Para que uma empresa se mantenha atualizada e continue sempre fidelizando clientes, ela necessita acompanhar as tendências do mercado. Entre essas tendências estão as ferramentas tecnológicas que ajudam a otimizar o dia a dia da empresa. É o caso, por exemplo, da assinatura eletrônica. Mas você sabe como fazer uma assinatura eletrônica?
Trata-se de um procedimento que comprova e reconhece a identidade de uma pessoa a partir do meio eletrônico. Essa tecnologia vem sendo bastante usada para substituir a assinatura manuscrita. Ela possui benefícios importantes, tais como redução de gastos da empresa, praticidade e fortalecimento da imagem da empresa perante a sociedade.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe esse texto e saiba afinal como funciona a assinatura eletrônica, qual a vantagem de utilizar um software específico para fazê-la. Também conheça o passo a passo para emitir um documento assinado eletronicamente, dentre outras informações.
Como funciona assinatura eletrônica?
Antes de tratarmos sobre como fazer uma assinatura eletrônica, é preciso saber o que ela é. Por isso, trouxemos uma explicação breve e completa sobre o tema.
A assinatura eletrônica se baseia em processos complexos e avançados de tecnologia. Eles são soluções do tipo SaaS (Software as service). As características desse tipo de solução são a autenticação, rastreamento e armazenamento das informações do signatário em cada estágio do ciclo de vida do documento. Isso faz com que as assinaturas eletrônicas se tornem exclusivas para cada signatário.
Para garantir essa integridade, a assinatura eletrônica é composta por camadas adicionais de autenticação. Isso porque cada assinatura eletrônica possui uma infraestrutura de chave pública que está definido por uma sequência de números criptografados.
Essas informações criptografadas geram um registro na data e hora em que assinatura aconteceu. Elas também possuem informações sobre o endereço de IP do signatário.
Com todo esse controle de segurança e qualidade, a assinatura eletrônica garante agilidade para fechar acordo de negócios. Por exemplo, esse recurso pode ser usado para processos de RH, como onboarding e admissão de funcionários, recibos de férias, demissão, termos de responsabilidade, dentre outros.
Também, a assinatura eletrônica pode ser útil na condução dos processos de matrícula escolar, contratos com fornecedores, proposta de vendas de imóvel… Enfim, uma infinidade de operações que podem ser empregadas. Basta o gestor da empresa ou instituição abrir a mente, transformando os processos que dependem de assinatura manuscrita em processos que adotam a assinatura eletrôncia.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Muitas pessoas que buscam como fazer uma assinatura eletrônica têm dúvidas sobre este tópico. Porém, todo documento eletrônico pode ter a mesma validade jurídica de um documento impresso. Mas, para isso, o documento precisa ter sua autenticidade garantida, bem como a sua integridade.
Isso quer dizer que é preciso assegurar que a pessoa que assinou foi realmente aquela que está indicada naquele documento. Além disso, é preciso demonstrar que o documento não sofreu nenhuma manipulação ilegal.
Essas circunstâncias foram devidamente descritas e regulamentadas pela Medida Provisória 2200-2 de 2001. Ela criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP- Brasil). Por meio dessa medida provisória determinaram-se critérios para garantir a autenticidade, integridade e validade de documentos elaborados em meio eletrônico. Essa medida provisória tem força de lei.
Além disso, a medida provisória criou mecanismos para evidenciar a segurança e autenticidade das assinaturas eletrônicas. Por meio da medida provisória, foi regulamentada a emissão de certificados digitais.
Também a Medida Provisória 2200-2 designou o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) como Autoridade Certificadora Raiz. A proposta do ICP-Brasil é justamente centralizar a cadeia de certificados digitais, contendo autoridade de certificação e autoridade de registro atuando a partir da fiscalização do ITI.
Como dissemos, o marco legal para a assinatura eletrônica foi a Medida Provisória 2200-2. No entanto, existem outros regramentos que também credenciam a validade jurídica da assinatura eletrônica.
