A transformação digital trouxe impacto positivo para as empresas, principalmente na área de gestão de documentos. É o caso, por exemplo da necessidade de emitir procurações. Quando feitas de maneira manuscrita trazem muita burocracia, como a necessidade de autenticar em cartório ou conter a assinatura presencial do interessado. Mas com a procuração eletrônica esse tipo de situação não acontece.
Essa tecnologia é um instrumento que permite uma pessoa a designar a outra como seu representante. Tudo pode ser feito totalmente online e com toda a segurança. Há garantias por lei e pela validação da inteligência artificial.
A procuração eletrônica pode ser feita seguindo os moldes da Receita Federal e de outros formatos.
Quer entender melhor sobre esse assunto? Acompanhe esse texto e conheça o que é procuração eletrônica, para que ela serve e quais são os argumentos que garantem a sua validade jurídica. Também descubra como fazê-la em diferentes formatos uma plataforma específica. Confira!
O que é procuração eletrônica?
Em termos jurídicos, uma procuração é um documento que autoriza um indivíduo a realizar algo em nome de outra pessoa. Ou seja, alguém irá agir em nome de outra para cumprir uma função de representação perante diversos órgãos ou atos.
A procuração eletrônica tem essa mesma função. No entanto, todo procedimento é feito de maneira digital. Isso sem necessidade de solicitar reconhecimento de firma, podendo ser facilmente replicada, se acontecer extravio do documento.
Para que serve a procuração eletrônica?
A procuração eletrônica pode servir para garantir os direitos de uma pessoa que, de alguma forma, não está em condições de comparecer a um determinado órgão ou cometer o ato. Na prática, a procuração permite que a pessoa autorizada realize assinatura de documentos e feche acordos. Outras maneiras de usar a procuração eletrônica são:
- Realizar contratações;
- Representar empresa diante de órgãos públicos;
- Autorizar um familiar a gerenciar uma conta bancária;
- Permitir que um colaborador realize transações em nome da empresa para qual trabalha.
Para receber os poderes da procuração, é preciso que seja uma pessoa que tenha capacidade para realizar os autos para os quais está sendo designado. No entanto, em alguns casos, a legislação exige que o procurador tenha formação em advocacia.
É importante destacar que na procuração pode haver um prazo de validade. Esse prazo pode ser definido pela pessoa que a autoriza ou pela finalidade a que se destina.
A procuração eletrônica tem validade jurídica?
Por ser realizada em ambiente virtual, a procuração eletrônica muitas vezes pode ser encarada pelas pessoas como algo sem validade jurídica. No entanto a Medida Provisória 2200-2 do ano 2001 garantiu plena validade jurídica a todos os documentos assinados eletronicamente que utilizem certificado digital. Nessa lista, estão incluídas as procurações eletrônicas.
Esse regimento legal trouxe modificações na relação na tramitação desse tipo de documento. Isso porque não há mais a necessidade de verificar a veracidade de procurações eletrônicas, mesmo pelo fato delas não estarem em formato de papel.
Mas há ainda um questão a respeito da validade daquela medida provisória. Isso porque as medidas provisórias precisam passar pelo Congresso Nacional no período de até 60 dias para se tornarem efetivamente uma lei. Caso a medida provisória não seja analisada nesse prazo, a sua eficácia acaba sendo perdida.
Acontece que a medida provisória em questão acabou não entrando nessa seara. Simplesmente porque a lei que determina o prazo de validade de medidas provisórias foi aprovada 18 dias depois da MP 2200-2. E não há fator retroativo. Além disso existem outros regramentos jurídicos que garantem a validade daquela medida provisória. Algumas delas são:
- Carta-Circular nº 3.234/2.004: autoriza a assinatura digital em contratos de câmbio;
- Circular SUSEP nº 277/2.004: concede o uso da procuração eletrônica em vários documentos, como apólices e contratos que passaram por assinatura digital;
- Lei Federal nº 11.419/06: regulamenta o Processo Judicial Eletrônico (PJe), onde a procuração eletrônica é considerada o único formato válido como instrumento de mandado no PJe;
- Parecer da Comissão de Valores Mobiliários (CVM) 24/06/2.008: permite que a procuração eletrônica seja usada em assembleias dos acionistas.
Portanto, além da validade defendida pela MP 2200-2, existem outros regulamentos que fazem uso da assinatura digital e assim puderam ampliar as noções de documentos assinados em modo eletrônico. Mais uma vez é bom relembrar que esses documentos não precisam passar por nenhum critério de validação, como por exemplo, atestado em cartório.
O que possibilita a realização de uma procuração eletrônica?
Se você está acostumado a utilizar uma procuração manuscrita, deve estar impressionado com as possibilidades e vantagens da procuração eletrônica. Inclusive, deve estar se perguntando como acontece a autenticação dessa tecnologia. Basicamente são dois modelos: a autenticação eletrônica tradicional ou digital. Embora sejam similares, elas apresentam especificações. Vamos conhecer mais detalhes a seguir.
