Sua gestão se preocupa com a integridade dos documentos emitidos e assinados? Você gostaria de ter mais agilidade e eficiência com as atividades de assinatura de contratos? Então saiba que fazer assinatura digital pode ser a resposta para esses e outros desafios.
Afinal, o processo de certificação e homologação de assinatura digital garante a segurança necessária para suas transações e negociações. Ele eleva também a agilidade e eficiência de seus procedimentos.
Apesar disso, muitas organizações ainda têm dúvidas sobre como implementar processos para fazer assinatura digital em seu negócio. No entanto, isso pode estar prejudicando suas operações.
Afinal, vivenciamos um cenário no qual cada vez mais interações são realizadas remotamente. Assim, torna-se vital a adaptação ao ambiente digital e às suas mudanças. E a assinatura digital faz parte disso.
Sua empresa tem enfrentado desafios envolvendo essa rotina? Você não tem certeza se essa é uma alternativa segura? Então continue a leitura.
Neste artigo, você entenderá mais sobre como fazer assinatura digital para a sua empresa. O que é a assinatura digital? Como se dá esse processo? Quais são as vantagens em fazer assinatura digital? Por que utilizar uma plataforma focada em acordos, como o iGree, para a validação dessas assinaturas? Para responder estas e muitas questões, escrevemos este conteúdo. Saiba mais a seguir.
O que é a assinatura digital?
A assinatura digital é uma forma de autenticação que comprova a identidade do usuário. Sua função é atestar a conformidade do documento em que ela é inserida.
Fazer assinatura digital permite que os signatários possam ter algo semelhante a um visto manual. Porém, com atestação em documento eletrônico.
É importante saber que a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (ESIGN) define assinatura digital como “um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”.
Com isso, o documento com a assinatura digital conta com a mesma validade de um documento com assinatura física. O Decreto nº 10.543, de 13/11/2020, dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas, regulamentando este recurso. Sendo assim, fazer assinatura digital confere ao documento a mesma validade jurídica proporcionada pelo método convencional.
Qual é a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Embora elas não sejam a mesma coisa, estão interligadas. Basicamente, a assinatura eletrônica abrange um campo maior de confirmação de identidade. Tecnologias como biometria ou criptografia de login e senha, por exemplo, são meios disponíveis de assinatura eletrônica.
A assinatura digital é um tipo dentro desse meio. Sua confirmação, por exemplo, parte da resolução de um código algorítmico complexo.
Quem pode fazer assinatura digital?
O processo para fazer assinatura digital é acessível para qualquer empresa. Ou seja, existem serviços que trabalham com a certificação de acordos em geral.
Mas, cuidado! A confiabilidade da assinatura digital depende de segurança dos dados e da tecnologia que for utilizada. Portanto, evite serviços que forneçam certificação gratuita. Um dos motivos é que não é possível fazer dessa maneira a verificação dos dados sendo transacionados.
Para a validação da assinatura digital, é necessária uma certificação digital. Esse certificado é emitido por um órgão que tem fé pública para fazer a chancela do procedimento. Essa Autoridade Certificadora (AC) é uma entidade reconhecida (pública ou privada) para emitir certificados digitais.
O objetivo de uma assinatura digital é atestar a identidade de quem a utiliza. Para isso, existem recursos e dados atrelados a ela. Dados esses que, por sua vez, são conferidos por meio de certificados digitais que legitimam o recurso.
Nesse contexto, também é importante zelar pela segurança da ferramenta a ser contratada com um outro tipo de certificado vinculados à criptografia conhecido como SSL. A sigla significa, do Inglês, Secure Socket Layer, ou Camada de Soquete Seguro. Sua função é gerar um link criptografado entre um servidor e o domínio acessado, garantindo uma interação privada.
Quando vemos sites com um cadeado verde na barra de endereços do navegador, isso indica o uso do certificado SSL. Outro indicador é o uso do “https://”. Novamente, apenas o uso da criptografia SSL não é garantia de uma assinatura digital segura para a sua empresa.
