Antigamente, em um passado não muito distante, para fechar contratos, a única solução imaginada seria entregar presencialmente documentos impressos em papel ou enviá-los pelos Correios. Sem contar que alguns necessitavam autenticar em cartório. Se a distância entre as partes fosse grande, esse contrato levaria ainda mais tempo para ser assinado. Mas hoje, graças à tecnologia, quem já sabe como fazer assinatura digital pode dar adeus aos contratos burocráticos.
Essa tecnologia permite realizar a assinatura dos mais variados documentos de maneira remota e com total segurança. A empresa que adota esse método consegue reduzir custos operacionais e de consumo de papel. Além de se destacar pela vantagem competitiva.
É sobre essa inovação tecnológica que vamos abordar aqui. Acompanhe este texto e descubra, dentre outras informações, o que é a assinatura digital e como ela funciona. Entenda, também, como fazer assinatura digital nos modelos de documentos mais recorrentes. Confira!
Afinal, o que é assinatura digital?
Assinatura digital é um recurso seguro e moderno para realizar assinatura de documentos, sem a necessidade de deslocamento das partes interssadas. É o caso, por exemplo, de documentos que atestam a identidade de empresas. Também entram nesse caso a formalização de acordos de trabalho ou negócios.
Para alguns, esse tipo de assinatura pode parecer algo sem valor prático. Mas a legislação brasileira atesta que a assinatura digital com certificação digital tem validade jurídica. Esta questão foi firmada na lei através do artigo 10 da Medida Provisória 2200-2, sobre a qual falaremos mais nos tópicos a seguir.
Portanto, um documento assinado por meio digital tem a mesma equivalência de um documento físico. Desta forma, sem necessitar de qualquer tipo de legitimação em órgãos competentes. Isso quer dizer também que ele não pode ser recusado pela simples argumentação de não estar em formato físico.
Dessa maneira, documentos assinados digitalmente podem servir para realização dos mais diversos processos das empresas e instituições. Isso tudo de maneira segura, sem violar os dados do usuário.
O que regulamenta a Medida Provisória 2200-2?
Em 24 de agosto de 2001 foi emitida a Medida Provisória 2200-2 que que autoriza a criação de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Especificamente em seu artigo 10, a medida provisória confere legitimidade aos documentos eletrônicos, desde que passem por um processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil.
Essa entidade é composta por uma cadeia hierárquica que trabalha com alto nível de confiabilidade, viabilizando a emissão de certificados digitais para os cidadãos brasileiros. Com a ICP-Brasil, também entra em vigor no país o modelo de adoção de certificação com raiz única.
Isso faz com que o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação assuma o papel de suma importância de Autoridade Certificadora Raiz, realizando o credenciamento e descredenciamento dos participantes da cadeia hierárquica.
Além disso, essa entidade supervisiona, realiza auditoria dos processos e emite a lista de certificados revogados. Para dar apoio a esssa infraestrutura, foi criado o comitê gestor da ICP-Brasil que atua elaborando diretrizes e normas técnicas.
O que é criptografia?
De modo geral, criptografia é o processo de proteger uma mensagem de acordo com determinado protocolo firmado entre o destinatário e o remetente. Trata-se de uma tecnologia que faz com que a informação se torne ilegível para o destinatário incorreto, podendo ser apenas decifrada com uso de uma chave pertencente ao destinatário.
Essa tecnologia quando utilizada nos certificados digitais, funciona a partir de um software que produziu uma série de operações matemáticas com o objetivo de criar chaves secretas para cada informação. Nesse caso, é adotado o tipo de criptografia assimétrica que consiste em usar duas chaves especiais: a pública e a privada.
Elas são disponibilizadas de forma aleatória a partir de táticas matemáticas de alta complexidade. Ambas as chaves funcionam apenas conjuntamente. Esse processo é fundamental para garantir a confiabilidade e a segurança da ação.
Como funciona a tecnologia da assinatura digital?
