Você sabe como funciona a assinatura digital de documentos? Na Idade Média, as pessoas costumavam usar marcas ou símbolos para verificar se haviam autorizado pessoalmente um documento. Eventualmente, tornou-se padrão autorizar documentos por meio da assinatura comum. Usamos, por exemplo, o próprio nome, modelo reconhecido até os dias de hoje.
Contudo, mais recentemente, muitas empresas mudaram seu jeito de assinar. As cópias impressas de documentos foram trocadas por versões digitais, geralmente armazenadas na nuvem. À medida que documentos foram digitalizados, se tornou necessário pensar em uma assinatura que acompanhasse esse processo.
Hoje, documentos podem ser assinados virtualmente por meio de assinaturas digitais. Continue lendo para aprender mais sobre como fazer e os benefícios desse novo modelo!
O que é a assinatura digital de documentos?
O uso da assinatura digital de documentos está se tornando mais comum. Isso ocorre devido a uma força de trabalho cada dia mais móvel.
Hoje, o número de trabalhadores em home office e dos acordos selados entre pessoas geograficamente distantes cresceu. Isso tem exigido que o modelo de validação de contratos e documentos acompanhe a transformação digital em curso.
Diante desse cenário, foi assinada globalmente a Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional (Lei ESIGN). Ela tem como objetivo facilitar o uso de registros e assinaturas eletrônicas no comércio.
A Lei ESIGN define a assinatura digital como “um som, símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente associado a um contrato ou outro registro e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro”.
De forma simples, uma assinatura digital de documento é qualquer forma de assinatura eletrônica. Esta, deve servir para validar a identidade do assinante.
As assinaturas digitais são diferentes dos registros eletrônicos. Algumas empresas optam por realizar assinaturas em papel para digitalizá-los em um sistema de manutenção de registros eletrônicos. Porém, já existem aplicativos de assinatura digital que permitem um sistema totalmente eletrônico. Ele elimina, por exemplo, a necessidade de qualquer processo em papel ou presencial.
Quais os tipos de assinatura digital de documentos?
Ao contrário do que muitos pensam, a assinatura digital de documentos possui validade legal. No entanto, existem alguns tipos diferentes de assinaturas digitais. É ele quem determinará o nível de segurança e confiança na assinatura.
Veja abaixo as definições de acordo com a Lei ESIGN:
Assinatura digital simples
Representa dados em formato eletrônico que são anexados ou logicamente associados a outros dados em formato eletrônico. São usados pelo signatário para assinar um documento digitalmente.
Assinatura digital avançada
Representa uma assinatura digital que cumpre alguns requisitos, como:
A) estar exclusivamente vinculada ao signatário.
B) ser capaz de identificar o signatário.
C) ser elaborada a partir de dados de criação de assinatura eletrônica que o signatário possa, com alto grau de confiança, utilizar sob seu exclusivo controle.
A) estar exclusivamente vinculada ao signatário. Isso, de tal forma que qualquer alteração subsequente nos dados seja detectável.
Assinatura digital qualificada
Representa uma assinatura digital que é criada por um dispositivo de criação de assinatura eletrônica qualificado. É baseado em um certificado digital para assinaturas eletrônicas.
No Brasil, este certificado é emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira, a ICP-Brasil.
Como fazer uma assinatura digital de documentos?
A assinatura digital simples é atualmente o procedimento mais utilizado. Hoje, a esmagadora maioria das assinaturas digitais são chamadas de “simples” porque são adequadas e facilitam o uso rápido. Este formato corresponde ao primeiro nível de segurança e reconhecimento legal da assinatura digital de um documento.
Não existe uma lista de requisitos estabelecida para este tipo de assinatura. Você pode ter um documento assinado em poucos passos. Por exemplo, em apenas dois cliques e sem qualquer processo concreto de verificação de identidade ou consentimento. Nesse caso, seria muito fácil para o signatário negar tê-lo assinado.
O simples processo de assinatura eletrônica pode, no entanto, ser reforçado e adquirir maior valor jurídico se for acrescentada uma etapa extra de autenticação, como o sistema de dupla autenticação utilizado pelas plataformas de assinaturas digitais.
Em geral, esses sistemas utilizam, além de outros mecanismos, a autenticação em duas etapas para reconhecer a identidade de um signatário antes de ele ou ela assinar o documento.
