A adoção do paperless é um passo importante rumo a implementação de um processo efetivo de transformação digital em sua empresa. Isso porque esse modelo de gestão prevê a substituição integral do papel pela tecnologia.
Uma mudança de paradigma como essa, além de expressar preocupação com o meio ambiente, também almeja ganhos de eficiência e produtividade. Afinal, a digitalização de processos é imprescindível no atual mundo corporativo.
E o ao contrário do que muitos podem pensar, paperless não se resume à eliminação do papel. Visando a implementação de um projeto efetivo na área, é necessário repensar processos, investir em tecnologia e envolver os colaboradores.
Continue a leitura deste artigo e entenda como funciona um negócio sem papel.
O que é paperless?
Paperless é um termo em inglês que designa empresas que eliminaram o uso de papel. Seja integralmente ou boa parte dele.
O conceito foi cunhado na década de 1970. Porém se popularizou juntamente ao uso dos primeiros microcomputadores. Otimistas pela revolução tecnológica do momento, pessoas e empresas passaram a acreditar que seria possível um mundo sem papel. Mesmo que naquele momento tal objetivo não passasse de um sonho.
Quase 50 anos depois, podemos dizer que começamos a vivenciar a era do paperless. De meados dos anos 2000 para cá, arquivos físicos vêm sendo substituídos em escala cada vez maior por digitais. Um dos motivos é a maior acessibilidade em termos de custos dos computadores pessoais.
No entanto, ainda é preciso empreendermos grandes esforços para uma substituição integral do papel.
Quais as vantagens de adotar o paperless em seu negócio?
Como já destacado, a adoção do paperless se justifica pela questão ambiental. É um grande imperativo deste século repensar as nossas relações produtivas e a forma como agimos sobre a natureza.
No entanto, as vantagens de trabalhar por um negócio sem papel vão muito além disso. Vejamos quais são elas.
Redução de custos
Um dos benefícios mais diretos do paperless tem a ver com uma dimensão de custos. Ao operar sob a perspectiva do “sem papel”, uma empresa elimina gastos com esse insumo. Nesta ação, eliminam-se todos os associados a ele, como toner de impressoras e a própria manutenção desses equipamentos.
A utilização de outros materiais também pode ser drasticamente eliminada. Por exemplo, post its, agendas e blocos de anotações.
Uma diminuição de custos também pode ser observada com a guarda de documentos. Afinal, a manutenção de um arquivo exige a disponibilidade de espaço físico. Além, é claro, da designação de funcionários para catalogação de informações.
Facilidade e agilidade no acesso a informações
Só quem já passou horas procurando um documento no arquivo da empresa saberá dizer o quão dispendioso é esse trabalho. A depender do nível de organização dos volumes de documentos, a busca pode terminar sem sucesso.
Já com arquivos e documentos hospedados em servidores, geralmente disponibilizados em nuvem, tudo isso deixa de ser um problema. Basta uma simples pesquisa por palavras-chave ou pelo próprio título do documento, que tudo estará resolvido.
Aumento da segurança
Outra grande vantagem do paperless está relacionada a segurança. Afinal, arquivos mantidos em meio físico estão sujeitos as intempéries do tempo. Por isso, precisam ser acondicionados em condições ideais de espaço e temperatura.
Sabemos que nem sempre isso acontece. Assim, isso representa uma ameaça a segurança das informações. Com a implementação de políticas paperless este problema se resolve.
Como se tornar uma empresa paperless?
Agora que as vantagens do paperless foram apresentadas, vejamos como estruturar seu negócio para operar sob essa perspectiva.
Utilize softwares e ferramentas compatíveis com as atividades da empresa
Para abandonar o papel, as equipes devem ter certeza que os softwares e ferramentas disponibilizadas pela empresa estão 100% adequados ao desenvolvimento do trabalho. Sem esse pré-requisito, o projeto paperless em seu negócio será abandonado já na fase de implementação.
A assinatura de documentos, por exemplo, deve ser feita em ambiente digital de forma fácil e intuitiva, trazendo agilidade para esse processo, normalmente feito por intermédio de documentos físicos.
Conte com uma equipe de TI
Visando o bom funcionamento dos recursos disponibilizados em ambiente digital, seu negócio deve contar com uma equipe de profissionais de TI bem treinada. Dessa forma, as demandas de suporte poderão ser prontamente atendidas e a fase de implementação das mudanças necessárias ocorrerão sem sobressaltos.
Promova uma cultura de transformação digital
Transformação digital é o termo do momento no mundo corporativo, passando a fazer parte da estratégia empresarial de muitos negócios. E para que essa mudança se reflita também na prática, não somente no nível do discurso, é necessário trabalhar pela implementação de uma nova cultura.
Com o paperless não é diferente. Os gestores e demais lideranças do negócio precisam pautar a importância dessa mudança de paradigma e orientar os esforços de todas as equipes rumo aos objetivos pretendidos com o projeto.
Treine seus colaboradores
Toda mudança deve vir acompanhada de treinamento. Afinal, a tendência dos colaboradores é permanecer “fazendo mais do mesmo”, caso não haja nenhuma intervenção por parte dos gestores.
Pensando nisso, é importante demonstrar quais são as bases do projeto paperless em sua empresa em palestras, treinamentos, cartilhas e vídeos institucionais. Somente depois de um trabalho consistente de implementação será possível perceber as mudanças na prática.
Paperless: a hora de aderir é agora!
Como você pôde conferir ao longo deste conteúdo, a implementação do paperless é relativamente simples. De maneira geral, será exigido da gestão de seu negócio a estruturação de um projeto e algumas pessoas dedicadas a sua execução.
Além disso, é importante contar com as ferramentas certas para que o papel seja de fato substituído. Afinal, caso não seja funcional abandanona-lo, é natural que as equipes permaneçam utilizando esse insumo.
Por último, não podemos nos esquecer dos benefícios do paperless. A redução de custos e o posicionamento de sua marca como um agente engajado nas causas ambientais são os principais deles.
E agora que você já sabe tudo sobre paperless, que tal conferir mais um artigo de nosso blog? Desta vez, explicamos se vale a pena investir em um assinador digital. Clique e confira!