De que forma você controla os gastos com as compras de suprimentos em seu negócio? Possivelmente você fica de olho nas despesas e busca otimizar sua operação. Mas quais são as práticas e metodologias que podem organizar e potencializar tudo isso? O Strategic Sourcing, ou Matriz Estratégica de Abastecimento, pode ser uma metodologia eficiente para isso.
Com ela, é possível colocar a sua empresa no melhor caminho profissional. Ou seja, de uma gestão de compras mais custo-eficiente com ganhos no longo prazo.
Com o Strategic Sourcing, você tem uma maneira mais técnica de avaliar suas compras. Assim, sua empresa pode detectar custos, vantagens e riscos de sua cadeia de suprimentos de modo muito mais eficiente.
Mas o que é Strategic Sourcing? Como essa metodologia pode ser implementada em sua gestão? Neste artigo, falaremos mais sobre como essa metodologia pode transformar a relação de sua organização com seus fornecedores. Confira a seguir.
O que é a metodologia Strategic Sourcing?
Esta metodologia se refere ao processo de identificação do perfil de gastos de uma organização. Aqui, é controlada a base de fornecedores, para garantir que seus requisitos de negócios estejam alinhados aos dos fornecedores.
Dessa forma, o Strategic Sourcing é uma metodologia ligada ao controle de transações com fornecedores. Isso parte de uma análise com foco no Custo Total de Aquisição (TCO).
Com o Strategic Sourcing, o planejamento de compras organizacional deixa de ser baseado somente no preço. Serão medidas também as variáveis que permitem uma maior lucratividade no longo prazo.
Com isso, a relação com os fornecedores deixam de ser algo mais pontual e transacional. Agora, permeiam por métricas e variáveis inteligentes.
Além disso, o Strategic Sourcing promove uma análise completa de gastos, pesquisas de mercado e um uso de ferramentas. Com isso, o benefício é um fluxo mais saudável e rentável para a sua empresa. Além de alinhar seu negócio com as necessidades de seu cliente.
É provável que você já tenha pensado no impacto da compra de determinado produto em seu negócio. E se você pudesse não apenas supor esse impacto, mas mensurá-lo e transformar esses processos de avaliação em ativos para a inteligência de seu negócio? Isso é parte do método de aquisição visado ao utilizar a metodologia Strategic Sourcing nas empresas.
Qual é a relevância desta metodologia?
Em um cenário de hipercompetição, garantir mais eficiência em cada processo torna-se cada vez mais crucial. Isso inclui adquirir suprimentos e serviços de fornecedores de maneira mais assertiva.
Questões como volatilidade econômica e política, disrupção tecnológica, etc. também contribuem para que seja fundamental buscar maneiras de otimizar o orçamento. Estes cuidados também auxiliam a reduzir desperdícios e atingir maior acurácia geral na operação.
Além disso, as compras estão se transformando em uma função mais estratégica, alinhada às metas e objetivos organizacionais.
Por tudo isso, cada vez mais companhias adotam o Strategic Sourcing para estabelecer uma abordagem holística na gestão de seus requisitos de compras. Assim, é possível construir uma postura mais proativa para as várias interrupções da cadeia de suprimentos. Sem esse cuidado, elas podem comprometer as suas operações e o seu sucesso.
Alinhar as metas e requisitos de negócios aos fornecedores também traz diversos outros benefícios. Ao escolher os parceiros certos, as organizações maximizam seu desempenho e ganham uma vantagem competitiva sobre seus pares.
Além disso, é possível aproveitar o poder da tecnologia para aprimorar as atividades associadas ao Strategic Sourcing. Ou seja, as unidades de negócios conquistam maior autonomia para otimizar a gestão de suprimentos. Também conseguem criar uma melhor relação com o valor que pode ser gerado por suas atividades.
Por motivos como esses, esta é uma metodologia que adquire cada vez mais relevância. Com isso, o Strategic Sourcing veio para ficar.
Como funciona o Strategic Sourcing?