Assinatura digital
A procuração eletrônica pode ser realizada por meio de assinatura digital. Trata-se de uma tecnologia baseada em algoritmos que utilizam chaves criptografadas. Esse é um conjunto de operações matemáticas complexas que garantem segurança de todo o processo.
Também nela está presente o sistema de criptografia assimétrica. Esse sistema realiza a chancela dos documentos por meio de umas de duas chaves diferentes e que trabalham de forma interdependente. Uma chave pública e outra privada.
A chave privada pertence ao emissor e a chave pública é utilizada pelo destinatário para poder decifrar o conteúdo que foi protegido pela chave privada. Cada usuário tem a possibilidade de gerar o seu par de chaves, utilizando o certificado digital.
Hoje em dia, existe uma variedade de padrões de criptografia com elevada força para impossibilitar a quebra dos códigos para as pessoas não-autorizadas. Para se ter uma ideia dessa questão, é preciso ter mais de uma centena de máquinas de supercomputadores capazes de trabalharem conjuntamente a fim de tentar burlar um código da criptografia.
É com todo esse poder tecnológico que a assinatura digital se torna mais segura entre todas as maneiras de confirmar a identidade e autenticidade de um documento. Portanto, a procuração eletrônica assinada digitalmente é uma maneira extremamente confiável para transferir os poderes ao outras pessoas, sem correr o risco de ser fraudado.
Assinatura eletrônica
Talvez seja impossível sintetizar em um só recurso o que seria assinatura eletrônica. É importante destacar que esse é um tema bastante amplo. Pois a assinatura eletrônica é um processo que envolve recursos aplicados por ferramentas de computadores para confirmar a identidade de um determinado documento, como por exemplo, uma procuração.
Dentre as possibilidades da assinatura eletrônica, tem-se por exemplo, a assinatura por reconhecimento de CPF ou IP. Também entram nesse rol de possibilidades a biometria e os login e senha, estes presentes nas corriqueiras transações bancárias.
Não podemos esquecer que a assinatura digital, sobre a qual falamos anteriormente, também é um recurso que adota assinatura eletrônica. Dessa maneira, em tese, a assinatura eletrônica é ampla e nela está contida a assinatura digital.
Quais são as vantagens da procuração eletrônica?
A procuração eletrônica ajuda a agilizar processos corporativos e aprimorar a gestão de documentos. Por ser feita de maneira eletrônica, ela não está vulnerável as fraudes acometidas eventualmente em procuração manuscrita. A seguir, vamos conhecer outras vantagens de adotar a procuração eletrônica.
Diminuição de despesas operacionais
Trabalhar com procurações manuscritas na empresa é sinônimo de acumular bastante papel. Isso demanda ter espaço físico para armazenar toda a documentação. E toda essa documentação pode crescer progressivamente à medida que a empresa também vai se expandindo, angariando mais clientes.
Tudo isso gera despesas. Afinal, é preciso gastar com impressão e compra de novos papéis. Além de contratar pessoal especializado para a manutenção desses espaços de arquivo físico.
Sem contar o fator da sustentabilidade. O uso do papel demanda consumo de recursos naturais e gera lixo. Hoje em dia, as empresas que ainda utilizam o papel na maior parte das suas atividades são enxergadas com maus olhos diante de uma sociedade que exige posturas de equilíbrio ambiental.
Outro fator a considerar no custo operacional é a logística de envio desses documentos manuscritos. Afinal, é preciso que eles sejam encaminhados aos seus signatários. Isso pode demandar custos de envio de transporte.
Essas situações não ocorrem com o uso da procuração eletrônica. Por ser totalmente tramitada em meio virtual, esse tipo de tecnologia não necessita de uma estrutura física robusta nem mesmo a utilização do papel. Em consequência disso, a empresa consegue reduzir bastante os custos operacionais.
Busca imediata de informações
Já pensou quanto tempo se gasta em fazer a busca de alguma procuração que foi assinada de forma manuscrita?
Com o uso da procuração eletrônica, a informação está na mão, em tempo real. Essa tecnologia, quando vinculada a uma plataforma específica, consegue realizar a busca de dados imediatamente. Além disso, todas as procurações são digitalizadas e centralizadas, podendo ser replicadas quando for necessário.
Comodidade
Muitas vezes, as pessoas desistem de fazer uma procuração devido à burocracia de conseguir esse documento de forma manuscrita. É preciso passar por várias etapas. Por exemplo, ir ao cartório para validar a procuração impressa.
Também há a questão das distâncias geográficas. Nem sempre vai ser possível ter um procurador e o outorgado morando na mesma cidade ou em distâncias próximas. Os casos onde as distâncias são grandes, como fora do estado ou país, tornam-se inviáveis, segundo o modo em papel de criar uma procuração.
Mas com o uso da procuração eletrônica, tudo assume mais comodidade. Essa tecnologia faz com esse documento possa ser assinado em qualquer parte do país ou do mundo.
