Quando o assunto é assinatura de contratos, as pessoas geralmente já preparam a caneta no bolso. Essa imagem é recorrente pelo fato de que ainda hoje contratos são firmado por assinatura manuscrita. Embora seja tradicional, esse tipo de procedimento tende a entrar em desuso nos próximos anos.
Isso se deve ao fato que a assinatura manuscrita apresenta impactos negativos para a dinâmica da empresa. Dentre os motivos, está a alta vulnerabilidade para fraudes. Também a assinatura manuscrita mantém uma estrutura burocrática e lenta, situações que as empresas bem sucedidas não querem mais tolerar.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe esse texto e descubra a porque a assinatura manuscrita não é recomendada. Perceba também que não é uma alternativa utilizar os escaneamento de documentos assinados manualmente. Por fim, perceba como a tecnologia pode ajudar nessas situações. Confira!
Quais os motivos para parar de usar assinatura manuscrita?
Assinar um documento de maneira manuscrita nunca foi algo com total segurança. São datadas as tentativas de fraudes de documentos como cheques e procurações. A seguir, vamos conhecer mais detalhes que justificam a desistência do uso da assinatura manuscrita.
1. Maior chance de fraudes
Você já imaginou quanto é fácil copiar uma assinatura de um papel para outro? Talvez você não consiga fazer isso de maneira mais fidedigna. No entanto, existem pessoas especializadas nesse tipo de fraude.
Com técnicas apropriadas, os fraudadores conseguem reproduzir qualquer tipo de assinatura. Além disso, esse tipo de documento pode facilmente ser taxado como autêntico.
Isso porque nem sempre o destinatário tem condições de verificar se aquela assinatura é de fato da pessoa que assinou. É preciso ser muito detalhista e ter outras garantias para poder dizer que a assinatura manuscrita é falsa.
2. Burocracia
Para garantir a credibilidade da assinatura manuscrita é preciso recorrer a algumas etapas burocráticas. Principalmente em contratos, é exigido que as assinaturas das partes sejam verificadas em cartório.
Esse processo é extremamente burocrático, pois é preciso ir pessoalmente ao cartório e seguir os procedimentos adotados. Além de, claro, pagar por isso. Também é preciso aguardar dias para que esse documento seja de fato disponibilizado. Isso tudo acaba atrasando os processos e tarefas do escritório.
3. Falta de sustentabilidade ambiental
Uso da assinatura manuscrita demanda a utilização de papel. No entanto, a sociedade hoje em dia tem demandado das empresas a redução do consumo de recursos naturais. Isso inclui toda a economia que envolve a geração do papel.
Nesse aspecto, é imprescindível que as empresas busquem alternativas para registrar em seus documentos em outros suportes. É uma maneira de ajudar na sustentabilidade ambiental do planeta e também está mais de acordo com as exigências dos clientes que exigem um mundo com consciência ambiental.
Escanear uma assinatura vale a pena?
Escanear documentos assinados de maneira manuscrita tem sido utilizado como um recurso para, por exemplo, encaminhar esse documento por meios digitais, como email. No entanto, essa prática não é recomendada. Vamos conhecer a seguir alguns detalhes importantes para evitar o uso da digitalização de documentos manuscritos.
Assinatura digitalizada não é assinatura digital
Muitas pessoas ainda acreditam que ao digitalizar um documento assinado de maneira manuscrita ele está tornando o documento assinado digitalmente. Mas na verdade não é a mesma coisa.
Primeiramente, deve ficar claro que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que garante a identidade em meios eletrônicos de determinado documento. A assinatura eletrônica então reúne uma série de tecnologias que exigem comprovação da identidade do signatário e da autenticidade documento. Dessa maneira, a assinatura eletrônica ou digital são maneiras legítimas de registrar assinatura em um documento.
Já o documento digitalizado não passa de uma imagem que faz a reprodução da assinatura manuscrita. Esse tipo de tecnologia utiliza equipamentos como scanner ou até mesmo uma câmera fotográfica. Esses não conferem autenticidade ao documento.
Sendo assim, o documento digitalizado não tem reconhecimento jurídico. Algo diferente do caso da assinatura eletrônica. Portanto, escanear documentos manuscritos não garante confiabilidade ou segurança.
Problemas ao escanear documento com assinatura manuscrita
Compreendidas as diferenças entre assinatura digital e documento digitalizado, chegou o momento de aprofundar quais os problemas referentes ao assunto. A seguir vamos demonstrar que escanear um documento não é uma boa estratégia para o seu negócio.
Falta de reconhecimento legal
A legislação brasileira já garantiu que a digitalização de documentos assinados manuscritamente não tem validade jurídica. Existem várias decisões judiciais e administrativas a respeito dessa questão.
Mas para citar um caso, vamos nos ater a decisão da 4º Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 6ª região do estado de Pernambuco que negou um recurso que foi enviado por correio eletrônico. A esse recurso estava anexa uma assinatura digitalizada. Ou seja, uma reprodução em imagem de documento assinado manualmente.
O entendimento é claro: documento escaneado não passa de uma cópia. Por isso está perfeitamente a vulnerável a fraudes. Portanto, não existe nenhuma segurança de que aquele documento não passou pelas mãos de um estelionatário.
Falta de proteção contra fraudes
Complementando o tópico anterior, a assinatura digitalizada não permite garantir qualquer proteção ao signatário e muito menos a quem recebe o documento. Por exemplo, basta manipular e replicar a assinatura em outros documentos utilizando editores de imagem.
Mas você pode argumentar que existem técnicos que conseguem avaliar se o documento foi adulterado ou não. De fato, existem. No entanto, eles não conseguem dar conta de toda a produção de arquivos digitalizados que circulam mundialmente. E aguardar por uma avaliação técnica pode ser custosa e demorada.
Por que usar assinatura eletrônica em vez de assinatura manuscrita?
Anteriormente, apontamos vários aspectos negativos a respeito do uso da assinatura manuscrita. Também salientamos a ineficiência de digitalização de documentos assinados manualmente. Felizmente existe a assinatura eletrônica que pode trazer segurança e agilidade nas transações dos contratos.
As assinaturas eletrônicas possuem validade jurídica. Ou seja, não exige a necessidade de ir ao cartório para que elas sejam creditados. A medida provisória de número 2200-2, de 2001, garantiu que elas têm veracidade, autenticidade e integridade.
Outro detalhe é que as assinaturas eletrônicas, quando associadas em uma plataforma específica, podem garantir maior agilidade para firmar acordos e contratos. Com apenas alguns cliques já é possível assinar o documento disponibilizá-lo.
Essas foram algumas informações sobre por que parar de usar assinatura manuscrita. É importante que sempre haja uma transformação digital, seja consultada uma empresa de experiência nessa área. Assim, será possível implementar os softwares corretos e com isso, colher os resultados de maneira mais ágil.
Quer conhecer a plataforma de assinatura digital? Entre em contato conosco e conheça as soluções do IGree.