As negociações, hoje em dia, têm exigido agilidade e envolvimento de pessoas que estão localizadas em diversos pontos do mundo. Portanto, a adoção de métodos presenciais e uso de documento físico tem emperrado o avanço dessas negociações. É por essas e outras razões que assinar documentos digitalmente tem sido uma solução interessante.
A assinatura digital pode garantir maior segurança nas transações, utilizando ferramentas como o certificado digital. Também é uma ótima maneira de otimizar o fluxo de processos da empresa, reduzir custos e favorecer a construção positiva da imagem da empresa.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe o texto e conheça os benefícios de adotar a assinatura de documentos de maneira digital. Também saiba como diferentes setores do mercado podem se beneficiar dela. Por fim, entenda como a adoção de uma plataforma pode deixar esse processo ainda mais ágil.
Quais as vantagens de assinar documentos digitalmente?
Com o avanço da tecnologia, diferentes áreas do mercado têm aproveitado ferramentas que auxiliam em diversos fatores. Por exemplo, a assinatura digital pode agregar maior praticidade, trazer mais agilidade no processamento das transações e segurança de dados. A seguir vamos conhecer detalhadamente algumas das principais vantagens de assinar documentos digitalmente.
Redução de custos
Empresas que utilizam documentos físicos tendem a acumular bastante papel. Esses ficam guardados em caixas, gavetas e fichários, ocupando um grande espaço físico e exigindo grande trabalho para realizar a manutenção e armazenamento.
Além disso, a utilização do papel exige gastos não apenas na compra desse material, mas também de outros relacionados a ele. Por exemplo, material de escritório, impressora e outros mais. Todas essas questões acabam demandando custos da empresa.
No entanto, com a implementação de assinatura digital é possível reverter esse quadro. Esse tipo de tecnologia retira da empresa a necessidade de armazenar papel. Isso porque a assinatura digital utiliza uma plataforma específica que realiza a assinatura de documentos e armazena eles em sistema de nuvem.
Assim, os documentos ficam guardados na internet de maneira segura, podendo ser acessados de maneira fácil. O resultado é que a empresa elimina gastos com toda a dinâmica do uso de papel.
Agilidade nos processos
Uma das vantagens competitivas mais importantes de uma empresa é garantir agilidade dos processos. Muitas vezes, quando há demora para atender as demandas, criam-se gargalos que acabam enterrando o fluxo das operações. Com isso, é possível perder produtividade, tempo e consequentemente dinheiro.
E dentro desses processos críticos da empresa encontra-se a assinatura de documentos. Se essa é feita de maneira manuscrita torna-se ainda mais burocrático a ações da empresa. Por exemplo, é preciso realizar várias cópias do documentos. E essas devem ser assinadas por várias pessoas, exigindo muitas vezes o transporte desse documento até a pessoa que vai assinar.
Também é preciso realizar a validação desses documentos assinados. Isso muitas vezes pode acontecer em um cartório. Em seguida, o documento volta para a empresa e então é encaminhado para processamento e entrega ao cliente. A adoção da assinatura manuscrita se torna um processo cada vez mais lento na efetivação das tarefas da empresa.
Com a assinatura digital, esse tipo de situação não existe. Nesse modelo, o signatário consegue receber uma notificação de que o documento já está à disposição para ser assinado. Assim é preciso apenas seguir as instruções da plataforma de assinatura digital e realizar a operação. Ou seja, em poucos minutos, os documentos já estão disponíveis para uso. Com isso, a empresa consegue agilizar seus processos.
Proteção de dados
No início da utilização das primeiras tecnologias que recolhem contatos de cliente, não se tinha cuidado em relação ao o que fazer com esses dados. Com a promulgação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) essa situação mudou. A lei regulamenta uma série de práticas que devem ser adotadas para utilização de dados pessoais.
Também indica quais penalidades aplicar no caso de não cumprimento dessas obrigações. Por isso que a LGPD se tornou uma exigência para as atividades realizadas pelas empresas.
