As plataformas de assinatura digital revolucionaram as operações das empresas de diversos setores, como o financeiro, imobiliário, comercial, entre outros. Até mesmo o setor jurídico, tradicionalmente dependente do papel, passou a utilizar as novas tecnologias, a fim de ter mais eficiência.
O uso da assinatura digital permite que as organizações economizem custos e dediquem mais tempo e atenção aos seus clientes. Graças à transformação digital, é possível formalizar acordos com maior agilidade, se livrando de toda a burocracia e gastos para uma tarefa que pode ser simples.
Neste texto, vamos mostrar as vantagens de utilizar a assinatura digital em uma organização. Acompanhe!
Diferença entre assinatura eletrônica e digital
Antes de falarmos sobre as vantagens, vamos esclarecer a diferença entre uma assinatura digital e a eletrônica, pois, por mais que pareça ter o mesmo significado, são completamente diferentes.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento. Pode ser o escaneamento da assinatura manuscrita, uma senha, o uso de impressão digital ou, ainda, a assinatura digital que normalmente é utilizada para aprovar ou aceitar o conteúdo de um documento.
A validação da assinatura eletrônica não é realizada por nenhuma autoridade de certificação confiável ou por provedores de serviços confiáveis
Assinatura digital
Esta é uma assinatura segura que permite verificar a origem e a integridade do documento. Funciona como uma espécie de impressão digital eletrônica que identifica a identidade de uma pessoa. A validação da assinatura digital é realizada por autoridades de certificação confiáveis ou provedores de serviços confiáveis.
Certificado digital
Este é um arquivo eletrônico contendo um conjunto de informações que servem como identidade virtual para uma pessoa física ou jurídica. Funciona como uma espécie de carteira de identidade eletrônica para pessoas ou empresas, ao garantir a autenticidade sem a necessidade de uma representação presencial.
Por incrível que pareça, mesmo com a possibilidade de usar a assinatura digital, que tem sua autoria homologada com a mesma validade jurídica de um documento assinado à caneta em poucos minutos, algumas empresas ainda não adotaram esta tecnologia.
Aqui no Brasil, uma assinatura manuscrita não é necessariamente exigida para formalizar um acordo, conforme indica a lei MP 2.200-2/2001. Geralmente uma assinatura digital, com certificado, tem a mesma validade jurídica que a manuscrita em quase todas as transações nacionais.
Em decorrência disso, não há razão para deixar de aproveitar os benefícios da assinatura digital para os negócios e continuar perdendo com a assinatura de páginas e mais páginas dos contratos.
Os benefícios em utilizar assinatura digital
Com assinatura digital, qualquer tipo de acordo pode ser formalizado rapidamente. Assim, é possível economizar tempo, pois esse modelo permite substituir o processo de aprovação em papel por um sistema totalmente digital, mais rápido e barato.
Graças às assinaturas digitais, os documentos podem ser assinados quase instantaneamente, por meio de um dispositivo móvel e gerenciados de forma mais fácil e rápida.
Em linhas gerais, as assinaturas digitais geram muitos benefícios para as organizações. Confira:
- Redução de custos: além dos benefícios óbvios de economia, por não ter que imprimir documentos, como papel, tinta, impressoras e manutenção, há outras economias de custo associadas e possibilitadas pelo gerenciamento e armazenamento de documentos digitais, como a necessidade de escritório físico e distribuição de documentos.
- Experiência do cliente (CX): compartilhar e assinar documentos online com assinatura digital segura acelera o processo e o torna mais confortável para os consumidores. Isso economiza uma quantidade significativa de tempo gasto com assinaturas presenciais.
- Segurança: as assinaturas digitais reduzem o risco de duplicação ou alteração do próprio documento e garantem que as assinaturas sejam verificadas e legítimas, pois cada uma delas é protegida por um selo inviolável, que notifica as partes se elas forem alteradas,entre outros.
As empresas adotam as assinaturas digitais não somente para trabalhar sem papel, mas também tornar o fluxo de trabalho mais eficiente e aumentar a produtividade, economizando tempo, dinheiro e aperfeiçoando a experiência dos clientes. Segundo o estudo Oportunidades Atrativas no Mercado de Assinaturas Digitais, este mercado pode chegar a mais de 14 bilhões de dólares até 2026.
Portanto, trocar o modelo de assinatura manuscrita pela digital é fundamental para impulsionar os resultados.
Qual a melhor plataforma de assinatura digital?
O iGree, ferramenta da Neo, realiza acordos através de vídeo de forma prática, digital e com mais segurança em todas as etapas do processo. Ele pode ser utilizado em empresas de qualquer porte, adotando a prática de paperless (sem papel), desburocratizando os processos e fechando acordos de forma 100% digital e segura.
Esta solução utiliza tecnologias como a liveness detection, uma gravação de vídeo que cruza dados para identificar uma pessoa. Essencial para impulsionar os resultados e automatizar a gestão de acordos e onboarding, ela conta com vantagens, como:
Assinatura digital no padrão ICP
ICP-Brasil viabiliza a emissão de certificados digitais para identificar virtualmente pessoas físicas ou jurídicas, com credibilidade e segurança nas transações.
Segurança no padrão ICP
Armazenamos, organizamos e protegemos seus acordos e contratos criptografados na nuvem.
Registro blockchain
Utilizamos a tecnologia blockchain para dar muito mais segurança à guarda dos documentos.
Guarda digital
Armazenamos, organizamos e protegemos seus acordos e contratos criptografados na nuvem.
Paperless
Redução considerável do custo e do fluxo de papel na confirmação de acordos.
Tempo de formalização
O tempo médio de formalização de acordos é de 2 minutos para o fluxo completo do processo.
O diferencial do iGree é que a assinatura é feita através de um vídeoselfie, em que o usuário envia uma frase falada, aceitando os termos do acordo, e o software processa a imagem e a voz, validando o conteúdo por meio de machine learning.
Na Neo, temos uma cultura de inovação centrada no cliente e orientada por pessoas. Dispomos de soluções e tecnologia customizadas nas mais variadas áreas de atuação, a fim de ajudar as empresas a implementar a transformação digital nos negócios.
Conheça o iGree