Todo empreendedor, para ter sucesso, precisa trabalhar com agilidade e eficiência. No entanto, se a rotina de gestão desse empreendedor estiver atrelada à assinatura manuscrita, possivelmente as metas e resultados não serão atingidos rapidamente. Mas a solução pode estar ao adotar a assinatura virtual.
Esse tipo de tecnologia apresenta facilidades que se adequam ao perfil do empreendedor. Por exemplo, a assinatura virtual ajuda a deixar os processos mais rápidos e reduzir custos. Além de proporcionar mais tempo para o empreendedor se dedicar a tarefas estratégicas, diminuindo o contato com a burocracia.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe esse texto e conheça qual a importância da assinatura virtual e como ela pode auxiliar os empreendedores. Também perceba quais são as vantagens de investir nela.
O que é assinatura virtual?
A assinatura virtual é todo o processo de validação de uma assinatura em meio digital. Nesse sentido, a assinatura virtual abrange as modalidades de assinatura digital e eletrônica.
A primeira funciona a partir de recursos de criptografia e certificação digital. Enquanto a segunda trabalha com soluções do tipo SaaS (software as a service) que atua na autenticação, rastreamento e armazenamento de informação do signatário.
Portanto, a assinatura virtual se baseia em processos complexos e avançados de tecnologia. Todos eles garantem segurança no armazenamento dos dados, estando de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
A assinatura virtual também possui uma série de elementos comprobatórios que ajudam a verificar autenticidade do signatário, dificultando a ação de fraudadores.
Ainda é importante salientar que a assinatura virtual tem validade jurídica semelhante aos documentos assinados em papel. De acordo com a Medida Provisória de 2200-2 de 2001, os documentos assinados virtualmente têm autenticidade e integridade garantidas. Ou seja, sem a necessidade de comprovação em um órgão, como cartório.
Qual a importância da assinatura virtual para empreendedores?
Ter a opção de trabalhar com documentos assinados virtualmente traz benefícios significativos para a rotina de todo empreendedor. Ela pode ajudar no planejamento do fluxo de trabalho e na liberação de documentos nos mais diversos setores no mercado. Vamos conhecer a seguir mais detalhes.
Setor Jurídico
Para os empreendedores que atuam em escritórios de advocacia a possibilidade de emitir documentos assinados virtualmente traz inúmeras vantagens. A primeira delas, refere-se a redução da burocracia.
Escritórios que trabalham com documentos assinados de forma manuscrita precisam garantir a validade jurídica desse documento. Assim, as partes devem ir a um cartório para reconhecer a firma. Após isso, também é preciso ir ao fórum para assinar os documentos e realizar a protocolização das petições.
Dessa maneira, a burocracia faz com que o andamento do processo seja ainda mais lento e trabalhoso. Mas com assinatura virtual esse tipo de situação é reduzida drasticamente. Isso porque, com a possibilidade de assinar documentos virtualmente, todo trabalho é simplificado.
Aqui tudo é feito no ambiente virtual, sendo que as partes podem estar em qualquer parte do mundo e utilizar dispositivos móveis. Assim, os documentos são assinados imediatamente e podem ser utilizados para os mais devidos fins.
Setor contábil
Da mesma maneira, os empreendedores que trabalham na área contábil podem desfrutar das vantagens de usar assinatura virtual. Esse segmento do mercado frequentemente lida com procedimentos que necessitam de assinaturas de clientes, de empresas fornecedoras e até mesmo órgãos do governo.
Com a assinatura virtual esses procedimentos da área contábil conseguem ter maior economia de tempo. Além disso, aumenta a chance do empreendedor na área de contabilidade ter vantagem competitiva.
Isso porque a área contábil frequentemente trabalha com prazos apertados. Inclusive a legislação tem sido cada vez mais severa em relação a apresentação de documentos e cumprimento de prazos. Nesse sentido, o empreendedor que consegue adiantar nos prazos tem o maior preferência por parte dos clientes. Com isso, ele também fica de acordo com a legislação e fiscalização.
Setor da saúde
A área da saúde exige segurança no envio de documentos e troca de informações. Por exemplo, no caso da emissão de laudos médicos à distância é fundamental que haja proteção dos dados.
Nesse contexto, a utilização da assinatura virtual é uma maneira segura de evitar problemas como falsificação de receitas e atestados médicos. Isso porque a plataforma de assinatura virtual utiliza uma série de critérios comprobatórios que inibem a ação de fraudadores.
Dessa maneira, o empreendedor na área de saúde consegue zelar pela segurança dos clientes. Consultórios clínicas e laboratórios conseguem colher bons benefícios com agilidade, segurança e proteção de dados, proporcionados pela assinatura virtual.
Quais outros benefícios de utilizar assinatura virtual?
Como vimos, a assinatura virtual garante autenticidade, segurança e validade jurídica dos documentos. Para além desses benefícios, a assinatura virtual pode gerar impacto positivo em outros aspectos nos empreendimentos. Vejamos a seguir.