A assinatura digital funciona a partir de dois recursos: a criptografia e a certificação digital. O primeiro deles compreende um conjunto de dispositivos que disfarça os dados em códigos, os quais só podem ser interpretados pelo dispositivo que tem uma chave de acesso.
Isso faz com que, por exemplo, um criminoso não consiga ler documentos previamente criptografados. Em vez de ter acesso a algo legível, o criminoso vai se deparar com uma sequência embaraçada de caracteres. Só com uma chave de acesso esses dados farão sentido.
Mas você deve estar se perguntando como uma assinatura digital garante autenticidade de quem assina o documento e a inviolabilidade do documento. Isso é possível graças a outra tecnologia adotada na maneira de como fazer assinatura digital: a certificação digital.
Trata-se de um arquivo eletrônico que contém informações que servem como uma identidade virtual. Essa identidade é concedida pela Autoridade Certificadora (AC) que está associada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.
Voltando à assinatura digital, esta tecnologia se utiliza do certificado digital, um arquivo protegido por criptografia, com o prazo de validade pré determinado pela Autoridade Certificadora.
Sendo assim, a certificação digital autentica o documento assinado pelo remetente e garante que este documento continue inalterado ao chegar no destinatário. Dessa maneira, a assinatura digital com certificação digital dificulta a violação e duplicação da assinatura.
Quais são os benefícios de adotar assinatura digital?
Nos dias de hoje, as empresas buscam maneiras de otimizar os lucros e reduzir os custos. Uma maneira de realizar isso é sabendo como fazer assinatura digital. Esse procedimento tecnológico pode fazer enxugar gastos com o uso de papel, por exemplo. Mas os benefícios dessa tecnologia não acabam por aqui. A seguir, outras vantagens a considerar.
Segurança
Já pensou como pode ser fácil e acessível tentar fraudar um documento em papel? Há quem consiga, por exemplo, clonar uma assinatura que visivelmente pode passar ilesa, sem ninguém notar. Portanto, documentos físicos tendem a ficar mais vulneráveis a fraudes.
Essa situação não acontece para quem sabe como fazer assinatura digital. Essa tecnologia, por fazer uso de uma espécie de mensagem codificada, tem o potencial de identificar o signatário de um documento rigorosamente gravado.
Esse tipo de codificar é extremamente seguro, pois conta com algoritmos específicos e somente o destinatário terá condições de decodificar o documento recebido.
Além disso, a assinatura digital permite que o receptor confirme se a assinatura foi feita realmente pelo signatário. Também é possível que, a qualquer sinal de adulteração nas informações contidas no documento, a assinatura seja imediatamente bloqueada. Dessa maneira, quem sabe como fazer assinatura digital pode ficar tranquilo quanto à segurança para o fluxo de documentos.
Praticidade
Atualmente, as empresas estão cada vez mais conectadas com as tecnologias e fecham negócios com clientes das mais variadas partes do mundo. Sendo assim, seria impossível ou extremamente oneroso realizar a troca de documentos oficiais por meio físico. A alternativa vigente e vantajosa é transitar documentos por meio digital.
É nesse contexto que as assinaturas digitais garantem que a autenticação de documentos seja feita de modo remoto, o que traz maior praticidade no envio e recebimento de documentos. Além disso, o processo de assinatura digital é extremamente ágil, o que favorece que, em poucos segundos, documentos solicitados possam chegar ao destinatário, agilizando os procedimentos necessários.
Redução de custos
Já colocou na ponta do lápis quanto uma empresa gasta com papéis para subsidiar a produção de documentos físicos? E, ainda considerando que esses papéis necessitam de cópias para serem direcionados para os diversos destinatários, sem falar na impressão, no armazenamento, na segurança e na gestão de toda essa papelada, fica a pergunta: qual o custo envolvido nisso?
Para ainda aumentar o valor dessa conta, leve em consideração os valores presentes na postagem, rastreamento e manutenção de um arquivo físico.
