Tempo é dinheiro. Já dizia a famosa frase que circula no mundo dos negócios. E, de fato, essa afirmativa tem um fundo de verdade. Hoje em dia, as empresas que não investem em otimização dos processos, acabam perdendo clientes. Um dos fatores que ajuda a ganhar tempo é a adoção de uma plataforma que permita assinar documentos online.
Esse tipo de ferramenta consegue trazer mais benefícios da assinatura manuscrita em vários aspectos. O fato dela ser mais segura, pois faz uso de tecnologias complexas que eliminam as fraudes que podem ser facilmente realizadas com as assinaturas manuscritas.
Quer saber mais detalhes de como funciona esse tipo de tecnologia? Acompanhe esse texto e descubra porque adotar de vez a assinatura digital na sua empresa. Também conheça porque investir em uma plataforma e quais são as etapas essenciais de proteção desse tipo de ferramenta. Confira!
O que é assinatura digital?
Podemos considerar assinatura digital como um recurso tecnológico, moderno e seguro, que realiza a assinatura de documentos em formato virtual. Ela é semelhante à assinatura manuscrita, pois contém nome e outras especificações do signatário. Porém nela, todo o processo acontece eletronicamente.
Esse tipo de assinatura se torna possível graças a uma outra tecnologia: o certificado digital. Este realiza uma combinação de operações matemáticas que verificam a origem e a integridade do documento. Todo esse procedimento está reunido em uma plataforma específica para assinar documento online, onde o fluxo de etapas é rápido, simples e acessível.
E tudo isso sem necessitar da verificação de uma autoridade competente, como um cartório. Isso porque a legislação brasileira, por meio da Medida Provisória 2200-2, autorizou que a assinatura digital com certificação digital tenha validade jurídica.
Ou seja, o documento assinado digitalmente não precisa passar por nenhum outro tipo de validação. Também não pode ser recusado pelo fato de estar não está em formato de papel.
Por que usar assinatura digital?
O mercado está cada vez mais acirrado. Praticamente, somente empresas que aderiram a alguma transformação digital é que conseguem sobreviver e crescer. Nesse contexto, assinar um documento online se tornou uma tática indispensável. Vamos conhecer a seguir, alguns dos principais motivos de considerar esse método de assinatura.
Segurança
Por mais que seja bem elaborada, com traços característicos do signatário, uma assinatura manuscrita pode ser facilmente clonada. Isso porque, hoje em dia, existe uma variedade de trapaças utilizadas por criminosos para falsificar assinaturas feitas em papel.
Além disso, a assinatura manuscrita clonada pode passar desapercebida aos olhos de outras pessoas. Até mesmo o próprio autor pode se enganar. Portanto, os documentos assinados de maneira manuscrita estão muito mais veneráveis a fraudes.
Esse tipo de situação não ocorre com o uso de uma assinatura digital. Essa tecnologia, ao fazer uso de informações codificadas, tem a capacidade de verificar signatários do documento de maneira rigorosa.
Isso acontece graças a algoritmos específicos que permitem que apenas o destinatário autorizado consiga realizar a assinatura do documento. Do outro lado, o do receptor do documento, a assinatura digital pode ser facilmente verificada. Assim, assinar documento online se torna uma tarefa segura e ágil.
Competitividade e praticidade
Assinar documento online se tornou hoje em dia uma vantagem competitiva. As empresas que ainda adotam métodos de assinatura manuscrita acabam tendo seus processos mais burocráticos e demorados.
Isso faz com que elas percam oportunidades no mercado em relação as empresas que já adotam a assinatura digital. Afinal, assinar documentos online é algo que agiliza o fluxo de trabalho da empresa, surgindo a chance para fechar negócios com mais clientes e em menos tempo.
Outro aspecto interessante é que a assinatura digital permite que tudo seja feito de modo remoto. Ou seja, não há necessidade das partes que vão assinar o documento terem que se deslocar ou solicitarem alguém para fazer o trâmite dos papéis. Sendo assim, o processo de assinatura digital pode ser concluído em poucos segundos e em qualquer lugar do mundo.
Sustentabilidade ambiental
Diante da emergência global pela conservação do meio ambiente, a sociedade civil, atualmente, tem cobrado das empresas posturas mais sustentável. Dentre elas está a redução ou abandono total do papel na maior parte das atividades empresariais.
Com esse posicionamento que bate à porta das empresas, uma alternativa interessante é a adoção da assinatura digital. Por ser feito totalmente em ambiente virtual, sem necessidade de produção de papel, essa ferramenta ajuda a empresa a preservar recursos naturais.
A empresa, ao adotar essa prática, pode ter sua imagem fortificada ao ser reconhecida pela sociedade como uma organização que preza pela sustentabilidade ambiental.
