Os contratos empresariais têm a função primordial de estabelecer vínculos formais entre as partes. São esses instrumentos que garantem que acordos sejam seguros. Ou seja, protegem desde aqueles para o oferecimento do serviço até os que formalizam uma sociedade entre grandes corporações.
Portanto, é preciso ter cuidado para que não ocorram erros na criação desse tipo de documento. Deve haver proteção, de modo que a celebração do contrato aconteça sem danos ao contratante e ao contratado. Além de garantir que todos os dados da operação permaneçam seguros.
Se você ainda tem dúvidas sobre quais pontos merecem atenção especial ao produzir um contrato, continue a leitura. A seguir, você saberá mais sobre as precauções a serem tomadas quando criar contratos empresariais. Também abordaremos sobre a proteção dos dados contidos nos documentos.
Não crie contratos empresariais sem conferir essas 5 dicas
No ambiente corporativo, os contratos empresariais têm a finalidade de assegurar a segurança das partes envolvidas na relação contratual. Eles evitam eventuais desavenças, incidência de cobranças indevidas e outros problemas. Estes, que possam causar prejuízos aos envolvidos.
O acordo tem início quando as suas partes se propõem a cumprirem todas as cláusulas incluídas no documento. Todas elas propostas na ocasião de sua celebração.
Para que tudo ocorra sem perda de tempo e ônus na relação e negociação entre as partes, é fundamental tomar cuidados na elaboração do documento. Entre os principais estão:
1. Tenha entendimento integral dos termos do contrato
Para que os contratos empresariais cumpram a sua função, é vital que não haja dúvidas quanto a nenhuma informação. A regra vale também para contrapartidas que sejam incluídas no documento.
Embora pareça lógico, problemas futuros podem ser causados pela falha de interpretação ou negligência de alguma das condições determinadas. Por isso, leia com atenção todo o documento após a sua redação. Caso restarem dúvidas, solucione-as imediatamente.
Lembre-se também de que, dependendo do acordo celebrado pelo contrato, é possível haver aspectos mais técnicos que excedam a compreensão ou os seus conhecimentos. Nesse caso, se uma redação objetiva e fácil de entender não der conta de esclarecer o texto, vale buscar ajuda de um advogado para produzi-lo. Isso garante um conteúdo mais transparente, completo e assertivo.
2. Garanta meios seguros de envio dos contratos empresariais
Enquanto documentos com dados pessoais e sensíveis, sem a gestão correta de ponta a ponta, os contratos empresariais podem acabar expondo tais informações a riscos.
O extravio ou a perda do contrato impresso, por exemplo, pode impactar negativamente. Não somente na etapa da negociação e aprovação, como prejudicar a própria imagem de sua empresa e a relação com seus públicos de interesse.
Por isso, é preciso tomar cuidado. Uma ação útil é investir em ferramentas que facilitem a segurança da informação e dos documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida na empresa.
3. Cheque se os dados e as informações dos contratos estão corretos
Uma informação incorreta sobre um serviço oferecido ou valor não condizente com a realidade pode ser algo perigoso para a execução de seus contratos empresariais.
O objeto do contrato, bem como as formas de pagamento, os prazos e as informações do contratante e do contratado são dados cruciais que precisam estar completamente corretos.
Do contrário, isso pode representar uma ameaça para o princípio da boa-fé. Ou seja, para que o cumprimento do contrato possa ocorrer sem abuso de confiança alheia e com fidelidade às tratativas feitas entre as partes.
Por tudo isso, não negligencie a etapa de conferência das informações. Ela deve ocorrer na produção do contrato e passar por revisão antes das assinaturas. Isso ajudará a evitar que ocorra qualquer subjetividade na interpretação do documento. Além de garantir que será estabelecida e mantida a confiança em sua empresa.
4. Assegure a proteção e confidencialidade das informações do contrato empresarial
Muitas vezes, quando uma empresa contrata outra para realizar um serviço ou uma parceria, fica-se a par de informações comerciais confidenciais. Por isso, o contrato empresarial deve conter promessas mútuas de que cada parte manterá estritamente confidencial qualquer informação comercial e sigilosa de que tenha conhecimento durante a execução do contrato.
O mesmo ocorre em contratos feitos com pessoas físicas. A partir da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), assegurar a proteção a dados pessoais e informações sensíveis tornou-se ainda mais imperativo. Com a LGPD, agora isso é normativo.
Ademais, vale lembrar de que os contratos empresariais têm efeito somente entre as partes envolvidas. É o que chamamos de princípio da relatividade dos efeitos do contrato. Assim sendo, é indispensável que a sua empresa garanta a segurança e a confiabilidade dos termos do documento.
É importante destacar que a confidencialidade das informações não se resume somente ao texto. Ela também abrange o próprio processo de negociação e assinatura entre as partes.
Manter a segurança jurídica exige a utilização de sistemas inteligentes na criação de seus contratos. Outra demanda é por profissionais capacitados que gerenciem e protejam as informações em sua captura, uso, armazenamento e descarte.
5. Invista em formas seguras e práticas para criar os seus contratos empresariais
A digitalização de documentos tem se tornado cada vez mais importante para a evolução da gestão da informação e dos processos empresariais.
Contratos empresariais precisam contar com toda a segurança e confiança para serem efetivos. Assim, é necessário garantir que todas as etapas do processo de assinatura sejam monitoráveis. Também deve-se garantir que eles contem com mecanismos de proteção aos dados. E a plataforma iGree pode auxiliar a sua empresa nisso.
O iGree funciona como um sistema web mobile, que pode ser utilizado em qualquer dispositivo — como computadores ou tablets. O diferencial está em permitir que os contratos empresariais possam ser firmados por meio do video-self — isto é, a formalização por meio de uma gravação de vídeo.
Essa forma de lidar com a digitalização do processo, a organização e o armazenamento de informações representa também uma evolução na gestão preventiva de fraudes.
Isso porque, além de proporcionar um processo mais ágil, a sua empresa tem acesso a uma plataforma completa para validar os dados cadastrais e tornar as etapas de criação de contratos empresariais e checagem das informações muito mais seguras juridicamente.
Para saber mais sobre outros cuidados importantes para garantir a proteção às informações dos contratos empresariais, confira também nosso artigo que explica as quatro etapas que fortalecem a segurança ao assinar documento online.