Esta metodologia envolve o desenvolvimento de uma avaliação proativa, holística e contínua do abastecimento em uma organização. O Strategic Sourcing visa atingir o menor Custo Total de Propriedade junto ao risco mínimo da cadeia de suprimentos.
Portanto, ele reflete o relacionamento da organização com seus parceiros de suprimentos como um ciclo em vez de um processo unilateral. Um perfil detalhado dos fornecedores e suas capacidades principais é desenvolvido e alinhado aos requisitos da organização.
O Strategic Sourcing, portanto, vê os fornecedores como parceiros de valor crucial e visa construir relações sustentáveis e colaborativas. Assim, a relação cliente-fornecedor é avaliada em todos os estágios de seu ciclo de vida. Seu fim é garantir que as necessidades das organizações sejam atendidas de forma contínua e eficiente.
Para conseguir isso, a metodologia utiliza análises de gastos, fornecedores, relacionamento com parceiros e pesquisas de mercado. Ela é, portanto, um processo de longo prazo.
Para que sua implementação seja bem-sucedida, precisa de pessoal qualificado e plataformas e ferramentas de tecnologia relevantes.
Dessa maneira, por meio do Strategic Sourcing, é possível desenvolver uma visão mais estratégica dos modelos de compra e aquisição de suprimentos nas empresas. Quando o Custo Total de Aquisição torna-se uma consistente base da análise, podemos considerar algumas das seguintes variáveis:
- Custo administrativo. Incluem-se aqui gastos como contas, estoques, recebimento, armazenagem, materiais, entre outros;
- Custos de utilização. Especificações técnicas, custos de padronização e transporte, bem como descarte e reciclagem de materiais;
- Preço. Pode ser definido com base em dados, de acordo com os ganhos e os benefícios, a partir da performance.
Com isso, o Strategic Sourcing surge como uma estratégia para combater vícios no ciclo de abastecimento das empresas. Para isso, é preciso ter uma avaliação dos fatores que envolvem o custo de aquisição de cada item. Isso permite que os setores da organização tenham um trabalho mais voltado para resultados de objetivos e metas.
Assim, cada produto adquirido na metodologia de Strategic Sourcing é analisado com base em seus custos externos e internos. Isso permitirá criar uma visão 360º do ciclo desse item, garantindo benefícios. Por exemplo, uma maior vantagem competitiva para a área de compras de sua empresa.
A outra definição de Strategic Sourcing, Matriz Estratégica de Abastecimento, representa uma forma gráfica de enxergar essa metodologia.
Imagine um gráfico. No eixo horizontal, o critério é a dificuldade de obtenção e a complexidade de mercado sendo alta ou baixa. Já no eixo vertical, o valor é o baixo ou o alto impacto do produto no seu negócio. Dentro da Matriz Estratégica de Abastecimento, os produtos estão dispostos como círculos nessa malha, nos seguintes quadrantes:
- Não Críticos. Produtos de fácil obtenção e impacto no negócio. Por serem abundantes, a sua empresa ganha maior liberdade e facilidade na aquisição desses itens. Isso pode ser feito de diferentes formas: custo, logística mais ágil, entre outras;
- Gargalo. Itens que não impactam fortemente sua rentabilidade, mas que podem ter uma aquisição mais complexa. Por isso, é recomendável criar condições que garantam o seu fornecimento deles;
- Alavancados. Produtos que têm um alto impacto financeiramente, mas um risco pequeno para aquisição e abastecimento. Serão os itens responsáveis para que a sua empresa estimule a concorrência. Isso porque é preciso dela para manter a cadeia de suprimento desses itens em constante movimentação;
- Estratégicos. Os produtos no alto dos eixos da matriz de Strategic Sourcing. Poucos fornecedores lidam com esse tipo de itens, porém eles são essenciais para que sua organização ganhe rentabilidade. Por isso, exigem uma estratégia que busque o melhor relacionamento possível com seus parceiros.
Quais são as vantagens de aplicar a metodologia Strategic Sourcing?