É o caso, por exemplo, da Resolução 294/2013, emitida pela Superintendência de Seguros Privados, que permite a realização de transações de seguros com contrato eletrônico. Também a Lei Federal 11419/2006 trouxe novidade ao permitir a informatização do processo judicial que podem tramitar com o uso da assinatura eletrônica.
Tamanha é vastidão do uso da assinatura eletrônica e sua autorização de uso pela legislação, a assinatura eletrônica pode ser encontrada, hoje em dia, em vários recursos. Como, por exemplo, a assinatura digital, assunto para o nosso próximo tópico.
O que é assinatura digital?
Antes de falarmos sobre como fazer uma assinatura eletrônica, precisamos te explicar mais sobre o assunto. Você sabe o que é uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma ferramenta tecnológica que permite fazer assinatura de documentos em ambiente virtual. Ela funciona a partir de recursos de criptografia e certificação digital.
No caso da criptografia, temos um conjunto de dispositivos que camuflam os dados em formato de códigos embaralhados. Esses dados confusos somente serão interpretados quando o destinatário tiver uma chave de acesso.
Esse tipo de camuflagem impede que criminosos consigam acessar os documentos. Isso porque, quando eles tentam fazer a leitura do documento, só conseguem observar uma série de caracteres embaraçados, sem nenhum sentido. Somente a chave de acesso fará a transcrição adequada e coerente desses dados.
O outro recurso adotado pela assinatura digital é a certificação digital. Este é um arquivo eletrônico que possui informações para construir uma identidade virtual.
Essa identidade, permitida pela autoridade certificadora, está interligada a infraestrutura de Chaves públicas brasileira (ICP-Brasil). A autoridade certificadora é quem regulamenta o prazo de validade do certificado digital.
Sendo assim, o certificado digital faz a autenticação do documento assinado e permite que ele siga inalterado até o momento de ser lido pela chave de acesso do destinatário. Portanto, a assinatura digital confere autenticidade e segurança aos documentos assinados.
Muitas vezes, a assinatura digital é confundida com assinatura digitalizada. Esta última nada mais é do que uma imagem registrada de um documento impresso que é transferida ao computador por meio de um scanner ou outro equipamento de replicação de imagem.
Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
Agora que você está expert em assinaturas, que tal seguirmos nas curiosidades do tema? Para começarmos a introduzir o tema sobre como fazer uma assinatura eletrônica, vamos te explicar suas diferenças.
Quando você fala assinatura de documentos online, logo vem a confusão entre assinatura eletrônica e digital. Embora elas apresentem semelhanças do ponto de vista da validade jurídica, é preciso entender as diferenças.
A assinatura eletrônica, como vimos, é basicamente qualquer maneira de autenticação da autoria que se faz uso dos meios computacionais. Portanto, a assinatura eletrônica abrange um grande leque de opções. Como por exemplo, o login e senha cobrados para acesso a plataformas bancários, a biometria e o reconhecimento de IP.
Enquanto que assinatura eletrônica utiliza inúmeros meios de autentificação pelo meio do computador, a assinatura digital realiza apenas a confirmação por meio de um conjunto de fórmulas matemáticas complexas. Essas fórmulas fazem com que o código seja único para o seu emissor.
Em resumo, a assinatura eletrônica é uma grande área na qual assinatura digital é apenas um elemento que integra essa área.
Por que utilizar um software para assinatura eletrônica?
A utilização de um software específico para assinatura eletrônica é uma maneira de garantir um ambiente protegido e a integridade do documento. Por este motivo, muito mais do que saber como fazer uma assinatura eletrônica, é preciso entender o porquê.
A seguir, vamos conhecer essas e outras vantagens de utilizar um plataforma para assinar documento eletrônico.
Ter total segurança
Os documentos que são assinados de maneira manuscrita podem ser fraudados com muita facilidade. Isso acontece porque as assinaturas em papel são facilmente copiadas por criminosos. Esses podem replicar assinatura para qualquer documento e, com isso, aumentar as consequências ruins de ter um documento fraudado.
