Qual a diferença entre assinar contrato digitalmente e digitalizar uma assinatura? Parece que as duas opções são sinônimas, mas a primeira é mais avançada e segura do que a segunda. Por isso, é o futuro do mercado.
Para entender o porquê, basta pensar no seguinte exemplo: você tem um contrato sendo fechado com um cliente. É preciso assiná-lo para efetivar o negócio. No caso da digitalização, você envia o documento físico, ele é assinado, devolvido e, então, passado para um formato computacional, como um PDF.
Agora, se a assinatura for eletrônica, o arquivo já digital é enviado por e-mail e assinado em apenas um clique. Muito mais rápido, certo? Essa medida é tão importante que impacta em vários fatores, como a satisfação dos clientes, seu faturamento e a eficiência dos seus processos.
Até aqui, já ficou claro que assinar um documento via meios digitais é melhor. Porém, ainda existe coisas a explicar e comprovar que esse é o futuro. Se você tem interesse em saber mais, continue lendo.
O fim das assinaturas digitalizadas
As assinaturas digitalizadas são caracterizadas por serem a cópia do documento físico. Ou seja, os documentos são escaneados ou fotografados e ali consta a subscrição das partes envolvidas. Quando essa possibilidade surgiu, era uma inovação. Porém, já foi ultrapassada. Isso porque o processo é bastante burocrático e demorado.
Esses documentos que exigem um nome escrito à mão — também chamado de assinatura úmida — apresentam diferentes níveis de formalidade. Em alguns casos, é preciso contar com testemunhas da marca, uma rubrica em cada página e a regularização em cartório.
Todo esse processo é demorado e ainda acontece. Algumas empresas insistem em fazer a assinatura física e, depois, apenas digitalizar o documento para que ele fique armazenado em meio eletrônico.
Esse método até pode resolver o problema em um primeiro momento. Porém, há uma perda de tempo enorme sem necessidade. Especialmente, quando uma ou mais partes envolvidas estão em outras cidades. Nesse caso, o documento deve ser enviado pelos Correios e devolvido.
Ao unir todas essas etapas, fica claro que o processo pode levar dias. Se todos os signatários estiverem na mesma cidade, demora algumas horas, pelo menos. Durante esse procedimento, também pode haver a perda do documento físico. Ou seja, a segurança e a privacidade podem ser impactadas.
Tudo isso pode ser resolvido com a assinatura eletrônica. Ao assinar contrato digitalmente, várias etapas são eliminadas. Entre elas estão:
- Reconhecimento de firma em cartório;
- Inserção de rubricas;
- Envio de documento físico por Correios;
- Digitalização do documento.
Isso acontece porque o contrato já é criado em ambiente digital. Assim, você configura o que precisa na plataforma de assinatura digital, faz o envio do link de assinatura e recebe o documento pronto em apenas alguns minutos.
De acordo com uma análise do iGree, o tempo médio de formalização de acordos é de dois minutos para todo o fluxo de processos. Assim, fica muito mais rápido e menos burocrático, certo? Além disso, esse procedimento está embasado nas regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
LGPD e assinaturas
Em 2020, as regras da LGPD começaram a valer. Isso gerou dúvidas sobre a legalidade das assinatura eletrônicas. Para começar, é preciso entender que o ato de assinar contrato digitalmente é permitido pela Lei 14.063/2020 e pela Medida Provisória 2.200-2/2001.
Porém, também é necessário saber exatamente o que é a LGPD. Regulamentada pela Lei 13.709/2018, ela determina a coleta, o acompanhamento e o tratamento de dados somente com autorização do usuário. Por isso, nenhum dado pode ser manuseado, utilizado ou captado sem o consentimento de seu titular.
Essa explicação mostra que a LGPD tem tudo a ver com as assinaturas, tanto a digitalizada quanto a eletrônica. No primeiro caso, é mais difícil garantir a segurança da informação. Isso porque a simples implementação de programas para aumentar a proteção dos dados pode ser insuficiente dentro do que determina a lei.
Já com a assinatura eletrônica, isso não acontece. Ela deve ser fornecida por uma plataforma segura, que conta com certificado digital e outros recursos de proteção, como a criptografia. Isso traz vários benefícios ao uso da ferramenta na subscrição de documentos, como veremos em seguida.
Por que investir em assinaturas digitais
Ao assinar contrato digitalmente, você garante a validade jurídica e traz eficiência aos processos. Ainda existem mais benefícios. Veja quais são os principais.
Redução do risco de vazamentos e fraudes de informações
Uma exigência da LGPD é regular a coleta e o tratamento de dados para evitar que cibercriminosos os utilizem para cometer crimes virtuais. Com a assinatura digital, há proteção por meio de recursos de autenticação e criptografia. Com isso, a violabilidade do documento é, praticamente, impossível.
Armazenamento dos documentos em nuvem
Os contratos assinados eletronicamente são armazenados em plataformas de cloud computing. Com isso, são facilmente acessados, há redução significativa da chance de perdas e existe uma grande proteção contra ameaças. Somente as pessoas autorizadas podem acessá-los e, muitas vezes, nem existe a possibilidade de edição.
Transparência
A assinatura eletrônica garante a veracidade da identidade do usuário. Por isso, é desnecessário reconhecer firma e autenticar em cartório. Isso também traz segurança jurídica às transações ao assinar contrato digitalmente.
Tecnologias da iGree para assinar contrato digitalmente
Todos esses benefícios são assegurados pela solução da iGree. A plataforma trabalha:
- Onboarding digital. O processo de KYC (Conheça seu Cliente) é entregue, agregado a várias ações e validações relevantes, que ajudam a garantir a veracidade dos processos. Assim, são evitados custos elevados e fraudes;
- Acordos digitais. A plataforma de agreement automatiza, organiza e gerencia as etapas de assinatura e acordos.
A segurança e veracidade das informações em ambos os casos é garantida por meio de alguns recursos específicos, que também se tornam diferenciais da plataforma. Eles são:
- Vídeo selfie. O usuário grava um vídeo seguindo as instruções para firmar o acordo e fornecer mais uma camada de validação e proteção dos dados;
- Inteligência artificial. Combinada ao machine learning, serve para confirmar a vontade do usuário, validar a identidade e realizar a detecção da prova de vida;
- Conjunto comprobatório. O vídeo selfie e a inteligência artificial são agregados aos dados de conexão, geolocalização e do dispositivo para garantir ainda mais a segurança;
- Assinatura digital ICP. A entidade emite os certificados digitais, ferramenta que identifica pessoas físicas e jurídicas de forma virtual com segurança e credibilidade;
- Registro blockchain. A tecnologia é utilizada para guardar documentos e evitar que sejam violados;
- Guarda digital. O armazenamento é feito em nuvem e permite que somente pessoas autorizadas tenham acesso.
Tudo isso faz com que o tempo médio de formalização seja diminuído, como já informamos, e que todo o processo seja legalizado e bastante seguro. Assim, você pode assinar contrato digitalmente e deixar sua empresa protegida e de acordo com a LGPD.
Aproveite e conheça melhor os serviços de assinatura eletrônica e digital. Acesse o site do iGree, veja as soluções e saiba por que vale a pena automatizar os processos da sua empresa.