Você sabe por que vale a pena assinar documento com certificado digital? As assinaturas eletrônicas já são uma realidade para os negócios. Especialmente na era da transformação digital. Hoje, a agilidade é um dos fatores determinantes do sucesso de um negócio. Por isso, as assinaturas em formato eletrônico foram criadas para proporcionar exatamente isso.
Os benefícios das assinaturas eletrônicas ficaram ainda mais evidentes com a pandemia do coronavírus. A crise destacou a necessidade das empresas promoverem o trabalho remoto. Ou seja, continuarem funcionando mesmo com equipes geograficamente distantes. Isso acelerou a digitalização, impulsionando o uso de documentos e assinaturas em formato eletrônico.
Agora, com as assinaturas eletrônicas se tornando a norma, estamos evoluindo para uma nova etapa, ainda mais segura. É hora de começar a assinar documento com certificado digital.
O uso do certificado digital dá luz às chamadas assinaturas digitais. Explicamos a diferença entre assinatura digital e eletrônica anteriormente. Agora é a hora de explicar porque assinar documento com certificado digital confere muito mais segurança e confiabilidade para seu negócio.
Vamos começar explicando o que é certificado digital. Siga conosco para conferir.
Visão geral: o que é um certificado digital?
Certificados digitais são credenciais que verificam se uma pessoa ou empresa que está enviando uma mensagem ou documento é realmente quem diz ser. Ou seja, que ela não é um impostor. Um certificado digital conecta a identidade de um indivíduo a uma chave de criptografia pública e privada. Essas chaves verificam, dentre outras informações, a identidade do proprietário do certificado.
Os certificados digitais são partes fundamentais das assinaturas digitais, que protegem documentos e informações importantes. Não fosse um certificado digital, alguém poderia se passar por outra pessoa. Assim, haveria facilidade para violar a integridade do documento ou mensagem em questão.
O certificado, no entanto, garante que aquele documento é inviolável. Ou seja, que não foi alterado a partir da data e hora emitidos no carimbo do certificado.
Certificado digital vs. assinatura digital: qual é a diferença?
Um certificado digital é apenas uma parte de uma assinatura digital. Uma assinatura digital usa um certificado digital para autenticar a identidade do assinante e garantir que documentos e mensagens digitais transmitidos eletronicamente não foram falsificados ou adulterados.
As assinaturas digitais são semelhantes às assinaturas físicas em papel. Em comparação entre as duas, ambas são exclusivas de cada signatário. Mas assim como as assinaturas físicas precisam ser autenticadas em cartório para garantir sua confiabilidade, a assinatura em formato eletrônica usa o certificado digital para fazer o mesmo.
Para isso, uma assinatura digital cria uma “impressão digital” eletrônica usando um processo de criptografia complexo. Essa impressão é chamada de hash. Ele comprova que aquele documento foi assinado na hora e data carimbados. Seu objetivo com isso é atestar que não houve alterações após esse momento. Mas como esse processo funciona? Vamos entrar em mais detalhes a seguir.
Assinar documento com certificado digital: como funciona?
As assinaturas digitais usam a infraestrutura de chave pública (ICP-Brasil). Esta é considerada o padrão-ouro para autenticação e criptografia de identidade digital. A ICP-Brasil depende do uso de duas chaves relacionadas para cada certificado digital, uma chave pública e uma chave privada. Juntas, elas criam um par de chaves para criptografar e descriptografar uma mensagem usando algoritmos de criptografia fortes.
Uma assinatura digital é gerada e criptografada usando a chave privada do signatário e também um carimbo de data e hora de quando o documento foi assinado. A chave pública do signatário, por outro lado, é utilizada para verificar a confiabilidade da assinatura e que ela foi mesmo feita por aquele signatário. Essas chaves normalmente são armazenadas com segurança graças à ajuda de uma Autoridade Certificadora (AC) confiável
Veja como funciona o processo de assinar documento com certificado digital:
- O remetente seleciona o arquivo a ser assinado digitalmente na plataforma ou aplicativo de documentos.
- O computador do remetente calcula o valor de hash exclusivo do conteúdo do arquivo.
- Esse valor de hash é criptografado com a chave privada do remetente para criar a assinatura digital.
- O arquivo original, junto com sua assinatura digital, é enviado ao receptor.
- O receptor usa o aplicativo de documento associado, que identifica que o arquivo foi assinado digitalmente.
- O computador do receptor então descriptografa a assinatura digital usando a chave pública do remetente.
- Ele então calcula o hash do arquivo original e compara o hash que calculou com o hash agora descriptografado do arquivo do remetente.
Como é garantida a confiabilidade da assinatura digital?
