documentos
Empresas que trabalham com documentos físicos acabam, em alguma medida, cometendo erros na administração desses papéis. É possível considerar, por exemplo, o erro humano na hora de organizar a documentação ao se distrair com algo e acabar perdendo certo documento.
Se esse problema atinge a sua empresa, é o momento então de buscar a utilização da plataforma de assinatura digital. Isso porque nessa plataforma são automaticamente armazenados os documentos, a partir de todos os processos que ali foram registrados. Dessa forma, não há risco algum deles serem extraviados.
Vulnerabilidade a fraudes
Documentos assinados de forma manuscrita podem ser facilmente fraudados. Isso porque as assinaturas físicas podem ser copiadas por criminosos especialistas, os quais replicam as assinaturas clonadas para qualquer documento.
Com o uso da plataforma de assinatura digital isso não é possível. Essa tecnologia utiliza uma série de parâmetros de segurança que evitam a fraude da autoria.
Um desses parâmetros é a criptografia que deixa a informação ilegível para aquele que não tem acesso autorizado ao documento. Portanto, se sua empresa quer ficar de fora da possibilidade de ser atacada por fraudes nos documentos, é fundamental usar uma plataforma de assinatura digital.
Essas foram algumas informações sobre a necessidade de utilizar a plataforma de assinatura digital. É importante destacar que, para adotar essa tecnologia, vai ser fundamental solicitar uma ajuda especializada nesse assunto. É preciso confiar numa empresa com vasta experiência nessa transformação digital para oferecer uma plataforma que seja de acordo com o modelo de negócio da sua empresa.
Ficou curioso para conhecer essa solução tecnológica? Solicite uma demonstração da plataforma da iGree!