Mas com o uso de uma plataforma de assinatura eletrônica, a ação dos criminosos é bastante dificultada. Isso porque, como vimos anteriormente, a assinatura eletrônica utiliza como base de seus processos atividades complexas e avançadas que inibem qualquer tentativa de fraude. Assim, os documentos podem ser facilmente assinados e terem segurança garantida.
Fazer diminuir os custos
Empresas que mantêm uma estrutura física de arquivamento de documentos de papel tendem a ter um custo elevado para manter a sua estrutura. Entram nessa conta, por exemplo, os gastos de materiais de escritório, tais como papel e cartuchos para a impressão dos documentos. Também há custo com pessoal que deve ser devidamente treinado para fazer a gestão desses documentos.
Com a plataforma de assinatura eletrônica, esse tipo de custo não existe. Essa tecnologia baseada no ambiente digital não exige arquivamento físico de documentos nem mesmo uma estrutura robusta para isso. Dessa maneira, a empresa consegue reduzir consideravelmente os custos. Assim, sobra mais dinheiro para fazer investimento em outras áreas.
Ter documentos arquivados de maneira rápida e organizada
Fazer a guarda de documentos em papel pode exigir um trabalho exaustivo por parte das equipes de trabalho da empresa. Afinal, é preciso separar cada documento produzido em pastas e depois guardá-los. Tudo isso exige bastante concentração e tempo.
As empresa pode evitar esse gasto de tempo e de pessoal ao adotar uma plataforma de assinatura de eletrônica. Essa tecnologia é capaz de fazer a digitalização dos documentos após serem assinados.
Além disso, cuida de armazenar esse documento na nuvem. Desta forma, há também ganho de tempo na busca das informações já que tudo está centralizado em um único lugar.
Ter processos otimizados
O dia-dia do setor administrativo das empresas frequentemente tem bastante trabalho. Nesse contexto, as tarefas burocráticas, se não forem devidamente organizadas, podem gerar atrasos no andamento dos processos.
E grande parte dessa burocracia está na tradição da empresa de adotar a assinatura manuscrita. Por exemplo, é fácil apontar a situação onde há espera por assinatura de um cliente que não está localizado na mesma cidade da empresa. A devolução desse documento assinado pode prolongar por dias.
Mas, usando uma plataforma de assinatura eletrônica, esse tipo de circunstância não existe. Isso porque a assinatura eletrônica é mais rápida do que a assinatura feita em papel e caneta.
Existem várias razões para explicar essa agilidade. Por exemplo, a plataforma baseada na internet faz com que o documento seja assinado eletronicamente de maneira instantânea e de modo remoto. Ou seja, não é preciso que o signatário se desloque até o escritório para registrar sua assinatura.
Outra questão que garante agilidade nesse processo é o transporte dos documentos. Diferentemente com o que acontece com o envio de documentos físicos por transportadora ou office-boy, na plataforma de assinatura eletrônica o documento pode ser enviado por e-mail, por exemplo. Portanto, a assinatura eletrônica ajuda a otimizar os processos da empresa, economizando tempo e trabalho.
Vencer a concorrência
As empresas que demoram para fechar os contratos costumam perder clientes. Isso porque, com agilidade das tecnologias de hoje em dia, não oferecer processos mais ágeis é o mesmo que passar o cliente para o concorrente. Sendo assim, a empresa que ainda não está adaptada a esse processo acaba ficando para trás
Já uma empresa que adota a assinatura eletrônica consegue ter mais oportunidades no mercado. Isso até mesmo tem um efeito interno da empresa. A plataforma realiza assinatura e arquivamento de documentos de modo rápido. Assim, as equipes de trabalho têm tempo para se dedicarem a tarefas mais complexas e estratégicas. A consequência disso é uma empresa que tem larga vantagem competitiva diante de seus concorrentes.
Redução de recursos ambientais
Pouca gente pensa nesse detalhe, mas a produção de assinaturas manuscritas está diretamente relacionada com o aumento do consumo de papel. Hoje em dia, diante da emergência global de uma postura mais sustentável, a sociedade tem cobrado das empresas uma postura mais consciente em relação ao meio ambiente.