Esse tipo de preocupação é totalmente inexistente para o usuário que sabe como fazer uma assinatura digital. O custo de implementação das assinaturas digitais na empresa são relativamente mais baixos em comparação em manter uma estrutura dependente do papel físico. Isso quer dizer que a empresa economiza dinheiro quando acaba adotando processos mais tecnológicos.
Vantagem competitiva
No contexto organizacional, trabalhar com agilidade é fundamental para a fechar bons negócios. Sendo assim, se a empresa possui mecanismos que acabam sendo extremamente burocráticos e que emperram o fluxo de negociações é bem capaz que ela vai acabar perdendo oportunidades.
Uma empresa que sabe como fazer assinatura digital é capaz de otimizar esses processos. Assim, as equipes das empresas têm mais tempo para se dedicar a tarefas estratégicas do que ficar perdendo tempo com a emissão demorada de documentos físicos. O resultado disso é uma organização que demonstra ter vantagem competitiva sobre os concorrentes.
Cuidado com o meio ambiente
A utilização de assinatura digital é uma exigência atendida no contexto da ecologia. Isso porque, no mundo em que vivemos, há uma crescente demanda de redução do consumo dos recursos naturais.
Dentro dessa lista de deveres a cumprir, reduzir o consumo de papel está entre as primeiras metas a se resolver. O usuário que sabe como fazer assinatura digital, então, atua na solução de eliminar o desperdício e garantir a preservação do meio ambiente.
Inclusive, essa iniciativa faz com que a empresa seja bem avaliada perante a sua audiência. Isso quer dizer que os consumidores valorizam a empresa por ela adotar métodos que garantam a sustentabilidade do planeta.
Quais as principais aplicações a assinatura digital pode ser utilizada?
A assinatura digital pode ser aplicada em qualquer documento eletrônico. Por exemplo, é possível assinar digitalmente contratos, laudos, relatórios, certificados, além de e-mails e arquivos que contêm imagens. A seguir vamos ver mais detalhes sobre suas diversas aplicações de como fazer assinatura digital.
Setor jurídico
Tente imaginar um setor de compras ou patrimônio em uma grande empresa aguardar o recolhimento de assinaturas físicas para firmar um acordo com fornecedores. Essa situação se tornaria muito prolongada, o que poderia comprometer toda a cadeia de produção, não concorda?
É nesse sentido que a assinatura digital facilita o processo, trazendo mais agilidade no cumprimento dos prazos e acordos. Assim, os contratos com os fornecedores podem ser assinados de maneira remota, com segurança e facilidade.
Biometria via liveness detection
Esta é uma outra aplicação do uso de assinatura digital. Trata-se de uma tecnologia moderna, que utiliza o rosto de uma pessoa como método para verificar a autoria daquela assinatura. Portanto, o procedimento de verificar o usuário é ainda mais rigoroso no sentido de atestar confiabilidade no processo de assinatura. É uma forma ultra moderna de como fazer assinatura digital.
Como fazer assinatura digital? Siga esses 3 passos
Hoje em dia, qualquer documento pode ser assinado digitalmente. Mas isso se torna mais rápido e seguro utilizando a plataforma do iGree. Com ele, o usuário assina documentos digitais sem ficar se preocupando com fraudes e geração de papel. Para saber como fazer assinatura digital, basta seguir os passos abaixo:
1. Confira o documento e os termos de aceite
O primeiro passo é verificar a documentação a ser assinada, assim evitando o retrabalho caso seja assinado um documento com erros. Em seguida, o usuário deve ler os termos da plataforma, a fim de prosseguir nas próximas etapas para verificação da assinatura digital.
2. Siga as instruções
Após aceitar os termos do documento, serão fornecidas instruções para a gravação do vídeo selfie. Assim, o usuário grava o vídeo e a plataforma, utilizando-se da mais moderna inteligência artificial e machine learning, analisa o vídeo gravado fazendo a comparação do que foi falado com os termos de aceite.
A plataforma faz uso de um conjunto comprobatório mais seguro e confiável do que assinatura sem papel.
3. Documento assinado
Ao final do processo, o usuário verificado pelas etapas anteriores, pode então realizar o download do contrato assinado. Pronto! Agora você sabe como fazer assinatura digital.
