Especialmente a partir da pandemia, novas soluções para digitalizar tarefas, documentos e processos se consolidaram. Um exemplo disso é a assinatura digital de contratos.
Esta é uma inovação que possibilita diversos benefícios. Por exemplo, tornar os procedimentos relativos aos contratos mais ágeis, práticos, seguros, eficientes e acessíveis.
Continue a leitura para saber mais sobre o que é a assinatura digital de contratos. Confira também sobre quais são as suas principais vantagens. Acompanhe.
O que é assinatura digital de contratos?
A assinatura digital é uma espécie de código matemático utilizado para demonstrar a autenticidade de documentos digitais. Ela permite assinar um documento eletronicamente e validar seus assinantes.
Esta é uma opção que pode substituir a assinatura de próprio punho. Assim, se consegue mais rapidez e comodidade de poucos cliques ou toques na tela de seu dispositivo.
Estes contratos, portanto, podem ser assinados remotamente, sem demandar deslocamentos e impressões. Neles, contêm um certificado digital que identifica as partes e torna o documento validado.
A assinatura digital de contratos tem validade legal?
A assinatura digital utilizada em contratos possui validade jurídica, sendo possível detectar sua veracidade, autenticidade e integridade.
No Brasil, este tipo de assinatura é regulamentado por normativas como a Medida Provisória n° 2.200-2/2001. Esta MP determina a garantia jurídica de documentos eletrônicos, como contratos assinados digitalmente.
Além disso, nos artigos 104 e 107 do Código Civil do país, é apresentado o princípio da liberdade de forma. Eles estabelecem que não há uma forma específica para um contrato, desde que se assegurem sua integridade e autenticidade. Ainda, a assinatura digital de contratos deve ser previamente admitida entre as partes.
Com instrumentos jurídicos como esses, a assinatura digital de contratos torna-se reconhecida e validada juridicamente. Desta forma, funcionará respeitando as diretrizes estabelecidas nessas normas.
Quem pode adotar a assinatura digital de contratos?
Todas as organizações que lidam com contratos físicos podem adotar a assinatura digital de contratos.
Esta é uma solução disponível para empresas, empreendedores, advogados e organizações em geral. É indicada para quem tem a necessidade de lavrar qualquer tipo de negociação por meio desse instrumento jurídico.
Quais vantagens são oferecidas pela assinatura digital de contratos?
Adotar a assinatura digital de contratos pode proporcionar diversos ganhos, principalmente:
1. Maior segurança nos contratos e em sua preservação
As assinaturas digitais reduzem o risco de duplicação ou alteração do documento. Assim, garante que as assinaturas sejam verificadas e legítimas, pois cada uma delas é protegida por um selo inviolável. Este selo avisa se alguma parte do documento foi alterada após a sua assinatura.
Os signatários também recebem PINs, senhas e códigos que podem autenticar e verificar sua identidade e aprovar suas assinaturas.
Além disso, a criptografia digital e as trilhas de auditoria mantêm sua assinatura segura, preservando a veracidade dos dados presentes, protegendo sua organização contra fraudes e mantendo as informações seguras.
Ainda, há maior segurança também de que o documento não será deteriorado pela ação do tempo ou por incidentes. Diferentemente da versão física, a integralidade do contrato digital não está suscetível ao desgaste do papel, a acidentes como a queda de líquidos nos documentos, à perda no escritório e outras situações.
2. Desburocratização e agilização de processos
A assinatura digital de contratos permite que se tenha mais rapidez na obtenção e validação das assinaturas. Também elimina etapas que tornam a finalização da negociação mais burocrática e morosa, como a visita ao cartório, por exemplo.
Estes ganhos poderão refletir em aumento nas taxas de fechamento de negócios, já que o processo será mais prático também para a outra parte, contribuindo para facilitar sua tomada de decisão.
3. Economia de custos
Outro dos motivos para se adotar a assinatura digital de contratos é a diminuição de custos diretos e indiretos proporcionados por essa alternativa.
Isso inclui desde gastos com impressão e suprimentos, até custos com transporte e envio de documentos, além dos investimentos demandados com espaços e condições para armazenamento e preservação dos contratos em locais físicos.
4. Alinhamento às exigências da LGPD
Qualquer organização privada ou pública que faça o tratamento de dados pessoais, desde agosto de 2021, precisa seguir as normativas trazidas pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Quando se lida com documentos físicos, garantir a proteção às informações de fornecedores, colaboradores ou clientes pode ser bastante desafiador.
Um contrato enviado para o endereço errado ou interceptado por terceiros, um documento descartado incorretamente, a circulação do documento entre diferentes mãos em busca de sua assinatura e tantas outras situações geram exposições desnecessárias a dados que precisam ser protegidos por sua organização.
Neste contexto, a assinatura digital de contratos, por meio de seus diversos mecanismos de segurança, permite aprimorar a proteção dos dados pessoais e informações sensíveis que estejam presentes em seus documentos, contribuindo para evitar problemas como vultosas multas e a perda de clientes.
5. Praticidade e segurança do armazenamento em nuvem
Ter tudo salvo na nuvem é algo muito mais prático. Perde-se muito tempo arquivando e procurando documentos físicos.
Já com o armazenamento na nuvem, é possível encontrar os contratos, mesmo aqueles mais antigos, muito mais fácil e rapidamente.
6. Mais eficiência
Como vimos, gerenciar e rastrear contratos torna-se mais assertivo e ágil com a assinatura digital de contratos e as facilidades da Cloud Computing.
Processos que poderiam levar meses desde o momento em que um documento é solicitado até o recebimento dele assinado podem ser realizados em menos tempo.
Essas inovações também permitem uma melhor organização de documentos e dos espaços, porque não há papéis físicos para buscar, organizar e examinar. E isso proporciona um incremento geral de eficiência na sua operação.
Isso é demonstrado, por exemplo, em uma pesquisa do IDC, que apontou que as organizações que mantêm seus processos analógicos usam em torno de nove horas semanais apenas na criação dos documentos físicos. Mais cinco horas são dispostas semanalmente para buscar documentos impressos e três horas com a assinatura de documentos.
Pense no incremento produtivo e de eficiência que poderia ser conquistado ao utilizar toda essa carga horária e esforços em atividades que gerem diretamente valor para o seu negócio.
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