Talvez você já tenha ouvido falar, mas ainda não saiba bem o que é assinatura eletrônica. Essa ferramenta tecnológica é importante para agilizar processos e inserir sua empresa de vez na transformação digital. Afinal, quem não gostaria de reduzir custos, deixar a burocracia de lado e ainda diminuir os erros na formalização dos contratos?
Esses são alguns dos motivos que justificam o investimento nessa tecnologia. Ainda tem mais. Isso porque seu próprio funcionamento garante que o documento esteja assinado totalmente de forma online.
Por outro lado, ainda existem questionamentos. Por exemplo, muita gente se pergunta se a assinatura eletrônica tem validade jurídica. O que você acha? Se não sabe a resposta, você precisa ler este artigo.
Aqui, vamos trazer os principais detalhes dessa ferramenta. Você verá seu conceito, para que serve, quem pode utilizá-la e qual a diferença para a assinatura digital. Assim, deixará de lado todas as dúvidas e poderá tomar a sua decisão.
Então, que tal saber mais? Continue lendo e entenda!
O que é assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é um recurso tecnológico que confirma que uma pessoa concorda com os termos de um documento disponível em formato eletrônico. Ela é um instrumento jurídico e segue algumas especificidades para que tenha sua legalidade atestada.
Devido a suas características, esse é o meio mais simples de autenticar um documento. Por isso, conhecer o que é assinatura eletrônica irá tornar seu dia a dia mais prático. Porém falaremos disso mais para a frente.
Dentro desse escopo, todas as formas de assinatura que usem meios computacionais para sua confirmação são consideradas eletrônicas. Assim, existem diferentes tipos aplicáveis na rotina de pessoas físicas e jurídicas, como veremos adiante. Por enquanto, é importante saber que esse formato de subscrição equivale a um código combinado entre emissor e receptor.
Ou seja, ao assinar um documento eletrônico, como um contrato, você garante que suas cláusulas e informações estão corretas. Esse instrumento também abrange um conjunto amplo de tipos de registro. Todos utilizam mecanismos específicos para identificação das partes — os signatários.
Assim, também é possível validar a identidade e assegurar a integridade do documento. Tudo isso é possível por conta da própria tecnologia, mas também de sua regulamentação. Apesar de já ser usada há bastante tempo, a assinatura eletrônica passou a ser legalizada pelo Decreto 10.543/2020.
Para que serve a assinatura eletrônica?
Pronto, já vencemos o tópico “o que é assinatura eletrônica”. Vamos seguir, agora tratando da sua utilidade.
Mais do que uma facilidade, saber o que é assinatura eletrônica e implementá-la na sua empresa é sinônimo de eficiência e agilidade. Os processos são realizados de forma mais segura e têm a chamada robustez probatória.
Em outras palavras, asseguram a vontade do usuário a partir da combinação de símbolos. Assim, o documento eletrônico tem um formato fidedigno e reconhecido. Ao mesmo tempo, isso garante que as partes envolvidas cheguem a um acordo.
Outro fator relevante para justificar a importância da assinatura eletrônica é a necessidade de ingressar na era da transformação digital. As empresas precisam adaptar seus processos e fluxos de trabalho, garantindo que estarão preparadas para esse novo momento.
Isso significa estarem dispostas a utilizar o ambiente online para suas relações com clientes e fornecedores. Em certa medida, isso acontece com todos os negócios. Porém, ainda é necessário fazer mais investimentos.
O levantamento Raio-X da Transformação Digital no Brasil em 2021 mostrou que 45,7% das empresas nacionais implementam alguma estratégia de transformação digital. Ainda há 30,5% que desenvolvem alguma iniciativa atualmente e outros 1,9% que não pensam nessa possibilidade.
Ou seja, a maioria dos negócios já percebem a necessidade de se modernizarem. No entanto, ainda é preciso implementar três alavancas para a adoção da transformação digital. Elas são:
- Relações digitais entre cliente e empresa;
- Criação de uma cultura ágil pelo aperfeiçoamento do trabalho remoto;
- Revisão dos processo internos e da jornada do cliente, focando novas receitas.
