A pandemia do covid-19 trouxe novos paradigmas para as empresas. Mudou a maneira de fazer negócios e também as relações com o trabalho. Isso porque o trabalho presencial recebeu restrições de cientistas, autoridades e médicos. Assim, os empreendedores tiveram a chance de pensar em outras possibilidades, como por exemplo, o trabalho híbrido.
Essa é uma modalidade de trabalho que tem ganhado mais espaço durante momentos difíceis, como o da pandemia. No entanto, diante das vantagens desse sistema, é possível imaginar que ela permaneça por mais tempo.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe esse texto e saiba afinal o que é trabalho híbrido. Entenda também qual é a diferença entre ele e outras modalidades de trabalho. Por fim, descubra como aplicá-lo e quais desafios as empresas podem enfrentar para implementá-lo.
O que é trabalho híbrido?
O trabalho híbrido é um modelo de jornada de trabalho. Nele, o colaborador pode exercer suas atividades de duas maneiras. A primeira delas é a forma mais tradicional, o trabalho presencial. A segunda forma é à distância, estando na sua casa ou em outro lugar.
Essa concepção de trabalho híbrido surgiu do conceito “Anywhere office”. Sua tradução literal quer dizer escritório em qualquer lugar. A proposta é aumentar a produtividade da equipe, oferecendo aos colaboradores um modelo de trabalho mais flexível.
O trabalho híbrido possibilita ao colaborador ter maior escolha para definir onde quer trabalhar. Seja em determinado período ou projeto. Pode, por exemplo, deixar de ficar o dia inteiro preso no escritório e ir passar parte do seu dia em uma cafeteria, dentro de casa ou na praia.
Como consequência disso, o colaborador tende a entregar uma tarefa muito mais criativa. Também pode haver aumento na sua produtividade.
Embora tenha sido popularizado durante a pandemia do covid-19, o trabalho híbrido é uma modelo conhecido por empresas multinacionais. É o caso do Spotify. Essa empresa de streaming musical já há algum tempo se baseada no “Anywhere Office” para ter colaboradores mais criativos.
Qual a diferença entre trabalho híbrido, remoto e presencial?
Os modelos de trabalho mudam com o passar dos tempos. E com elas surgem as dúvidas sobre o que qualifica cada modelo específico. A seguir, vamos explicar um pouco mais sobre isso.
Trabalho presencial
O trabalho presencial é a tradicional relação de trabalho. Ou seja, é onde o colaborador deve cumprir jornada dentro da própria organização. Essa jornada é determinada por horário de entrada e saída, usando o espaço físico de empresa.
Além disso, o trabalho presencial conta com a maior parte dos colaboradores da empresa presente no local. Ou seja, as diferentes equipes devem estar de forma simultânea trabalhando no local, com horários fixos.
Quanto ao uso de equipamentos necessários para a execução das tarefas, no trabalho presencial eles pertencentem à empresa. Os mesmos são usufruídos geralmente dentro daquele espaço físico.
Trabalho home office
Nessa modalidade de trabalho, os colaboradores exercem suas funções de forma remota. Ou seja, não há necessidade de se dirigirem à sede da empresa.
Embora hoje em dia o home office seja também desempenhada por colaboradores de carteira assinada, tradicionalmente ele é desempenhado por profissionais autônomos. Esses são contratados por diversas empresas, mas suas atividades são feitas dentro da própria casa.
Outra característica do trabalho home office é que o colaborador pode definir qual o melhor horário para desempenhar as suas funções a depender do acordo feito entre a empresa contratante e o colaborador. Toda a estrutura utilizada pelo colaborador pertence a ele ou cedido pela empresa.
Trabalho híbrido
Como vimos, o trabalho híbrido é a junção entre o trabalho presencial e home office. Nessa modalidade, as escala de trabalho são determinadas de acordo com a necessidade da empresa.
Por exemplo, é possível que o colaborador trabalhe em dias alternados fora do escritório e em outras datas, na sede da empresa. Esse tipo de organograma deve ser elaborado de acordo com a estratégia implementada pela empresa.
Portanto, o trabalho híbrido não necessariamente faz com que o colaborador decida, de conta própria, onde ele pretende trabalhar em determinado dia.
Quais os benefícios do trabalho híbrido?
O trabalho híbrido pode trazer benefícios que muitos empresário e colaboradores desconhecem. Por exemplo, o aumento da produtividade, já que o colaborador pode desenvolver mais autonomia e satisfação. A seguir, elencamos as principais vantagens do trabalho híbrido.
Diminuição de atrasos
Pegar o trânsito cheio é uma das dos obstáculos que os colaboradores que fazem trabalho presencial acabam enfrentando diariamente para chegar na empresa. Não à toa que atrasos acontecem com uma certa frequência.