Sincronização com serviços públicos informatizados
Felizmente, hoje em dia é possível observar que alguns setores do serviço público estão sintonizados com os avanços tecnológicos. Por exemplo, a Receita Federal dá opção do contribuinte realizar diversas atividades no âmbito online, sem a necessidade de recorrer a algum atendimento presencial ou validar documentos manuscritos.
O empreendedor que faz uso da assinatura virtual consegue sincronizar esses e outros serviços públicos. Por exemplo, ele tem condições de emitir documento de arrecadação pelo simples nacional.
Também ter acesso ao E-cnpj. Trata-se de uma identidade digital destinada aos empreendedores que possuem CNPJ. Por meio dele, é possível realizar diversos serviços, como, por exemplo, atender aos compromissos fiscais que toda empresa tem com o governo.
Segurança nas transações
Os documentos assinados de maneira manuscrita podem trazer insegurança nas mais diversas transações que dependem desses documentos. Isso porque as assinaturas em papel podem ser facilmente clonadas por criminosos. Esses conseguem replicar assinatura em qualquer documento e fazer o uso que achar conveniente.
Porém, com a assinatura virtual, a situação se torna mais segura. Como vimos, a assinatura virtual se baseia em processos complexos e avançados que dificultam a atividade de criminosos fraudadores. Dessa maneira, os documentos podem ser facilmente assinados, mantendo o total segurança nas transações.
Documentos arquivados de maneira organizada
Os empreendedores frequentemente se deparam com um grande desafio que é ter uma documentação organizada e devidamente arquivada. Fazer esse processo de maneira manual com documentos em papel pode exigir um trabalho bastante oneroso. Afinal, é preciso manter colaboradores treinados para fazer a separação correta dos documentos e organizá-los em um arquivo físico que também demandará espaço dentro da empresa.
Algo bastante diferente acontece se o empreendedor adotar assinatura virtual. Essa tecnologia realiza digitalização dos documentos assinados e os centraliza em uma plataforma. Além disso, ela os armazenar em nuvem. Todo o processo é facilitado com ganho de tempo, além de poder encontrar as informações em tempo real.
Processos otimizados
A rotina de todo empreendedor é bastante corrida. Então é fundamental que ele perca menos tempo com atividade burocráticas para que tenha mais tempo para se dedicar com tarefas estratégicas.
Grande parte do mecanismo que mantém esse sistema burocrático, lento e oneroso é a assinatura manuscrita. Pois ela acaba quase que emperrando o avanço de novos projetos, já que ela demanda mais etapas para ser encaminhada ao destino.
Nesse sentido, a adoção da assinatura virtual fica mais próxima do perfil de otimização desejada pelo empreendedor. Várias razões explicar esse potencial de agilidade da assinatura virtual.
Por exemplo, é justamente porque ela faz uso da internet para registrar assinatura dos documentos. Isso traz instantaneidade e mobilidade, uma vez que a pessoa pode assinar em qualquer parte do mundo, usando a internet.
Outro fator a considerar é a questão de logística. Documentos assinados eletronicamente não dependem de transportadora ou office-boy para chegarem ao destinatário. Tudo pode ser enviado por e-mail instantaneamente. Portanto adotar assinatura virtual é uma maneira de ter processos utilizados na rotina do empreendedor.
Redução ou eliminação do uso do papel
A utilização de papel dentro das empresas ainda é uma realidade. Mas parece que está com os dias contados. A sociedade tem cobrado dos negócios uma postura mais ecológica, que racionaliza o uso de recursos ambientais. Isto é, adotar alternativas para garantir a sustentabilidade.
Nesse senttio, uso da assinatura virtual pode garantir essas condições. Por se basear no uso totalmente digital, ela não vai exigir a impressão, criação de grandes estoques de papel para impressão de recebimento de assinaturas.
Como consequência disso, a empresa reduz custos e também tem sua imagem melhorada diante do mercado. Isso porque as pessoas têm valorizado empresas que adotam posturas corretas no caminho de garantir a preservação ambiental.
Ganhar da concorrência
Todo empreendedor quer sempre estar a um passo à frente do seu concorrente. E uma maneira de fazer isso é otimizar processos frequentemente burocráticos.
O empreendedor que consegue adotar assinatura virtual vai largar na frente das empresas que ainda utilizam assinatura manuscrita. Como vimos, ao adotar a assinatura virtual, o empreendedor consegue otimizar os processos, reduzir custos, eliminar o uso de papel e essas características fazem com que ele tenha uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.
Essas foram algumas informações sobre a assinatura virtual para empreendedores. É importante utilizar essa tecnologia em uma plataforma segura e que tenha funcionalidades interessantes. É o caso da plataforma iGree. Ela foi especialmente desenvolvida para facilitar os desafios enfrentados pela rotina de trabalho dos empreendedores.
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