Nesse sentido, é preciso adotar estratégias mais sustentáveis e uma delas é a assinatura eletrônica. Por estar totalmente baseada na uso da internet, a assinatura eletrônica evita que a empresa forme grandes estoques de papel para impressão e recebimento de assinaturas manuscritas.
Esse tipo de postura, além de reduzir custos, também ajuda a construir uma imagem positiva da empresa perante os seus consumidores. Os clientes costumam valorizar a empresa que está realmente empenhada para ter um planeta com menos degradação ambiental.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica?
Na hora de buscar como fazer uma assinatura eletrônica, você deve ter notado que há diversos tipos, não é mesmo?!
Como vimos, a legislação brasileira já está bastante empenhada para regulamentar e autorizar o uso das assinaturas eletrônicas. Por exemplo, a lei 14063 de 23 de setembro de 2020 dispõe sobre a utilização de assinaturas eletrônicas nos entes públicos entre outros setores. Nessa lei existe, inclusive, uma classificação específica para os tipos de assinatura eletrônica. Elas são:
- Assinatura eletrônica simples: aquela que identifica o indivíduo a partir dos dados eletrônicos gerados por ele. Exemplo: uso da biometria e de outros dispositivos que reconhecem o rosto do indivíduo;
- Assinatura eletrônica avançada: realiza a comprovação, autoria e integridade do documento eletrônico;
- Assinatura eletrônica qualificada: é aquela que recebe o selo do ICP Brasil, órgão responsável em cuidar das chaves públicas brasileiras.
Como fazer uma assinatura eletrônica?
Prontinho, agora você já sabe tudo sobre assinaturas eletrônicas. Desta forma, podemos te ensinar a como fazer uma assinatura eletrônica.
Hoje em dia, é assinatura eletrônica pode ser aplicada a qualquer documento. Mas, para que isso aconteça de maneira rápida e segura, é fundamental utilizar uma plataforma específica. Com essa ferramenta, o usuário pode assinar os documentos sem o medo de ser fraudado. A seguir, vamos ver como realizar esse procedimento usando a plataforma iGree.
Faça conferência do documento e os termos de aceite
A primeira etapa de como fazer uma assinatura eletrônica é a verificação da documentação que vai ser assinada eletronicamente. Essa parte é importante para evitar o retrabalho, caso contenha erros de grafia ou informações faltantes e mesmo assim o documento foi assinado. Após fazer essa verificação, é preciso que o usuário leia os termos da plataforma iGree e estando de acordo, ele deve seguir os próximos passos.
Siga as orientações da plataforma
Depois de realizar o aceite, o usuário deve seguir as instruções para realizar a gravação do vídeo selfie. Na própria plataforma, o usuário vai gravar um vídeo. Em seguida, a inteligência artificial da plataforma junto a outros recursos comprobatórios vão realizar a verificação de rosto.
Documento assinado eletronicamente
Com a etapa anterior finalizada, agora podemos dizer que você já dominou o passo de como fazer uma assinatura eletrônica e emitiu um. Após a verificação feita pela plataforma, o documento então é disponibilizado para uso. Você pode fazer o download desse documento e enviar para o destinatário.
Essas foram algumas informações sobre como fazer uma assinatura eletrônica. É importante destacar que no mercado existe uma grande e diversificada oferta de plataformas que oferecem esse tipo de serviço. Mas é preciso ser bastante criterioso na escolha de uma plataforma para evitar problemas como invalidação do documento.
Ficou curioso para encontrar uma plataforma segura e que tem credibilidade para assinar os seus documentos eletronicamente? Na hora de avançar do passo “como fazer uma assinatura eletrônica” para a implementação, procure quem sabe o que faz.
Entre em contato com a iGree. Essa empresa desenvolveu soluções inovadoras para a gestão de documentos, bloqueando fraudes e utilizando os sistemas de alto desempenho.