Já vimos que o Strategic Sourcing é uma metodologia transformadora, especialmente para a área de compras e suprimentos. Mas qual é a vantagem dela?
Para entender esta etapa, é preciso compreender que sua empresa deverá se movimentar. Ou seja, abandonar uma postura somente operacional e mais tradicional. Assim, passará a lidar com fatores mais complexos antes da obtenção de um produto.
Ao definir um planejamento com base em Strategic Sourcing, sua empresa poderá ter acesso a benefícios como:
- Readequar melhor os custos externos dos produtos e serviços que a sua companhia comercializa, obtendo uma precificação mais assertiva;
- Ter uma melhor análise dos custos internos. Isso permite aperfeiçoar processos de logística, armazenamento e utilização de produtos;
- Alinhar a estrutura de aquisição de produtos ou serviços para obter maior rentabilidade;
- Atender demandas de clientes e parceiros com maior eficiência;
- Alcançar um maior poder de compra e otimizar a negociação com a sua rede de fornecedores;
- Alinhar as atividades de abastecimento da empresa com suas metas e objetivos organizacionais. Com um melhor alinhamento, é possível alcançar um desempenho de negócios mais elevado, com maior eficiência e riscos mínimos da cadeia de suprimentos.
- Garantir uma competitividade maior perante no mercado.
Como o Strategic Sourcing analisa a aquisição de produtos de forma global, sua empresa ganha uma autonomia maior na área de compras e nos processos ligados à cadeia de suprimentos.
Dessa forma, o seu comprador passa a não somente economizar custos e disputar por preços, como a oferecer uma qualidade maior em suas atividades e a ter uma visão mais ampla, o que gera maiores oportunidades de insights e escalabilidade de seus produtos e serviços.
Tudo isso, é claro, acrescido do benefício mais óbvio que as empresas terão com o Strategic Sourcing, que seriam níveis mais altos de redução de custos.
Afinal, identificar e selecionar parceiros que fornecerão mais valor e com o preço certo permitirá que a sua organização obtenha continuamente maiores economias de gastos.
Qual é a diferença entre Strategic Sourcing e Tatic Sourcing?
Em contraste ao Strategic Sourcing, o Tatic Sourcing envolve uma abordagem de curto prazo e tradicionalmente reativa para gerenciar as atividades de compras e gestão de suprimentos de uma organização.
O objetivo é atingir o menor custo possível sem considerar outros fatores como gestão de relacionamento com fornecedores, mitigação de riscos da cadeia de suprimentos, etc.
Consequentemente, o foco em construir relacionamentos de longo prazo com fornecedores e entender como suas capacidades essenciais podem atender a organização é mínimo, pois a comunicação com fornecedores só ocorre, basicamente, quando surgem problemas.
Embora o Tatic Sourcing possa trazer ganhos no curto prazo, ele inibe a otimização sustentada de suas atividades de compras, e, assim, os ganhos e as vantagens potenciais no médio e longo prazo.
Quais são as etapas do Strategic Sourcing e como implementá-lo na sua empresa?
Boas práticas que fazem parte de um Strategic Sourcing eficiente podem variar de acordo com o que seu cliente necessita e a realidade da sua organização.
Além disso, para que a sua empresa possa ter uma melhor variedade de fornecedores, prevendo ajustes de preços e novas tendências de linhas de produtos, é importante que se invistam em ferramentas especializadas nessa abordagem mais estratégica de aquisição de suprimentos.
No entanto, de maneira geral, é possível delinear um passo a passo básico para ajudar a orientar uma implementação assertiva da metodologia Strategic Sourcing. Isso inclui:
1 – Coleta de dados e análise dos gastos internos e externos
Para iniciar o processo de adoção do Strategic Sourcing, identifique as áreas de gastos existentes na organização e categorize-as com base em quão crítica / não crítica é. A categorização ajudará a priorizar as atividades de compras para cada área de gastos.
Se necessário, outros critérios de categorização que melhor atendam aos requisitos do negócio também podem ser desenvolvidos — por exemplo, gastos diretos e indiretos. Nesses casos, é importante fazer uma análise de risco das categorias de gastos escolhidas para ajudar a priorizar e desenvolver estratégias.