A assinatura eletrônica auxilia em todas elas. Por um lado, facilita as relações digitais, porque você e seu cliente podem fechar negócio pela internet e fazer ajustes nos contratos, quando necessário. Além disso, traz rapidez às negociações e eficiência ao fluxo de processos.
Com todos esses fatores considerados, deixa de ser um exagero afirmar que a assinatura eletrônica é um diferencial competitivo. Afinal, ela permite aproveitar as melhores oportunidades de negócio, sem deixar de lado a segurança necessária contra ameaças externas.
Quais são as vantagens de usar esse recurso?
Muito mais do que saber o que é assinatura eletrônica, é preciso compreender seus benefícios no dia a dia.
As próprias características da assinatura eletrônica demonstram que há benefícios ao adotar essa tecnologia. Essas vantagens são voltadas para clientes, colaboradores e para o crescimento sustentável do negócio.
Duvida? Veja quais são os benefícios e entenda melhor.
Redução de custos
O primeiro aspecto a destacar é a diminuição de gastos. Esse benefício é derivado da redução da compra de canetas, papel, impressoras, salas de arquivo, espaço físico e mais. No entanto, ainda é possível perceber a redução de custos em outros critérios.
Ao utilizar a assinatura digital, você tem a chance de diminuir os gastos em outros processos. Por exemplo, ao firmar um contrato com um colaborador, um terceirizado ou mesmo um fornecedor, pode enviar o documento para que ele subscreva sem precisar de deslocamentos ou mesmo de envios por correios.
Da mesma forma, é economizado com serviços de cartório, já que a abertura e o reconhecimento de firma são dispensados. Sem contar que se deixa de gastar papel, tinta e materiais de escritório.
Melhoria da organização administrativa
Ao buscar saber o que é assinatura eletrônica, você deve entender que ela traz mais ordem para os negócios.
Em vez de ficar armazenando vários documentos, que podem ser prejudicados com o passar dos anos, você mantém todos guardados em ambiente eletrônico. Isso facilita a pesquisa pelos arquivos desejados, além de evitar perdas.
Esse benefício é garantido pelo armazenamento em nuvem. De forma simples, seu documento fica guardado em um ambiente online e pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo com internet. De quebra, todas as edições ficam salvas. Assim, além de evitar perdas, você ainda conta com a facilidade de busca.
Velocidade
Ao optar pela assinatura eletrônica, os processos são realizados de maneira mais ágil. Deixa de ser necessário elaborar e imprimir várias vias do contrato para que a outra parte assine. Essa velocidade é importante, já que a dinâmica de elaboração, envio e retorno pode levar dias.
Com o procedimento eletrônico, as duas partes podem assinar na mesma hora. Para ter uma ideia, o tempo médio de formalização de acordos é de 2 minutos para que todo o fluxo seja finalizado.
Mobilidade
O acesso à leitura do documento pode ser feito a partir de qualquer dispositivo com internet. Pode ser seu celular, tablet, computador, etc. Isso porque o arquivo está armazenado em nuvem e ainda pode ser reproduzido quantas vezes você achar necessário.
Segurança
Uma das diversas vantagens de saber o que é assinatura eletrônica é conhecer sua proteção.
Apesar de ser totalmente online, o processo de assinar eletronicamente é bastante seguro. Várias tecnologias são utilizadas para evitar falhas. Entre elas, a criptografia e os mecanismos de confirmação de autenticidade. Ainda há o certificado digital, que assegura uma proteção extra, além de credibilidade em todas as transações.
As empresas mais modernas também trabalham com outras formas de verificação de autenticidade. As principais são:
- Vídeo selfie: permite fazer o onboarding e a formalização de acordos por vídeo. Basta que o usuário faça uma gravação de acordo com as instruções enviadas;
- Inteligência artificial: junto ao machine learning, permite entender e confirmar a vontade do usuário. Além disso, viabiliza a validação da identidade e a detecção da prova de vida;
- Registro blockchain: a tecnologia de cadeia de blocos traz segurança ao armazenamento de documento, porque as informações ficam totalmente registradas.
Redução da burocracia
Normalmente, os processos de assinatura de contratos são burocráticos e podem gerar muitos erros. Por exemplo, inconsistências na informação de data, localização, etc. Ainda podem acontecer extravios e danos, quando o documento é impresso.
