O contrato digital é uma facilidade na operação firmada entre duas ou mais pessoas. Além de garantir que todas as condições sejam cumpridas, determina quais são os direitos e os deveres de todas as partes. A grande vantagem desse modelo é estar em meio eletrônico.
Isso significa que a assinatura e o armazenamento são digitais. Ainda existem outros benefícios derivados da tecnologia. A validade jurídica é um deles. Afinal, você tem a certeza de que o contrato é válido conforme as determinações da legislação brasileira.
Achou interessante saber melhor o que o contrato digital pode fazer pela sua empresa? Neste post, apresentamos 10 motivos para você adotar essa ferramenta no seu negócio. Além disso, explicamos cada um dos pontos para você entender exatamente o que essa vantagem implica para a rotina organizacional.
Então, que tal ver cada um dos benefícios? Continue lendo e saiba mais!
1. Agilidade e praticidade
O primeiro ponto a destacar é a rapidez implementada pelo contrato digital nos processos organizacionais. O documento tradicional — totalmente manual — é um procedimento demorado. Isso porque abrange várias etapas:
- Envio do contrato físico para assinatura de cada uma das partes;
- Recebimento do documento e análise das informações e assinaturas;
- Reconhecimento de firma no cartório.
Com um contrato em meio eletrônico, o documento é disparado ao mesmo tempo para todas as partes via e-mail. Isso porque cada interessado recebe um link de acesso. A assinatura é feita a qualquer momento e o processo está finalizado.
Como a tecnologia é utilizada, o processo de finalização do contrato deixa de durar dias e leva apenas algumas horas. Para ter uma ideia, as empresas que usam as soluções do iGree têm processos 80% mais rápidos, em média. Assim, o tempo de formalização dos acordos é de apenas dois minutos. Isso torna a rotina empresarial mais dinâmica.
Outro fator que comprova a praticidade é a possibilidade de acessar o documento a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet. Basta ter a autorização e você poderá verificá-lo.
2. Segurança
Os recursos de segurança evitam violações e garantem a validade jurídica do documento. Isso porque as informações são autenticadas por meio da criptografia. Além disso, as plataformas especializadas favorecem a elaboração e o upload dos documentos, o que evita a alteração dos arquivos por pessoas sem autorização.
Para garantir a segurança da informação, vários recursos podem ser utilizados. Entre os principais estão:
- Assinatura digital ICP Brasil: a entidade emite certificados digitais. Com esse recurso, é possível identificar pessoas físicas e jurídicas com segurança e credibilidade;
- Registro blockchain: garante que todas as operações e edições no documento sejam cadastradas. Dessa forma, é praticamente impossível haver alguma violação de dados;
- Vídeo selfie: o usuário grava sua vontade de firmar o acordo, o que garante uma formalização mais segura;
- Inteligência artificial: combinada ao machine learning, permite identificar a vontade do usuário, validar sua identidade e detectar a prova de vida;
- Conjunto comprobatório: a vídeo selfie com a inteligência artificial e dados de geolocalização do dispositivo e da conexão asseguram que o acordo é realmente verdadeiro e não foi fraudado.
Além disso, você pode conferir o acesso ao contrato digital para diferentes pessoas, mas com níveis de autorização diferentes. Enquanto um pode editar, o outro pode assinar ou até apenas visualizar. Tudo para evitar inconsistências e garantir o máximo de segurança.
Ainda vale explicar que a assinatura digital está vinculada a um certificado digital válido e contém chaves criptográficas, sendo uma pública e outra privada. Tudo isso traz privacidade na elaboração, tramitação e armazenamento dos contratos.
3. Redução de custos
A elaboração de contratos manuais pode ser custosa. Ela exige tempo para a elaboração do documento, impressão dos papéis, gastos com tinta e outros materiais de escritório, despesas com transporte do arquivo e cartório, etc.
Ou seja, colocando todos os valores no papel, percebe-se que os custos são altos. Segundo um estudo da IDC, os gastos médios representam entre 1% e 3% do faturamento empresarial anual.
Com o contrato digital é diferente. Você apenas precisa elaborar o documento e manter a ferramenta para armazenamento. O resto cai por terra, já que tudo está incluído na plataforma. Ou seja, a rotina empresarial é facilitada e os custos diminuem de forma significativa.
Vale a pena reforçar que os processos digitais integram o movimento paperless. Na prática, isso significa que há uma redução considerável de gastos e fluxo de papel na confirmação de acordos.