Embora não seja obrigatório manter uma trilha de auditoria com assinaturas digitais simples, é claro que a criação e armazenamento de uma, bem como a quantidade e qualidade das evidências que serão reunidas neste arquivo, permitem fornecer um nível muito mais alto de credibilidade no caso de o contrato ser contestado.
Este arquivo de trilha de auditoria pode ser composto de elementos como o endereço de e-mail do signatário, seu número de telefone, o endereço IP do computador usado para assinar o documento, etc. O objetivo desta trilha é tornar o rastreamento de todas as etapas em uma transação mais simples e fácil.
Mesmo no caso de uma assinatura digital simples, as plataformas de assinatura digitais criam um arquivo de trilha de auditoria com carimbo de data / hora para cada procedimento contendo um conjunto de rastros de computador que serão armazenados na nuvem e poderão ser assinados por ambas as partes assinantes de um contrato e por representantes legais caso seja necessário.
Isso confere legalidade à assinatura digital simples — somado aos benefícios de eficiência, economia de custos com papel e celeridade, tem feito as plataformas de assinatura digital ganharem cada dia mais popularidade no mercado.
iGree: conheça a plataforma de assinatura digital que garante sua segurança
Existem diversas plataformas de assinatura digital disponível no mercado — mas nenhuma vai te oferecer uma trilha de auditoria tão eficaz quanto a iGree.
A iGree é uma plataforma de assinatura digital que permite fechar acordos reconhecendo a identidade do signatário por meio de um vídeo self, um registro em vídeo que reconhece o rosto do usuário. A solução utiliza tecnologia de Inteligência Artificial para verificar a vontade do usuário, validar sua identidade e fazer a detecção da prova de vida.
Tudo isso é feito por meio de uma plataforma rápida e intuitiva que orienta mesmo o usuário leigo em todos os passos, incluindo na gravação do vídeo. Junto com os dados de geolocalização e outras infos do dispositivo, o vídeo self forma a trilha de auditoria necessária para validar juridicamente o aceite da pessoa física ou jurídica em documentos e contratos.
Além disso, todos os dados são armazenados e organizados na nuvem — dessa forma, é fácil acessá-los de qualquer lugar ou dispositivo, bastando contar com um simples acesso à internet.
A plataforma iGree é segura?
Sim, usar a plataforma iGree para a assinatura digital de documentos é totalmente seguro! Não só a solução garante uma trilha de auditoria sólida para garantir a validade legal das transações firmadas através da plataforma, como o sistema utiliza tecnologias como blockchain para garantir ainda mais segurança aos dados de registro.
O blockchain é como um livro-razão digital, que registra blocos de dados de forma imutável. Isso acontece porque cada bloco registrado está inerentemente ligado ao anterior, formando uma cadeia (daí o “chain” no nome) — caso alguém queira mudar uma linha de informação, acabaria alterando toda a cadeia, o que torna a fraude difícil e facilmente rastreável.
Além do blockchain, a plataforma iGree é protegida pelo que há de mais em novo em termos de segurança da informação, para que hackers e outros agentes não autorizados não consigam acessar os dados armazenados na nuvem.
Quais os benefícios de usar a plataforma iGree?
A plataforma iGree oferece diversos benefícios, tais como:
- Segurança adicional. Uma assinatura digital pode oferecer ainda mais segurança do que uma assinatura tradicional. Os dados de identificação em uma assinatura digital ficam permanentemente incorporados ao documento registrado no blockchain. Isso significa que os sinais de que alguém adulterou ou alterou um documento após assiná-lo podem ser facilmente detectados;
- Aceitação global e conformidade legal. Mais países estão começando a aceitar legalmente assinaturas digitais em documentos, reconhecendo a segurança dos protocolos oferecidos por plataformas como a iGree e respondendo a uma demanda por processos cada dia mais digitais, realizados entre pessoas distantes geograficamente;
- Retenção e acesso de longo prazo. As assinaturas digitais ficam armazenadas no blockchain de forma imutável, e podem ser acessadas pela nuvem no longo prazo, eliminando a necessidade de registros físicos e garantindo o acesso por um longo período;
- Verificação independente. As assinaturas digitais de empresas como a iGree podem resistir a uma verificação independente rigorosa e não podem ser alteradas por terceiros não autorizados.
Tudo isso sem contar que os processos da assinatura digital de documentos oferecem mais celeridade ao firmar transações e fechar novos negócios, eliminando desperdício de tempo e recursos.
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