Esse tipo de consequência compromete o sucesso das tarefas da empresa, especialmente aquelas que têm prazos mais apertados. Sem contar as reuniões importantes que precisam da presença de todos pontualmente para dar os encaminhamentos corretos.
Mas com o trabalho híbrido, esse tipo de preocupação praticamente não existe. Isso porque, como o colaborador pode trabalhar alguns dias no escritório da empresa, ele consegue se organizar para não se prejudicar. Assim, terá melhores condições de ser pontual na rotina de trabalho.
Aumento de produtividade
Muitas empresas acabam investindo em treinamentos para desenvolver habilidades inovadoras de seus colaboradores. Mas nem todas elas conseguem acertar nessa estratégia. Talvez esteja faltando pensar na possibilidade de oferecer o trabalho híbrido na organização.
O colaborador fica muito entediado na sede da empresa e acaba tendo baixa produtividade. Com a possibilidade de trabalhar em casa ou em outro lugar fora do escritório, é possível que ele entre em contato com estímulos psíquicos que ajudam a melhorar a relação com o trabalho. Com isso, econsegue ter ideias mais criativas, aumentando sua produtividade e a sensação de integração à empresa.
Hierarquia distribuída
O processo de hierarquização das empresas é fundamental para o cumprimento de todas as tarefas de acordo com alinhamento definido pela gestão superior. No entanto, uma estrutura hierarquizada muito rígida acaba criando condições desfavoráveis para os colaboradores da empresa.
Por exemplo, a hierarquia excessivamente centralizada pode desenvolver o autoritarismo. Este faz com que os colaboradores se sintam intimidados e trabalhem sob estresse.
Uma das forma para garantir uma hierarquia saudável dentro da empresa é fazendo com que ela seja mais dispersa. Isso quer dizer, por exemplo, permitir que colaboradores que ocupam níveis hierárquicos mais inferiores possam também tomar decisões na empresa. Logicamente que isso fica limitado às competências daquele cargo.
Outra forma de exercitar a hierarquia dispersa é justamente oferecer aos colaboradores o trabalho híbrido. Nessa condição, o colaborador tem mais autonomia para cumprir suas tarefas, já que pode escolher em qual local gostaria de trabalhar em determinado período.
O trabalho híbrido também favorece uma cultura colaborativa, na qual todos trabalham juntos para construir soluções aos problemas enfrentados pela empresa.
É importante ressaltar que os colaboradores que fazem suas atividades com autonomia ou hierarquia dispersa tem possibilidade de se sentirem mais confiantes em seus cargos.
Assim é possível obter maior sentimento de valorização e satisfação por parte dos colaboradores. Isso favorece a retenção de talentos e aumenta a produtividade na empresa.
Melhor gestão do tempo
A gestão do tempo é fundamental para a produtividade no trabalho. Imagine como deve ser complicado para que um colaborador faça gestão do seu tempo se ele enfrenta diariamente um trânsito congestionado para chegar ao trabalho.
Nesse caso, é difícil manter agenda com pontualidade, um vez que há imprevistos logo no trajeto ao trabalho.
Por esse motivo que o trabalho híbrido é uma forma de contribuir para a gestão eficiente do tempo. Isso porque o colaborador, quando tem a possibilidade de escolher onde trabalhar, consegue organizar sua agenda de maneira a otimizar o tempo disponível.
Por exemplo, quando se está trabalhando em casa, o colaborador consegue “enxergar” mais tempo disponível para o cumprimento das suas atividades. E a partir desse ponto escolher como melhor aproveitá-lo.
Redução de custos
Manter uma estrutura física para garantir o trabalho dos colaboradores é um custo alto para as empresas. Afinal, é preciso alugar espaços para alocar os trabalhadores quando principalmente a empresa começa a crescer.
Algo diferente acontece com o trabalho híbrido. Nessa condição, a empresa consegue reduzir seus custos de aluguel de espaço, uma vez que nem sempre terá que ter uma equipe trabalhando na sede da empresa.
Isso também traz economia de consumo de energia elétrica, água e materiais que garantam a boa permanência do colaborador na sede da empresa. Além de considerar também que há economia de custo em relação ao vale-transporte e demais despesas.
Sendo assim, utilizando o trabalho híbrido, a empresa tem maior possibilidade de fazer a gestão de custos, tendo mais dinheiro em caixa para ser utilizado em investimentos, por exemplo.
Quais os principais desafios do trabalho híbrido?