4. Organização
Um problema claro enfrentado pelas empresas que utilizam contratos físicos é relativo à questão do espaço de armazenamento. É normal ter problemas com a organização dos arquivos, que precisam ser guardados por cinco anos ou mais.
Além disso, é importante que estejam acessíveis e longe de fatores que podem prejudicar a preservação das folhas. Por exemplo, a umidade é um grande inimigo, assim como as pragas. As traças, inclusive, são capazes de ingerir papel, causando problemas grandes quando se espalham em um local de armazenamento de contratos.
Ao contar com uma plataforma de formalização de acordos digitais, os arquivos ficam armazenados na nuvem. Na prática, isso significa que qualquer pessoa com autorização e acesso à internet pode acessar o documento quando quiser.
A busca pelo contrato também é facilitada devido à organização. Afinal, uma pesquisa simples permite encontrar o que você precisa.
5. Preparação para o futuro
A transformação digital é um caminho sem volta. As empresas que não conseguirem se adaptar estão fadadas ao fracasso. Afinal, por que um cliente esperaria dias para ter um contrato assinado e finalizado, se esse processo pode levar apenas alguns minutos?
Isso assegura eficiência para o seu negócio. Sem contar que também se traduz em otimização de processos e eficiência. Ou seja, é mais fácil alcançar os objetivos de curto, médio e longo prazo, porque o trabalho da equipe é mais focado nas atividades estratégicas.
6. Sustentabilidade com o contrato digital
A economia de papéis e outros materiais de escritório garante que sua empresa esteja alinhada aos conceitos de sustentabilidade. A prática é valorizada pelos clientes, que buscam comprar de empresas com responsabilidade socioambiental.
Tanto é que uma pesquisa mostrou que, em 2022, 62% dos consumidores estão dispostos a mudar seus hábitos de compra com o propósito de diminuir os impactos ambientais. Além disso, 44% consideram os valores pessoais para tomarem sua decisão.
Desse total, 58% apresentam uma nova marca para amigos e familiares, a fim de garantir o engajamento com empresas mais sustentáveis. Outro ponto importante é que até 70% dos clientes não se importam em pagar mais por produtos e serviços que sejam sustentáveis.
7. Manutenção e garantia do compliance
Compliance significa agir de acordo com as regras legais e regulamentares. Para uma empresa, isso representa cumprir os aspectos fiscais, tributários e de gestão para alcançar o máximo de eficiência.
Os contratos digitais auxiliam nesse sentido por serem facilmente recuperados. Além disso, todo o seu ciclo de vida é controlado de forma apropriada. Ainda podem ser gerados relatórios e dados que contribuam para gerenciar os diferentes setores empresariais. Por exemplo, é possível saber quando determinado documento precisa ser renovado.
8. Redução da burocracia
Em vez de você perder tempo com diferentes etapas, o contrato digital permite reduzir a burocracia. Isso porque ele já tem validade jurídica e é assinado por meios eletrônicos. Assim, é desnecessário fazer a autenticação e o reconhecimento de firma em cartório. Da mesma forma, o recolhimento e a conferência manual de assinaturas são dispensados.
Essa característica traz agilidade nas negociações e até depois de assinar o contrato. Por exemplo, caso seja necessário fazer alguma alteração no acordo firmado, exigindo uma nova assinatura.
9. Melhoria na gestão de documentos
As plataformas de acordos digitais — também chamadas de soluções de agreement — organizam, automatizam e gerenciam todas as etapas de assinatura. Isso garante uma gestão aprimorada dos documentos, com possibilidade de reduzir a chance de fraudes nos casos em que vários recursos de segurança são utilizados.
Esse é o caso do conjunto comprobatório e do vídeo-selfie, por exemplo. Assim, os dados cadastrais são qualificados e o processo se torna mais confiável. Sem contar que você pode organizar e acessar os contratos digitais quando precisar e da forma que preferir.
10. Valorização do seu negócio
Todos esses fatores geram melhorias para a sua empresa, que se traduzem em valorização. O cliente se sente satisfeito e gosta da rapidez com que os processos são realizados. Ao mesmo tempo, isso traz a sensação de profissionalismo e inovação.
Esses aspectos são diferenciais. Ou seja, você tem uma vantagem competitiva significativa em relação à concorrência.
Assim, fica claro que o contrato digital é um recurso importante e que ajuda sua empresa a se destacar. Nesse processo, conte com uma empresa confiável, como o iGree. Dessa forma, você terá todos os benefícios listados ao longo deste post.
Quer saber mais sobre contratos digitais e outros assuntos relacionados? Aproveite os conteúdos do blog do iGree e leia todas as informações necessárias para sua empresa.