No modelo eletrônico, todos os processos são diferentes. Os dados podem ser corrigidos rapidamente e não ocorrem perdas.
Quem pode ter uma assinatura eletrônica?
Qualquer pessoa física ou jurídica pode utilizar esse recurso. Tudo depende da sua necessidade. Nesse processo, é importante avaliar sempre o custo-benefício, especialmente se você tiver uma empresa que tende a utilizar muito a assinatura eletrônica.
Assim, é importante escolher uma ferramenta que conte com vários recursos e facilite ao máximo os seus processos. Agora, se você quer ver alguns exemplos de empresas que podem obter muitas vantagens ao entender o que é assinatura eletrônica, veja alguns exemplos.
Instituições financeiras
Essas empresas precisam viabilizar a subscrição de vários documentos e garantir sua autenticação segura. Nesse caso, alguns dos processos facilitados são:
- Abertura e movimentação de conta;
- Adesão a programas de previdência privada e títulos de capitalização;
- Contratação de empréstimos;
- Participação em consórcios.
Imobiliárias
Os contratos de compra e venda ou locação precisam ser assinados. Com o processo eletrônico, o procedimento é mais rápido e fácil. O corretor deixa de se preocupar com essa etapa burocrática e passa a focar em atividades estratégicas. Para a imobiliária, é uma forma de conquistar vantagem competitiva.
Seguros
Esse setor também tem seus processos facilitados com a ajuda da assinatura eletrônica. Toda a gestão de documentos é facilitada e os contratos podem ser assinados à distância. Isso traz rapidez para que o usuário tenha acesso ao serviço em poucos dias.
Educação digital
As escolas e as universidades também se beneficiam de aplicar o conceito de assinatura digital. Isso porque é possível validar vários documentos de alunos, professores e gestores educacionais. Por exemplo:
- Atestado de matrícula;
- Histórico escolar;
- Diário de classe;
- Plano de ensino;
- Relatório de número de ingressantes e egressos.
Recursos humanos
A área de RH também é bastante beneficiada com a transformação digital. No caso da assinatura eletrônica, o setor pode realizar vários processos com agilidade, como a contratação e a demissão de pessoal, e subscrição de outros documentos.
Ainda é possível verificar aumento de produtividade para os colaboradores. Isso porque é possível encontrar os arquivos desejados com rapidez, em vez de passar um tempo procurando.
Assinatura eletrônica x assinatura digital: quais são as diferenças
Se você chegou até aqui, é porque sabe o que é assinatura eletrônica e para que serve. Antes de entender a diferença, é preciso saber que a assinatura eletrônica é mais ampla. Por isso, reúne vários recursos sob essa denominação. Entre eles estão as assinaturas:
- Digital;
- Digitalizada;
- Por reconhecimento de IP;
- Por token;
- Via biometria;
- Por login e senha.
Essa explicação já demonstra que assinatura eletrônica é diferente da digital. Porém, o que caracteriza cada uma delas? A primeira é um gênero que abrange a segunda. Por isso, é mais amplo e pode conter vários tipos, como vamos ver em seguida.
Em palavras bastante simples, toda assinatura digital é eletrônica, mas a eletrônica nem sempre é digital. Isso faz com que você possa optar por outros modelos, apesar de nem sempre ser interessante.
Afinal, a assinatura digital é um dos formatos da assinatura eletrônica e consiste em uma das mais seguras. Isso porque utiliza o certificado digital, que contém arquivos com códigos matemáticos para manter a inviolabilidade das informações.
Além disso, a assinatura digital não é uma cópia ou versão do documento impresso. Nesse caso, o arquivo é gerado eletronicamente e todos os seus processos são realizados nesse ambiente.
Quando o documento é elaborado de forma manuscrita ou é impresso, ele pode ser digitalizado. Assim, a assinatura também é digitalizada. Isso mostra que também há diferenças em relação aos dois modelos tratados aqui.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica?
Já comentamos sobre o que é assinatura eletrônica. Mas, no fim, quais as suas diferenças?