Como vimos, o trabalho híbrido pode trazer uma série de vantagens para empresa e para os colaboradores. No entanto, colocar em prática esse tipo essa condição de trabalho necessita superar alguns desafios. A seguir, vamos conhecer alguns desses obstáculos e como poder vencê-los.
Segregação de grupos de trabalho
O trabalho híbrido garante que todos trabalhem de maneira produtiva e mais confortável. No entanto, pode acontecer que, durante esse trabalho, haja divisão de relacionamento entre colaboradores do trabalho presencial e remoto ou fora da empresa.
Por exemplo, é possível que trabalhadores que estão trabalhando na sede da empresa se organizem mais com aqueles ao seu redor e acabam se segregando daqueles que estão fora da empresa.
Também pode surgir uma ideia de privilégio de quem está trabalhando fora da sede da empresa, criando uma situação de vantagem na mente de alguns.
É por isso que é importante que a estratégia de trabalho híbrido seja algo pensado coletivamente. Tem que haver um consenso de que todas as equipes de trabalho são importantes, independentemente do local onde trabalham.
Segurança da informação
A segurança da informação é um elemento muito importante para toda empresa. Afinal, é preciso proteger os dados dos clientes e da própria organização contra fraudes ou vazamentos.
Fazer essa guarda da informação dentro da sede da empresa é mais garantido. Uma vez que, no ambiente do escritório, todos estão a sua volta, o que cria inibição para que fraudes sejam cometidas por funcionários.
No entanto, quando esses colaboradores migram para o trabalho híbrido, é possível haver um enfraquecimento do controle da segurança da informação. Afinal, o colaborador pode estar em casa e não necessariamente está sob vigília da empresa.
Nesse sentido, é fundamental que no trabalho híbrido seja estabelecida uma nova política de segurança da informação. Essa deve ser especialmente elaborada para garantir os cuidados necessários a cyber segurança. É preciso também criar regras específicas de acesso para os ambientes fora da sede da empresa. Como, por exemplo, sobre o uso de redes públicas de internet.
Comunicação entre os grupos de trabalho
Comunicação no trabalho híbrido é outra questão que deve ser levada a sério. Afinal, é possível que as equipes que trabalham na empresa não estejam alinhadas às que trabalham de forma remota.
Pode haver, por exemplo, a dispersão por parte de uma das equipes, enquanto as outras estão bastante concentradas e necessitando de contato dos seus colegas dispersos.
Nesse sentido, é fundamental implementar ações que criam uma padronização da maneira de comunicar durante o trabalho híbrido. Por exemplo, pode-se pensar em estratégias para as reuniões, estipular quais pessoas devem estar presentes, dentre outras condições necessárias para a comunicação eficiente na empresa.
Fazer a transição do físico para digital
Hoje em dia, ainda é possível encontrar empresas que têm resistência em passar por uma transformação digital. A implementação do trabalho híbrido vai ser uma exigência importante.
Afinal, é preciso criar condições para que os colaboradores que estão fora da sede da empresa consigam seguir suas tarefas normalmente. Isso quer dizer, por exemplo, fazer a transição entre as assinaturas manuscritas para assinatura digital.
Essa tecnologia permite fazer diversas ações de modo remoto, como contratos com fornecedores e proposta de vendas de imóvel. Tudo isso com validade jurídica.
Mas para isso, é preciso adquirir uma plataforma de assinatura digital e, em seguida, realizar o treinamento dos colaboradores para utilizá-la. Embora esse procedimento seja bastante simples, a empresa deve ter cautela no momento de treinar os colaboradores para que eles façam da maneira correta.
Como criar uma equipe híbrida?
Conhecidos os benefícios e desafios que trabalho híbrido pode oferecer, agora chegou o momento de saber como montar um equipe híbrida, sem cometer erros. A seguir, separamos os principais passos.
Comece por um bom planejamento
O trabalho híbrido não pode se iniciar com o comunicado aos colaboradores de que eles podem optar por dois modelos de trabalho: o presencial e o home Office. Antes disso, é preciso fazer um bom planejamento da empresa a fim de criar condições para que o trabalho híbrido seja perfeitamente implementado.
Entre os aspectos que devem ser considerados estão presentes quais são os dias da semana ou do mês que vai ser necessário atividades presenciais. Também é preciso criar um bom esquema de revezamento entre os colaboradores, sempre considerando o alinhamento entre as equipes.
Ainda é preciso considerar a criação de novas regras na empresa, como, por exemplo, o cumprimento de prazos e a segurança da informação.
Ofereça as ferramentas necessárias
Nem sempre todos os colaboradores vão ter em casa todas as ferramentas necessárias para o trabalho híbrido, na fase do home office. Por isso, é importante que a empresa identifique quais são os colaboradores nessa condição e busque atendê-los.
