Ter agilidade nos processos da empresa, reduzir custos e ainda aumentar as oportunidades do negócio são alguns dos benefícios da empresa que investe em assinador digital. Essa tecnologia é recente, mas tem sido cada vez mais adotada pelas empresas. Principalmente aquelas que querem atravessar o desafio da transformação digital.
O assinador digital pode ser facilmente manipulado. Em alguns segundos é possível assinar o documento e disponibilizá-lo para uso. Tudo isso com validade jurídica garantida pela legislação brasileira.
Quer saber mais detalhes sobre o assunto? Acompanhe este texto e conheça o que é de fato um assinador digital, quais as vantagens de usá-lo e para quem ele é recomendado. Confira!
Qual o papel do assinador digital?
O assinador digital tem se tornado uma das ferramentas mais importantes no mundo atual. Isso porque ele consegue se adaptar as novas maneiras de trabalhar e fechar negócios. Hoje em dia, o aumento de uso de dispositivos móveis e internet tem feito com que empresas e pessoas adotem modelos tecnológicos mais modernos.
O assinador digital coloca a assinatura em um documento eletrônico. Ele tem o objetivo de validar a identidade do signatário. Contando com alto padrão tecnológico, o assinador digital confere segurança e agilidade nas transações que envolve assinatura de documentos eletrônicos.
Quais os motivos para investir no assinador digital?
O assinador digital apresenta benefícios para o dia a dia especialmente das empresas. As características inerentes a essa tecnologia podem trazer redução de custos, melhoria na organização da empresa e agilidade. A seguir, vamos conhecer esses e outros motivos para investir no assinador digital.
Diminuição de custos
A sua empresa busca maneiras para diminuir gastos? Então deveria começar a considerar o uso do assinador digital. Ainda mais quando os custos de uma empresa são provenientes da demanda do uso de papel.
Isso porque a utilização do papel cria vários custos, como, por exemplo, a necessidade de ter impressoras, canetas e o próprio papel. Além de gastos complementares, como a necessidade de manter espaço físico com profissionais treinados para garantir toda a logística do papel na empresa.
Mas com o uso do assinador digital é possível eliminar esse tipo de gasto. Isso porque o assinador pode ser utilizado para realizar as assinaturas da empresa evitando a necessidade de produção de papel. Assim a empresa pode também economizar com o serviço de cartório, já que abertura e reconhecimento de firma são dispensados com o uso do assinador digital.
Otimização dos processos da empresa
Ao se utilizar o assinador digital é possível também otimizar os processos da empresa. Por exemplo, ao invés de armazenar documentos em papel que podem se prejudicar com o passar dos anos o assinador digital realiza o armazenamento desses documentos em ambiente virtual. Além de facilitar o armazenamento, também ajuda a agilizar a busca por informações.
Outro detalhe importante no uso do assinador digital é o benefício de evitar perdas de informações. Como os arquivos estão armazenados em nuvem, é possível deixá-los guardados de maneira segura sem estar vulnerável ao extravio de documentos que geralmente ocorre em arquivos físicos que armazenam documentos de papel.
Agilidade
Já vimos que o assinador digital pode trazer economia financeira para empresa. Mas também a economia de tempo. Ao optar pelo uso do assinador digital os processos da empresa são realizadas de maneira mais ágil.
Por exemplo, evita-se elaborar e imprimir várias vias de um mesmo contrato para que uma outra pessoa assine. Com assinador digital, essa função se torna mais rápida e dinâmica evitando a necessidade de dias para ser concluída.
É tudo isso porque o procedimento é feito de forma eletrônica e as partes do contrato podem assinar o simultaneamente. Assim o tempo de formalização de acordos reduz drasticamente. Com isso, a empresa aumenta as suas oportunidades de crescimento.
Mobilidade
A facilidade de utilizar o assinador digital em qualquer lugar é outra vantagem desse tipo de tecnologia. Tanto via celular e tablet quanto o tradicional computador pode ter o assinador digital.
Isso acontece graças a possibilidade de armazenamento em nuvem que permite acesso à plataforma quantas vezes achar necessário. E em qualquer parte do mundo.
Mais segurança
Outro motivo para investir em um assinador digital é a questão da segurança. Assinaturas feitas em modelo de papel costumam ser bombardeados por fraudes. Afinal, é muito simples tentar falsificar uma assinatura física, quando pensamos no ambiente eletrônico a dificuldade aumenta para os fraudadores. Isso porque há uma série de elementos comprobatórios que dificultam a ação de criminosos.