Ou seja, embora a assinatura digital seja acessível para qualquer pessoa física ou jurídica, é importante contar com empresas sérias. Por isso, busque quem trabalha com certificados válidos ao fazer assinatura digital.
Como fazer assinatura digital?
Para fazer o melhor uso da assinatura digital, é importante implementar um sistema integrado à sua gestão. Ou seja, trabalhe junto aos documentos de sua empresa. Dessa forma, é possível não somente unificar contratos e documentos à assinatura digital. Você consegue, também, automatizar o fluxo do trabalho de execução e administração deles.
Por isso, ao implementar um sistema de acordo digital para assinatura digital de documentos para a sua empresa, considere sua escalabilidade. É importante fazer assinatura digital de modo que seja possível acompanhar realisticamente o seu processo.
Você deseja ter mais sucesso no mercado, não é mesmo?! Cuidando destas questões, você terá amparo na demanda de contratos e certificações para quando sua empresa crescer. Assim, poderá contar com um serviço que se moldará facilmente ao escopo de seu processo.
Veja como é simples fazer assinatura digital com a plataforma de agreement do iGree em apenas três passos:
- Verifique a documentação a ser assinada digitalmente. Após, leia os termos de aceite da plataforma;
- Siga as orientações que serão fornecidas para gravar o seu vídeo selfie;
- Finalize a assinatura do documento após a verificação feita pela plataforma. Então, você poderá baixar o seu contrato assinado e concluir o processo.
Quais são as diferenças entre assinaturas digitais em PDF e Word?
Se você já pesquisou a respeito de como fazer assinatura digital para a sua empresa, deve ter visto menções a programas de edição de documentos de texto.
E, de fato, versões atuais de softwares como Microsoft Office ou Open Office oferecem ferramentas para assinatura digital. No entanto, existem diferenças entre fazer uma assinatura digital certificada em um documento em PDF ou em formatos do Microsoft Word e contar com uma plataforma de agreement.
O primeiro ponto, mais técnico, é que nem todas as versões dos programas que visualizam arquivos de texto PDF ou Word aceitam assinatura digital. Isso significa que, mesmo após o cadastro das assinaturas digitais da parte da sua empresa, ainda é possível que existam conflitos. Ou seja, você terá impedimentos por parte do outro signatário.
Por isso, uma das diferenças essenciais entre esse tipo de assinatura é a tranquilidade e confiabilidade. Com ele, você sabe que o processo ocorrerá sem riscos e falhas de ponta a ponta.
Em um mundo de negócios cada vez mais exigente, volátil e dinâmico, essa segurança adicional é essencial. Com ela, você está apto a ganhar da concorrência, fechar mais negociações e selar os seus acordos.
Quais são os principais motivos para fazer uma assinatura digital para sua empresa?
Há diversas razões para adotar soluções digitais. Elas permitem, por exemplo, mais segurança, agilidade, produtividade e eficiência para a sua empresa.
A assinatura digital é um exemplo disso. A seguir, conheça mais sobre alguns dos principais motivos para começar a fazer assinatura digital em sua organização.
1 – Mais eficiência
Se há uma palavra que transmite uma razão importante para fazer assinatura digital é eficiência. Este tipo de inovação fornece ganhos de eficiência em todos os pontos do processo. Desde a solicitação da assinatura até o armazenamento do documento.
2 – Maior otimização de tempo
Optar pela assinatura digital elimina o tempo gasto com o envio e a espera do retorno dos documentos físicos, que precisam ser remetidos via Correios ou outros serviços de coleta e entrega.
Pense também no tempo exigido para lidar com um engano, erro ou ajuste em um documento impresso. O contrato precisará ser editado, reimpresso e revisado antes de ser ratificado e reenviado.
Nada disso faz parte da rotina de quem utiliza a assinatura digital. Este modelo permite reduzir o tempo demandado do início ao fim do processo, o que pode elevar a produtividade da equipe e estimular o fechamento de mais negociações.