Além disso, é importante oferecer um suporte de atendimento a todos os colaboradores em trabalho híbrido. É preciso que eles tenham inclusive suporte emocional para justamente saber lidar com questões de eventuais incertezas e inseguranças que surgirem.
Crie métricas
O trabalho híbrido só pode funcionar se estiver favorável para empresa e colaboradores. Caso ele começa a desandar, é preciso pensar em soluções. Para verificar como está o bom andamento do trabalho híbrido, é importante criar métricas.
Essas devem avaliar a performance de cada colaborador de acordo com o modelo de trabalho que ele tem adotado. É preciso também estipular métricas para a gestão financeira da empresa. Isso ajuda a observar se o trabalho híbrido tem compensado os custos de aluguel de espaço ou de manter uma estrutura física. Além de considerar o aumento de lucro proveniente da elevação da produtividade dos colaboradores
Quais as previsões para o futuro do trabalho híbrido?
Muito se pensa sobre a longevidade do trabalho híbrido. Será que ele de fato criaria uma presença forte nas empresas depois de passado o momento atual de pandemia? Essas e outras questões serão pensadas a seguir.
Novo perfil de colaboradores
Pode ser exagerado afirmar, mas o modelo híbrido será a forma de trabalhar no futuro. Bom, pelo menos se isso for depender das novas gerações. Isso porque os novos colaboradores tem mudado seu comportamento em relação ao que se espera de um trabalho ou emprego.
Eles procuram uma ocupação com maior flexibilidade de funções desempenhadas, de horários e inclusive de local de trabalho. Impulsionado por essa mudança geracional, a pesquisa feita pelo Internacional Workplace Group demonstrou que a procura por coworking e escritórios flexíveis está em crescimento. Portanto, parece que essa é uma realidade que deverá ser aceita por parte das empresas.
Maior segurança em tempos instáveis
As características impostas pelo distanciamento social da pandemia de covid-19 fez com que o trabalho híbrido fosse adotado por grande parte das empresas. É unânime a afirmativa de que se aprendeu muito em termos tecnológicos e estratégicos para continuar os negócios em momentos instáveis.
Nesse sentido, trabalho híbrido se tornou um favorito para enfrentar possíveis outras pandemias, as quais os cientistas já sinalizaram que podem ocorrer a qualquer tempo.
Para essas circunstâncias, o trabalho híbrido passaria quase que ileso, uma vez que ele faz parte de uma realidade já experimentada. As empresas que entenderem isso poderão sofrer menos ou quase nada diante de tempos catastróficos.
Todas as empresas estão preparadas para o trabalho híbrido?
Apesar do trabalho híbrido apresentar diversas vantagens, ainda o trabalho presencial é preferido por parte da maioria das empresas. Isso se deve muitas vezes a própria natureza do negócio. Por exemplo, ainda não é possível fazer cirurgias complexas à distância.
Mas outra questão em jogo é que ainda há preconceito de empresas quanto ao uso de tecnologias. Parece que há uma dificuldade da “entregar” para um computador a responsabilidade de executar tarefas que tradicionalmente foram desempenhadas por pessoas.
No entanto, como vimos anteriormente, o comportamento dos colaboradores e momentos instáveis como de pandemia exigem que as empresas comecem a se familiarizar com a possibilidade do trabalho híbrido.
Isso não precisa ser feito de maneira abrupta. Pode-se começar com pequenos passos. A empresa pode a começar a dividir seus colaboradores em pequenos times. Em seguida, observar o desempenho deles, aplicando o trabalho híbrido.
Depois, gradualmente, estender essa possibilidade para outros times. Em algum momento, atingir todo o quadro de colaboradores da empresa.
Outro detalhe é que as empresas precisam se adequar com a transformação digital. É preciso que comecem a se habituar às ferramentas mais modernas, que permitem tendências e oferecem mais recursos para simplificar esse tipo de adequação.
E não raro, o trabalho híbrido pode também favorecer a empresa mudar o seu estilo de negócio. Durante a pandemia, por exemplo, foi possível perceber que muitas empresas tiveram que migrar para o digital a fim de conseguir simplesmente manter o seu faturamento.
Nesse sentido, é provável que a transformação do trabalho híbrido possa fazer com que a empresa amplie seu nicho de mercado e, com isso, consiga mais clientes.
Essas foram algumas informações sobre o trabalho híbrido. Para realizar esse tipo de modelo de trabalho, é fundamental contar com parceiros que ofereçam ferramentas tecnológicas ultra modernas. Nesse lista, deve estar presente a plataforma de assinatura digital. Ela é essencial para uma empresa tenha mais flexibilidade para colher assinaturas em qualquer parte do mundo.
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