As empresas que utilizam assinatura digital dessa maneira tem maior possibilidade de verificação da autenticidade do signatário. Alguns desses elementos são a utilização do vídeo-selfie.
Essa tecnologia solicita que o usuário realize uma gravação de acordo com as instruções enviadas. Por meio da inteligência artificial, o sistema consegue visualizar a imagem e fazer a autenticação necessária. Dessa maneira, o assinador digital pode utilizar vários elementos comprobatórios para deixar a assinatura eletrônica ainda mais segura.
Validade jurídica
É comum ter questionamento sobre a validade jurídica de assinador digital. Mas essa dúvida já foi resolvida pela legislação brasileira, principalmente pela Medida Provisória 2200-2 de 2001. Esta garantiu que as assinaturas feitas em modo eletrônico tem a mesma validade de documentos físicos.
Em termos práticos, quer dizer que os documentos que passaram pelo assinador digital não precisam ser enviados pelo cartório, por exemplo, a fim de receberem alguma autenticação.
Qual a diferença do uso de assinador digital privado e de plataformas gratuitas?
Hoje em dia, é possível encontrar uma variedade de assinadores digitais de forma gratuita. Basta fazer uma busca na internet para encontrar uma série de anúncios de plataformas públicas que não cobram nada pelo serviço de assinador digital.
No entanto, é preciso ter bastante cuidado ao utilizar essas propostas. Basicamente a questão está relacionada a segurança dos dados. Isso porque essas plataformas gratuitas não dão certeza quanto à utilização dos dados do usuário. Portanto, traz uma certa instabilidade e há possibilidade de ser vulnerável a fraudes.
Além disso, é importante destacar que manter a segurança de plataformas de assinador digital requer investimento. Afinal, é preciso estar constantemente pesquisando e buscando maneiras de deixar o assinador digital mais eficiente.
Isso requer custos que devem ser repassados ao consumidor. Nesse sentido, ao investir em um assinador digital de plataforma paga é possível ter maior certeza da qualidade e da segurança daquele serviço.
Quem pode usar o assinador digital?
Qualquer pessoa física ou jurídica pode fazer o uso do assinador digital. O que vai depender é a necessidade. Por exemplo, é fundamental avaliar o custo benefício especialmente no caso se a sua empresa tende a migrar definitivamente da assinatura manuscrita para a digital. A seguir, vamos demonstrar como o assinador digital pode ser altamente indicado para os mais diversos setores.
Recursos humanos
O setor de recursos humanos pode ser bastante beneficiado com atividade do assinador digital. Isso porque esse setor necessita trabalhar com vários processos com bastante agilidade. Afinal, a contratação e admissão de pessoal são assuntos importantes e não podem esperar muito. Nesse sentido, o assinador digital ajuda a agilizar essa rotina.
Setor de educação
Instituições de ensino podem também ser beneficiados pelo uso do assinador digital. Ele pode ser utilizado para os mais diversos documentos que fazem funcionar a estrutura escolar. Por exemplo, é possível utilizá-lo para fazer atestado de matrícula, diário de classe, plano de ensino e diversos relatórios importantes.
Setor de seguros
O setor de seguros é bastante procurado pelas pessoas a fim de conseguirem maior estabilidade em alguns segmentos da vida. No entanto, se os processos são burocráticos para conseguir um seguro, eles acabam afastando as pessoas de dar um passo à frente em busca desse serviço.
Mas com uso do assinador digital tudo fica mais fácil. O setor de seguro pode, por exemplo, usar o assinador digital nos contratos, solicitando assinatura a distância. Isso promove rapidez para o usuário a ter acesso ao contrato em poucos minutos e fazer assinatura quando achar conveniente.
Setor imobiliário
Comprar, vender ou alugar um imóvel sempre vai exigir um contrato. Mas se esse for feito de maneira burocrática é possível o cliente buscar alternativa no concorrente. Por isso a utilização do assinador digital por imobiliárias pode atrair novos e fidelizar clientes.
Com o assinador digital, o processo rápido e fácil torna-se então a tarefa de alugar, vender ou alugar um imóvel mais agradável.
Essas foram algumas informações sobre o assinador digital. É importante destacar que é fundamental buscar uma empresa que ofereça esse serviço. E que tenha vasta experiência no mercado, além de ferramentas comprobatórias de alto nível.
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