Ao longo dos anos, esse recurso foi sendo desenvolvido e passou por uma reformulação. Saber o que é assinatura eletrônica hoje é diferente de entender o conceito anos atrás. Afinal, os recursos foram evoluindo.
É o caso do vídeo selfie, já citado. Impensável até pouco tempo atrás, agora consiste em uma forma simples de verificar a autenticidade do documento. Todo esse processo também possibilitou a criação de diferentes tipos de assinatura em formato eletrônico.
A seguir, listamos os principais e detalhamos como funcionam. Acompanhe.
Assinatura eletrônica simples
É utilizado em acordos menos complexos para garantir sua credibilidade. Esse formato é útil, mas tem limitações. Por exemplo, ela não identifica o signatário nem prevê o uso de certificado digital.
Por outro lado, sofre a vinculação de alguns dados eletrônicos, como a localização. Portanto, ela tem menos recursos tecnológicos e deve ser utilizada apenas em transações com menor risco envolvido. Por exemplo, agendamento de consultas e pedidos de informações.
Assinatura eletrônica avançada
É a opção para quem precisa associar uma assinatura à identidade de alguém. Para isso, é preciso adotar certificados e tecnologias que comprovem a relação.
Uma possibilidade é o certificado corporativo avançado, que usa tecnologias semelhantes às da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para validar os dados via biometria. Ainda existem outras possibilidades.
De toda forma, é a melhor opção para a maioria das empresas. Isso porque é útil em operações mais arriscadas, como:
- Atualização de cadastros;
- Encerramento de empresas;
- Modificação de contratos;
- Acesso a documentos;
- Contratos corporativos e empresariais;
- Direitos autorais.
Assinatura eletrônica qualificada
É a melhor opção, porque é a mais segura. Utiliza o certificado digital reconhecido pela ICP-Brasil. Por isso, pode ser adotado em qualquer documento ou transação, conforme regulamentado pela Medida Provisória 2.200-2/2001.
Sua proteção faz com que ela seja obrigatória em algumas operações. Por exemplo, emissão de notas fiscais, assinatura de acordos sigilosos, atos assinados por chefes de poder e transferências de bens e imóveis. Desse modo, ela tem a mesma validade jurídica de uma assinatura física.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica?
Chegando ao fim da temática sobre o que é assinatura eletrônica, precisamos tratar das legalidades.
Já adiantamos que assinatura eletrônica tem validade jurídica. Essa prerrogativa está expressa ainda na MP de 2001. Em seu artigo 1º, está definido: “Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.
Ou seja, há muito tempo, é possível utilizar esse recurso sem ter problemas com essas questões. Ainda há outras leis e resoluções que garantem a validade jurídica da assinatura eletrônica.
Uma delas é a Resolução 294/2013, da Superintendência de Seguros Privados (Susep). Ela autoriza que as transações de seguros sejam feitas via contrato eletrônico. Já a Lei Federal 11.419/2006 aborda a informatização dos processos judiciais.
Dessa forma, há vários aspectos legislativos que garantem a validade jurídica da operação. Com a adoção do certificado digital, você tem uma proteção extra, já que uma terceira parte identifica e assegura a autenticidade do documento.
Assim, não há erros com relação à validade jurídica e você só alcança os benefícios. Especialmente, por conta das tecnologias utilizadas. Dessa forma, é possível utilizar esse recurso de forma ampla para garantir que a operação seja a mais eficiente possível.
Em resumo, a assinatura digital é um recurso tecnológico diferenciado, que agrega vantagem competitiva para o seu negócio. Ainda mais se forem utilizadas ferramentas de segurança, como:
- Vídeo selfie;
- Inteligência artificial;
- Conjunto comprobatório devido aos dois recursos anteriores e a dados de geolocalização, de conexão e do dispositivo;
- Assinatura digital ICP, que é a mais segura;
- Guarda digital, para armazenamento do arquivo de forma segura;
- Registro blockchain, que traz mais segurança ao armazenamento dos documentos.
Agora que você entendeu o que é assinatura eletrônica e como funciona, está na hora de proteger o seu negócio. Essa é a melhor maneira de ter agilidade, eficiência e bons resultados nas operações diárias.
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