Dessa forma, saber o que está sendo gasto é o primeiro passo para que o Strategic Sourcing possa ser devidamente implementado nas organizações.
A partir destes dados iniciais, cria-se um perfil de demandas, que pode ser cruzado com as necessidades e metas da própria empresa.
2 – Obtenção de informação sobre fornecedores
Para o Strategic Sourcing, é importante que as demandas de seu negócio estejam alinhadas às propostas de seus fornecedores. Por isso, é indicado que a sua empresa estabeleça um plano de ação junto aos seus fornecedores. Assim, eles poderão fornecer pedidos de propostas e cotações mais assertivos.
Para a sua organização, oferecer uma base com esses dados para fornecedores permite uma maior vantagem estratégica. Afinal, você estará tornando o seu processo mais facilitado para que parceiros contatem seus consultores e compradores, trazendo propostas mais vantajosas e alinhadas ao seu escopo.
Ainda, a partir dessa abordagem, a sua organização poderá identificar aqueles fornecedores que podem oferecer o mais alto nível de economia de custos junto com a qualidade da entrega esperada.
3 – Negociações e contratações
Este é o momento do Strategic Sourcing para elaborar propostas e definir os parâmetros de negociação. Conduzir negociações com a metodologia de Strategic Sourcing permite uma aproximação mais objetiva, que pode antever questões e dúvidas de seus potenciais fornecedores.
Para obter mais eficácia, nesta etapa, é importante automatizar processos operacionais. Tecnologias como as de assinaturas digitais, de formalização de acordos entre empresas e fornecedores, e de monitoramento em tempo real de prazos de negociações e contratos podem acelerar e qualificar o seu fluxo de trabalho.
Além disso, a sua empresa garante uma organização dos recursos e operações que pode ser valiosa para suas futuras negociações.
4 – Otimização e melhoria contínua dos processos
Uma abordagem alinhada ao Strategic Sourcing deve garantir maior agilidade para a sua empresa nos processos relacionados a compras e gestão de suprimentos. Para que essa seja uma constante, é preciso saber que o processo não termina na escolha de um fornecedor.
É importante medir com eficácia o desempenho dos parceiros em relação aos requisitos e objetivos da organização. É indicado fazer um acompanhamento periódico da performance do fornecedor e identificar as áreas de melhoria.
Isso poderá ajudar significativamente as organizações a entenderem os riscos do fornecedor e a projetarem estratégias para mitigar todas as possíveis interrupções da cadeia de suprimentos.
Ainda, experimente também implementar, após os fechamentos de ciclos em um determinado período, formas de obter feedback sobre os processos. Qual é o nível de satisfação de seus fornecedores? O que pode ser otimizado para que os contratos tenham maior força e eficiência? O que pode ser otimizado para seus processos agregarem mais valor?
5 – Implementação da Gestão de Relacionamento com Fornecedores (SRM)
A quinta etapa inclui adotar o chamado Supplier Relationship Management (SRM), ou Gestão de Relacionamento com Fornecedores, dentro da abordagem de Strategic Sourcing.
Isso contribuirá para tornar o relacionamento entre a organização e os fornecedores um ciclo em vez de um processo unilateral. O SRM aprimora o nível de colaboração entre uma empresa e seus fornecedores, transformando a dupla formada por fornecedor-comprador em parceiros de valor estratégico.
Com isso, ambas as partes participam na construção de propostas e estratégias inovadoras que otimizam a gestão de compras e de suprimentos da organização. Os relacionamentos que surgem dessa colaboração sinérgica são de longo prazo e podem ser aproveitados para melhorar ainda mais o desempenho do fornecedor e as vantagens para o negócio.
Assim, mais do que ser apenas a etapa final no processo de Strategic Sourcing, o SRM conecta fornecedores e organizações de forma que os requisitos atuais e futuros sejam atendidos da maneira mais eficiente e maximizadora de valor.
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