Manter uma correta organização é fundamental para as companhias evoluírem em processos e, assim, garantir um desenvolvimento saudável e sem riscos. Com diversos processos possíveis para isso, hoje vamos explicar um deles: por que a digitalização de documentos é importante para as empresas?
Claro que, antes de qualquer coisa, é preciso entender melhor sobre o que se trata esse assunto. Afinal, quando olhamos para os avanços tecnológicos, existe um longo processo até a implantação de um novo sistema no dia a dia de uma companhia.
O que é a digitalização de documentos?
Ao pensarmos em alguns departamentos, como os administrativos e de recursos humanos, logo imaginamos a grande quantidade de documentos que são armazenados em cada um deles. Todos eles possuem informações valiosas e que devem ser guardadas com cuidado, já que, o desaparecimento de uma única folha, pode prejudicar o trabalho e trazer grandes dores de cabeças para os setores.
Além disso, essa grande quantidade de materiais ocupa muito espaço, seja na mesa, pastas ou em grandes armários, proporcionando até mesmo perda de tempo, já que as buscas por uma simples informação poderiam demorar um longo tempo, de acordo com a organização de documentos.
A digitalização de documentos surge como um grande aliado para os departamentos que lidam com documentação. Afinal, mesmo parecendo algo simplório em um primeiro momento, ela trará uma enorme facilidade diariamente para os profissionais.
Para realizar esse procedimento, a companhia precisa seguir seis passos fundamentais:
- Coleta.
- Classificação.
- Digitalização dos documentos.
- Indexação.
- Consulta.
- Contratação de um produto tecnológico.
Essas etapas são realizadas inicialmente pelos departamentos responsáveis por arquivos e finaliza com a equipe de tecnologia. Este processo é fundamental no processo e na busca pelos ganhos que citaremos no próximo tópico.
Qual a importância da digitalização dos documentos?
Como citamos anteriormente, quanto maior a companhia, mais arquivos ela possuirá. Ou seja, será necessário alocar um espaço ainda maior para armazenar esses documentos, seja em uma sala somente de arquivos ou nas respectivas áreas, perdendo no ambiente por conta dos armários.
A digitalização garante maior acessibilidade e facilidade para encontrar informações depois de meses ou anos. Com poucos cliques e textos digitados, o arquivo será encontrado e estará pronto para ser consultado ou enviado para a anexação necessária.
Dependendo do sistema implantado, esse acesso poderá ser feito em qualquer lugar e dispositivo. Em uma viagem, por exemplo, o executivo conseguirá encontrar um arquivo por meio do dispositivo móvel, não necessitando deslocar parte de uma equipe para lhe auxiliar com essa urgência.
Outro ponto que mostra o porquê a digitalização de documentos é importante para as empresas, é a facilitação para finalizar processos. Afinal, com o fluxo no virtual, as assinaturas podem ser feitas de maneira digital e eletrônica.
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei Nº 13.709) novas necessidades surgem: toda informação deve ser armazenada com segurança, ainda mais quando tratamos de dados pessoais e/ou sensíveis. O arquivamento digital traz exatamente um controle protetivo ainda maior, já que os dados digitais contam com durabilidade, não se deterioram com o passar do tempo e contam com medidas de segurança para o departamento tecnológico e de softwares.
O financeiro da empresa também enxergará uma melhora com esse processo. Afinal, com a eliminação de grandes partes dos papéis e da necessidade de adquirir novos armários ou ampliar espaços de arquivos, a empresa conquistará maior controle em relação a esse tipo de gasto, tendo uma exata noção da quantidade de materiais que devem ser adquiridos e, também, evitando possíveis desperdícios com erros de impressão.
Falando em imprimir, essa é outra vantagem do processo de digitalização. Cada toner ou cartuchos representam um grande gasto mensal quando pensamos nos produtos de papelaria. Com um uso menor desse dispositivo, o controle será maior e a economia também.
E, finalizando, temos também o meio ambiente. Afinal, não podemos deixar de lado algo essencial não só para as nossas companhias e colaboradores. Com o menor volume de papel, existe uma redução no volume de lixos produzidos, seja no descarte deste material ou de outros produtos relacionados.
Quais suas vantagens e benefícios?
Observamos ao decorrer do texto que a digitalização de documentos é uma solução que trará, para o administrador, gerente ou colaborador, somente pontos positivos, facilitando na realização de outras atividades com o ganho de tempo, na segurança e no acesso aos arquivos antigos, mas que são valiosos.
Por isso, quando pensamos naquela pergunta inicial que fizemos, chegamos à conclusão de que as companhias que adotam esse sistema tendem a melhorar os seus processos internos e, assim, conquistar ainda mais em importantes pontos, como desenvolvimento e crescimento.
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