Porque investir em uma plataforma para assinar documento online?
A assinatura digital pode ser estruturada dentro de uma plataforma específica. Essa ferramenta apresenta um layout de fácil utilidade, indicando quais são as funções e o fluxo de etapas para assinar documento online. A seguir, vamos conhecer algumas outras características que promovem vantagem para quem faz uso de uma plataforma para assinar documento online.
Processos da empresa otimizados
Muitos processos do setor administrativo de uma empresa podem ser bastante demorado quando se adota o método de assinatura de documentos manuscritos. Isso é visível nos casos em que há demora para concluir um processo, porque é preciso aguardar assinatura escrita de mais de uma pessoa, o que pode demorar dias ou semanas.
No entanto, fazendo uso da plataforma de assinatura digital, é possível transformar essa situação. Utilizar essa ferramenta ajuda a reduzir a tramitação dos processos, já que ela necessita apenas internet.
Isso permite que a assinatura seja realizada de forma instantânea e remota. Portanto, assinar documento online com o uso de uma plataforma pode fazer com que a empresa otimize seus processos.
Agilidade no arquivamento de documentos
Se sua empresa trabalha com documentos em papel, certamente sabe da dificuldade e do intenso trabalho que é deixá-los organizados em um espaço físico. Você também deve lembrar o quanto é preciso ter uma equipe especializada para fazer essa organização.
Mas, com o uso da plataforma de assinatura digital, esse tipo de preocupação não existe. Essa ferramenta permite a realização da digitalização dos documentos que foram tramitados por ela.
Isto é, além de assinar documento online, a plataforma digitaliza e armazena este documento de forma bastante estruturada. Sendo assim, a empresa consegue fazer o arquivamento e acesso dos documentos mais rapidamente.
Redução de gastos
Para garantir uma boa margem de lucro, as empresas têm buscado maneiras de reduzir os gastos. Sua empresa pode começar a fazer isso cortando os custos com espaço físico para arquivamento de documentos em papel.
Esta etapa será possível com adoção de uma plataforma para assinar documento online. Essa ferramenta armazena todas as informações em nuvem, evitando a necessidade de ter uma estrutura física. Dessa maneira, a empresa consegue gastar menos e ter mais vantagens com a utilização da plataforma de assinatura digital.
Quais são as etapas de proteção da plataforma iGree?
Falamos dos benefícios de usar uma plataforma para assinar documento online. Agora vamos discorrer um pouco mais sobre como esse tipo de plataforma consegue garantir a segurança, autenticidade e integridade das assinaturas. A seguir, os principais recursos de proteção adotados pela plataforma iGree.
Assinatura digital ICP
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP – Brasil) é uma entidade que regulamenta a emissão de certificados digitais para os cidadãos brasileiros.
A plataforma da iGree está autorizada pela ICP. Portanto, as assinaturas realizadas nela têm o selo de credibilidade e segurança nas transações.
Vídeo-selfie
A plataforma de assinatura digital da iGree utiliza um mecanismo de validação de última geração: a biometria facial. Trata-se de uma ferramenta que realiza o reconhecimento facial, de modo a identificar ou confirmar a identidade de uma pessoa.
O procedimento de biometria facial é bastante simples. O signatário recebe instruções para fazer a gravação de um vídeo. Em seguida, ele aceita os termos de uso. Nessa etapa, a plataforma solicita que a pessoa verbalize a vontade de selar aquele acordo.
Isso traz ainda mais peso para a validade jurídica, pois não temos apenas a assinatura da pessoa, mas temos também um vídeo da pessoa dizendo que está de acordo com aquele contrato.
Depois disso, algoritmos vão fazer a detecção do rosto e comparar com banco de dados de outras referências. Assim, a biometria facial se torna uma maneira mais difícil de ser fraudada.
Conjunto comprobatório
A plataforma da iGree reúne as mais modernas tecnologias de segurança para que elas trabalhem de forma conjunta. Isso quer dizer além das validações feitas pela inteligência artificial, como liveness e speech to text.
Mas há ainda outros métodos, como vontade expressa de fechar o acordo (frase dita na fase de vídeo-selfie), geolocalização e coleta do endereço de IP. Esse conjunto de informações ajuda a comprovar quem foi o signatário e com isso, trazer maior segurança no processo de assinatura.
Essas foram as informações sobre como assinar documentos online. É importante destacar que existe uma infinidade de plataformas que realizam serviço de assinatura digital.
No entanto nenhuma delas reúne os aspectos aqui apresentados. Não é a toa que o iGree tem aceitação global e conformidade legal, fazendo com que as transações realizadas possam ser feitas em qualquer parte do planeta.
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