O processo de assinar documento com certificado digital é fácil e direto para pessoas físicas ou empresas adotarem. Você primeiro precisa de um certificado de assinatura digital, que pode ser adquirido por meio de uma Autoridade de Certificação confiável.
Depois de baixar e instalar o certificado, basta usar a função de assinatura digital da plataforma ou aplicativo de documentos apropriado. Por exemplo, a maioria dos aplicativos de e-mail fornece um botão “Assinar digitalmente” para assinar digitalmente seus e-mails.
Ao enviar um documento assinado usando uma chave privada, a parte receptora obtém a chave pública do signatário que permitirá descriptografar o documento. Depois que o documento é descriptografado, a parte receptora pode visualizar o documento inalterado como o usuário pretendia.
Se a parte receptora não puder descriptografar o documento usando a chave pública, isso significa que o documento foi alterado ou mesmo que a assinatura não pertence ao signatário original.
A tecnologia de assinatura digital exige que todas as partes envolvidas confiem que o indivíduo que criou a assinatura conseguiu manter sua própria chave privada em segredo. Se outra pessoa tiver acesso à chave privada do assinante, essa parte poderá criar assinaturas digitais fraudulentas em nome do titular da chave privada.
Mas o que acontece se o remetente ou o destinatário alterarem o arquivo após a assinatura digital? Como o valor de hash do arquivo é exclusivo, qualquer alteração no arquivo cria um valor de hash diferente. Como resultado, quando o computador do receptor compara o hash para validar a integridade dos dados, a diferença nos valores do hash revela que o arquivo foi alterado. Assim, a assinatura digital seria mostrada como inválida.
Por que assinar documento com certificado digital é seguro?
À medida que mais negócios são realizados online, acordos e transações que antes eram assinados em papel e entregues fisicamente agora estão sendo substituídos por documentos e fluxos de trabalho totalmente digitais.
No entanto, sempre que dados valiosos ou confidenciais são compartilhados pela internet, há o risco de que agentes mal-intencionados que desejam roubar ou manipular essas informações para seu próprio ganho estejam presentes.
As empresas devem ser capazes de verificar e autenticar se esses documentos, dados e comunicações comerciais críticos são confiáveis e entregues com segurança para reduzir o risco de adulteração de documentos por partes mal-intencionadas.
Além de proteger informações valiosas online, assinar documento com certificado digital não interrompe a eficiência dos fluxos de trabalho de documentos; na verdade, geralmente ajuda a melhorar o gerenciamento de documentos em comparação com os processos em papel. Uma vez implementadas as assinaturas digitais, o ato de assinar um documento é fácil e pode ser feito em qualquer computador ou dispositivo móvel.
Além disso, a assinatura é portátil, pois é incorporada no próprio arquivo, onde quer que seja transmitida e em qualquer dispositivo. Documentos assinados digitalmente também são fáceis de controlar e acompanhar, fornecendo o status de todos os documentos, identificando se foram ou não assinados e visualizando uma trilha de auditoria.
E, claro, é vital que esses acordos assinados digitalmente sejam reconhecidos do ponto de vista legal. As assinaturas digitais estão em conformidade com padrões importantes, nacionais e internacionais, como o ESIGN Act, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o PCI DSS.
Benefícios de assinar documento com certificado digital
Os certificados digitais têm uma variedade de benefícios em relação a uma assinatura eletrônica padrão. Principalmente, esses benefícios têm a ver com segurança, mas também ajudarão você a administrar melhor seus negócios.
1. Previne fraudes
Os certificados digitais garantem a todos os envolvidos no processo que o remetente é quem eles dizem ser, prevenindo fraudes. Isso garante que um agente mal-intencionado não possa realizar fraudes em nome da sua organização.
2. Impede o acesso não autorizado
É fundamental evitar que seus dados sejam acessados por usuários não autorizados. Se seus dados forem comprometidos, você poderá ter sua identidade roubada ou perder informações comerciais confidenciais para criminosos. Os certificados impedem que olhos não autorizados visualizem seus dados.
3. Facilita a gestão do seu negócio
Os certificados digitais são uma maneira fácil de proteger suas informações sem muito comprometimento de tempo de sua parte. Os programas de software de assinatura digital podem criá-los para você. Como resultado, você não precisa tomar medidas extensas para proteger suas informações, como se encontrar pessoalmente para trocar documentos.
4. Cria uma trilha de auditoria
Graças a esses processos de criptografia digital, você poderá ver exatamente quem assinou os documentos, como eles foram alterados, quem tem acesso e todas as outras informações importantes sobre os dados. Você terá controle total sobre sua documentação, o que é obrigatório na era digital de hoje.
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