3 – Menos riscos para a integridade dos documentos assinados
Um documento impresso está mais sujeito a perigos que ameaçam a sua integridade — como inundações, incêndio ou, mesmo, pequenos e desastrosos acidentes, como derramar o café em cima de um contrato, por exemplo.
É possível eliminar esses riscos com a assinatura digital. O armazenamento em servidores baseados em nuvem proporciona mais segurança na guarda de seus documentos importantes.
4 – Mais segurança na assinatura dos documentos
Os documentos eletrônicos com assinatura digital são realmente superiores aos impressos em relação à segurança. Isso ocorre porque os documentos assinados digitalmente são incorporados aos detalhes de quem os assinou (podendo incluir o endereço de IP, hora, data, endereço de e-mail e localização geográfica dos signatários).
Além disso, este modelo também ajuda a evitar adulterações ou modificações ilegais nos documentos já assinados.
A segurança é ainda mais aprimorada porque os documentos assinados digitalmente são criptografados com algumas das tecnologias mais modernas e confiáveis disponíveis.
5 – Redução de custos e ganho em competitividade
Naturalmente, há um investimento para fazer assinatura digital por meio de plataformas de credibilidade. No entanto, a economia gerada excederá o investimento feito.
Afinal, a sua equipe será mais produtiva, trazendo mais negócios para a empresa. Além disso, os gastos com impressão, suprimentos e envio de documentos será minimizado.
Sem mencionar que a sua empresa deixará de perder negociações para os concorrentes, que podem fechar negócios em minutos, em vez de dias, ao fazer assinatura digital de contratos.
6 – Menos erros e retrabalhos do que em sistemas baseados em papel
Os modelos de assinatura baseados em papel costumam apresentar erros de digitação ou assinaturas nos campos errados, tornando o gerenciamento de contratos mais complicado e menos eficiente.
No entanto, com a assinatura digital, é possível simplificar tudo isso e diminuir drasticamente a frequência de erros e retrabalhos.
7 – Mais sustentabilidade em uma rotina paperless (sem papel)
Talvez uma das principais desvantagens das assinaturas tradicionais seja a dependência tão significativa do papel e de insumos associados à impressão de documentos.
Vivemos atualmente em um cenário corporativo cada vez mais digital, que permite que as empresas se afastem dos processos baseados em papel e migrem para aqueles mais sustentáveis e tecnológicos.
E fazer assinatura digital integra-se perfeitamente a isso. Essa mudança permite reduzir o uso de papel em toda a sua empresa, diminuindo despesas, além da emissão de carbono e do desperdício de recursos.
Vale lembrar de que a produção e o consumo excessivo de papel contribuem para o desmatamento, poluição e emissões de gases de efeito estufa; todos os quais, é claro, são nocivos para o meio ambiente e para o nosso futuro no planeta.
8 – Cumprimento às determinações da LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) tem exigido diversas adaptações de empresas de todos os portes e segmentos que realizam o tratamento de dados pessoais em suas operações.
Para facilitar e trazer assertividade a essa transformação, assinar documentos digitalmente pode ser uma vantagem. Afinal, isso permite obter um novo nível de proteção aos dados de seus parceiros, colaboradores, clientes e fornecedores, evitando exposições desnecessárias e riscos associados ao manuseio de documentos físicos contendo informações pessoais.
Com isso, sua empresa pode demonstrar aos stakeholders sua preocupação com os dados armazenados e, ainda, evitar multas que podem ser bastante altas e comprometer as finanças de sua organização.
Por que utilizar uma plataforma de agreement para fazer assinatura digital em seu negócio?