Dessa maneira, foi possível constatar a simplificação dos processos, eliminação do impacto ao meio ambiente. Evitando também o risco de fraudes, consequentemente aumenta as chances de fechar mais negócios.
Plataforma de assinatura digital: vale a pena ter uma?
Depois de conhecidas todas as vantagens e de como fazer assinatura digital, você provavelmente já deve estar convencido de que essa é uma estratégia importante para a sua empresa. No entanto, antes de se aventurar na busca de ter uma plataforma de assinatura digital, é importante ter cuidado.
Isso porque é comum encontrar pela internet sites que oferecem assinatura digital de maneira gratuita. E aí é que está o problema. Esse tipo de serviço não possui validade jurídica, portanto, o documento, embora seja assinado, não conterá o código de certificação digital.
Além disso, a sua empresa corre o risco de ter seus dados roubados pela plataforma que oferece assinatura digital gratuita. Isso porque eles podem fazer cópias dos seus documentos e analisar as informações para fazer o uso que acharem mais interessante. Assim, você abre possibilidades para fraudes e golpes.
Sendo assim, é fundamental buscar uma plataforma de assinatura digital que comprove que os seus serviços garantem a autenticidade no procedimento. Assim como deve provar que existe rastreamento e transparência no processo. Pensando nisso, separamos a seguir algumas dicas para considerar uma boa plataforma de assinatura digital.
Certificação digital garantida
Em média, a certificação digital para assinatura eletrônica tem validade de um a três anos. Portanto, ela precisa ser renovada frequentemente para manter sua validade jurídica. Nesse sentido, a empresa que oferece a plataforma de assinatura digital deve informar sobre qual tipo de assinatura utiliza. Assim, vai ser possível saber se a empresa realmente trabalha com credibilidade e segurança nas transações dos documentos.
Guarda digital
Você pode fazer a assinatura digital dos documentos de maneira separada e manualmente. No entanto, dependendo do fluxo de documentos, esse processo se torna muito trabalhoso. Afinal, é preciso organizar manualmente cada documento assinado, classificá-lo, além de buscar um local para o armazenamento digital.
Se você não tiver tempo ou paciência para esse tipo de atividade, é fundamental buscar ajuda de uma plataforma que oferece o serviço de guarda digital. Assim, a própria plataforma se encarrega de armazenar, organizar e proteger todos os documentos criptografados, e ainda guardá-los na nuvem. Dessa maneira, a empresa consegue ter maior praticidade e agilidade na gestão de documentos.
Registro blockchain
Uma plataforma de assinatura digital necessita oferecer segurança, mas não qualquer uma. É preciso investir em alta tecnologia para se tornar mais potente frente às inúmeras tentativas de fraudes que todo dia são aplicadas por estelionatários.
Um mecanismo moderno de segurança é o blockchain. Embora esse termo seja facilmente encontrado no vocabulário do mercado financeiro, o blockchain pode ser também utilizado para segurança de dados.
Trata-se de uma tecnologia que faz uso de uma cadeia de blocos virtuais com informações. Portanto, para conseguir fraudar o documento é preciso não apenas quebrar um arquivo, mas uma série de blocos de arquivos.
Dessa maneira, torna-se muito mais difícil e improvável a violação dos dados. Além disso, com sistema blockchain, toda vez que o sistema identifica ou reconhece uma ação suspeita, ele automaticamente bloqueia a ação.
Essas foram algumas informações sobre como fazer assinatura digital. É importante destacar que, quanto mais esse tipo de serviço é oferecido pelo mercado, maior é o rigor para selecionar as melhores plataformas. Nesse sentido busque contratar o serviço de uma plataforma que já tem uma vasta experiência no mercado e que adote procedimentos mais modernos.
Quer conhecer uma empresa que trabalha nesses moldes? Entre em contato com a iGree. Essa empresa oferece soluções para a gestão de documentos, impedindo fraude, utilizando a mais alta tecnologia.