A assinatura para a procuração pode ser colhida tanto por meio de computadores convencionais quanto dispositivos móveis. E uma vez assinada, a procuração eletrônica pode ser encaminhada imediatamente para o seu destinatário. Portanto, a comodidade é garantida com o uso da procuração eletrônica.
Segurança
A procuração manuscrita tem alto risco de ser clonada. Isso porque, hoje em dia, existem criminosos especializados em copiar assinaturas feita em papel. Eles podem, inclusive, replicar essa assinatura para outros documentos. E nem sempre os especialistas do cartório conseguem verificar a autenticidade dessa assinatura falsificada.
Com o uso da procuração eletrônica, esse problema simplesmente não acontece. Isso porque esse tipo de ferramenta conta com uma série de fatores comprobatórios e inteligência artificial que garantem alta segurança no procedimento.
Como fazer uma procuração eletrônica?
Como vimos, a procuração eletrônica é um documento digital. Portanto ele deve ser assinado em meio virtual. Para isso, é importante utilizar uma plataforma que adote a certificação digital e outras tecnologias.
Essas ferramentas garantem que o registro desse documento siga os parâmetros da legislação quanto à segurança de dados. No Brasil, nós podemos ter várias formas de criar uma procuração eletrônica. A seguir vamos conhecer algumas delas.
Procuração eletrônica na Receita Federal
A Receita Federal do Brasil permite a emissão de uma procuração eletrônica. Esse é um avanço para o contribuinte, uma vez que o processo de emissão de procuração manuscrita é bastante trabalhoso.
Para se ter uma ideia, sem a uma procuração eletrônica, o contribuinte necessitaria de acessar o site da Receita Federal, fazer a impressão de um formulário específico e assiná-lo de maneira manuscrita.
Em seguida, o contribuinte deveria solicitar a reconhecimento de firma e entregá-lo ao seu procurador. Uma vez entregue esse documento, o procurador teria que agendar uma verificação com a Receita Federal, o que poderia durar meses. Esse comparecimento era uma maneira de validar a procuração.
Mas nada disso acontece com a procuração eletrônica. A seguir, vamos conhecer o passo a passo para esse procedimento feito pela Receita Federal.
1. Acesse a Central Virtual de Atendimento ao Contribuinte
Para Iniciar a emissão da procuração eletrônica na Receita Federal, é preciso acessar a Central Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC).
Nesse site, na parte superior esquerda, é preciso clicar em “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para E-CAC”. Depois, é preciso selecionar a opção “Cadastrando procuração”. Feito isso, você será encaminhado para outra tela.
2. Preencha as informações solicitadas
Na nova tela aberta, será requisitado o preenchimento de dados do procurador e de quem o autorizou. Também é nessa tela que deverá registrar qual é a finalidade da procuração.
3. Revise e confirme
Com todos dados requisitados preenchidos, realize uma revisão das informações. Assim, evita-se a negativa da autenticidade da procuração e também o retrabalho. Estando tudo certo, confirme a operação e pronto, o documento já está disponível para uso.
Procuração eletrônica em outros formatos
Como pudemos ver, o Fisco exige um procedimento único para emissão de procuração eletrônica. Mas em outras situações, é possível deixar esse procedimento ainda mais fácil quando utilizado por uma plataforma específica. A seguir, veremos o passo a passo para criar esse documento usando a plataforma iGree.
1. Abra a plataforma e faça o upload dos documentos
Comece abrindo a plataforma iGree e realize o upload de documentos. Você pode importar esses arquivos tanto no formato docx quanto pdf que estão salvos no seu computador.
Então, confira a procuração a ser assinada. Verifique se os dados estão corretos. Assim evita-se retrabalho, se o documento assinado apresentar erros. Em seguida, faça a leitura dos termos da plataforma, a fim de dar continuidade das próximas etapas.
2. Siga as instruções
Após aceitar os termos do documento, serão fornecidas instruções para a gravação do vídeo selfie. Assim, o usuário grava o vídeo e a plataforma, utilizando-se da mais moderna inteligência artificial e machine learning, analisa o vídeo gravado fazendo a comparação do que foi falado com os termos de aceite.
3. Procuração assinada
Ao final do processo, o usuário verificado pelas etapas anteriores, pode então realizar o download da procuração assinada. Agora esse documento já está disponível para seus inúmeros usos.
Essas foram as informações sobre como criar uma procuração eletrônica. É importante frisar que este procedimento consegue ser mais rápido e seguro se for gerido por uma plataforma especializada. Ao contrário disso, é possível que a procuração não seja autenticada corretamente e fique vulnerável a alterações adulterações.
Quer conhecer uma plataforma que possa fazer perfeitamente a procuração eletrônica? Conheça a plataforma iGree, solicitando uma demonstração. Essa empresa tem experiência em tecnologia para assinatura digital e certamente poderá oferecer uma solução para a sua empresa.