Ao investir em uma plataforma de agreement, você garante para a sua empresa e os seus clientes, colaboradores e parceiros de negócios um ambiente integrado, moderno, eficiente e confiável para fazer assinatura digital, além de contar com todos os benefícios que vimos. Isso traz, ainda, vantagens como:
1 – Garantir melhor experiência de seu cliente ao fazer assinatura digital
Os processos relacionados aos contratos, acordos digitais e a fazer assinatura digital devem ser descomplicados e seguros para o cliente.
Com a assinatura digital em uma plataforma inteligente e especializada, você garante uma melhor experiência para os signatários de seus documentos. Por consequência, isso contribui para tornar o ciclo de vendas da sua empresa mais ágil e eficiente.
2 – Diminuir erros que podem ser gerados com outros formatos de formalização
Depender de bases descentralizadas eletrônicas — como documentos em Word e PDF enviados abertos aos clientes — não inspira tanta segurança e profissionalismo, não é mesmo?
O mesmo se aplica, ainda mais severamente, à assinatura física e presencial obrigatória em tempos de digitalização. Considerando que um sistema de agreement guia o seu signatário, tornando o processo mais fácil e assertivo, os erros podem ser consideravelmente reduzidos ou, mesmo, evitados.
3 – Diminuir custos e promover mais sustentabilidade em seu negócio
Custos com impressão, papel, postagem e armazenamento são onerosos para qualquer negócio. Além do investimento financeiro, há o prejuízo para a imagem de sua marca, por ela poder parecer antiquada e alheia a soluções modernas, digitais e sustentaveis.
Portanto, fazer assinatura digital não é apenas uma obrigatoriedade para documentos eletrônicos, como, também, uma forma de reduzir os seus custos e obter mais sustentabilidade em sua operação, o que poderá refletir na credibilidade e reconhecimento de sua marca no mercado.
E, com uma plataforma especializada, todo o seu fluxo e as tarefas relacionadas serão otimizados, potencializando as economias e os ganhos proporcionados por essa inovação.
4 – Possibilitar firmar acordos de maneira mais ágil e acessível
Anteriormente, neste artigo, tratamos a assinatura digital como uma forma de autenticação. Note que essa definição não limita os formatos de informação estruturada ligados a essa assinatura.
A plataforma de agreement iGree, por exemplo, permite que o cliente grave um vídeo self. Isso agiliza o processo e permite automatizar tarefas, tornando a etapa de contratação muito mais acessível e descomplicada.
5 – Garantir controle do processo completo de validações em sua empresa
Diferentemente das opções de assinatura tradicional e de formatos eletrônicos sem o uso de uma plataforma de agreement, a sua gestão empresarial ganha acesso completo ao controle desse processo ao investir em uma solução especializada.
Com isso, é possível estabelecer rotinas para validar ações de seu cliente e garantir a segurança de seu processo. Com esse onboarding digital, a sua empresa pode fazer assinatura digital sem riscos inerentes a esse processo em ambientes descentralizados.
6 – Obter mais assertividade no controle de fraudes
Infelizmente, com a pandemia, as fraudes no país cresceram. Um levantamento da Clearsale indicou que, apenas no primeiro semestre de 2021, houve incremento de mais de 30% nas tentativas de fraude no Brasil.
Fazer assinatura digital em ambientes que não forneçam o máximo de proteção pode elevar os riscos de sua empresa ou, até mesmo, dos seus clientes serem vítimas de golpes.
Assim, a plataforma de agreement para fazer assinatura digital é um investimento também na segurança da informação de ponta a ponta.
O iGree, por exemplo, proporciona uma verdadeira evolução no gerenciamento desse tipo de risco, qualificando dados de cadastros, fazendo validações relevantes para assegurar a veracidade do processo e garantindo confiabilidade para a assinatura dos mais variados documentos, por meio de uma tecnologia sofisticada e atualizada de análise.
Você ainda tem dúvidas sobre como fazer assinatura digital para a sua empresa? Deixe que o iGree soluciona suas questões! Converse com um de nossos especialistas e solicite uma demonstração para descobrir todos os benefícios, recursos e facilidades oferecidos pela plataforma.