Para facilitar a adequação às normas da LGPD, recomenda-se assinar documentos digitalmente. Isso porque esse tipo de tecnologia permite que os documentos obtenham o novo nível de proteção.
É possível, por exemplo, quando a assinatura for realizada em uma plataforma específica, os dados de clientes, fornecedores e colaboradores fiquem protegidos em um único lugar. Além disso, o acesso é válido apenas para pessoas autorizadas.
Então, assinar documentos digitalmente evita riscos associados ao manuseio de documentos em papel, os quais podem ser facilmente extraviados ou modificados. Dessa maneira, a empresa que adota assinatura digital fica de acordo com a legislação. Também demonstra aos clientes que apresenta uma preocupação em relação a utilização e guarda de seus dados.
Aumento da sustentabilidade
O uso do papel, além de demandar custos para empresas, também impacta na sustentabilidade do planeta. Isso porque toda dinâmica do uso do papel faz com que sejam desmatadas áreas verdes, sem contar no desperdício de água e poluição gerada para o transporte e distribuição do papel.
Hoje em dia, a consciência ecológica faz parte da decisão de compra dos clientes. Por isso, as empresas devem se adequar a maneiras menos agressivas ao meio ambiente. Caso contrário, elas podem ser vistas pela sociedade como empresas poluidoras. Portanto, não merecedores de uma boa reputação.
Nesse contexto, a utilização de assinatura digital pode ajudar bastante na sustentabilidade do planeta. Essa tecnologia faz uso apenas de recursos digitais, sem movimentar o mercado de papel.
Diminuição na espera para finalizar contratos
Contratos são maneiras formais das empresas garantirem o andamento dos seus negócios. Se o firmamento de contratos for algo demorado, a empresa tende a reduzir o seu fluxo de caixa e competitividade.
Nesse sentido, é importante ter ciência de quais elementos que acabam emperrando a fluidez na realização de contratos. Um desses aspectos é a utilização de contratos realizados em papéis. É uma maneira tradicional de elaborar os contratos que são impressos em várias vias e distribuídos entre as partes.
No entanto, essa dinâmica acaba exigindo mais tempo para ser finalizada. É preciso fazer com que todos os envolvidos assinem o documento. Mas nem sempre os signatários estão situados no mesmo local, exigindo assim a distribuição dos mesmos.
Sem contar que, após assinatura, é preciso fazer a verificação delas por meio de reconhecimento de firma no cartório. Sendo assim, a utilização de papel para elaborar contratos é um processo muito moroso que deve ser eliminado naquelas empresas que tem objetivo de crescer.
Uma alternativa a isso é a utilização de assinatura digital. Esse tipo de tecnologia permite que os signatários assinem quase que imediatamente os documentos, não importando em qual localização estejam. Após isso, é necessário apenas enviar o contrato para dar prosseguimento às atividades da empresa.
Quais empresas podem assinar documentos digitalmente?
A assinatura digital é uma tecnologia, de fato, muito democrática. Isso porque qualquer empresa pode fazer uso dela. Instituições de ensino e até mesmo empresas financeiras podem utilizar assinatura digital para ter benefícios na redução de custos e agilizar os processos. A seguir vamos conhecer melhor como essa tecnologia pode ajudar nos mais diversos setores do mercado.
Instituições educacionais
Universidades e outras instituições de ensino possuem um setor administrativo bastante dependente do recolhimento e validação de assinaturas. Afinal, é preciso autenticar documentos que dizem respeito a informações de alunos, professores e outros funcionários.
Com o uso da assinatura digital, é possível facilitar todo esse processo. Por exemplo, professores podem assinar documentos de maneira remota, agilizando o trabalho da secretaria. Além disso, a emissão de documentos como histórico escolar e atestado de matrícula podem ser facilmente disponibilizados com a assinatura digital.
Instituições financeiras
As instituições financeiras também podem se beneficiar com o uso da assinatura digital. Elas podem utilizar a tecnologia para viabilizar a subscrição de diversos documentos e garantir a autenticidade segura das transações.
Por exemplo, é possível fazer abertura e movimentação de conta. Assim como recolher assinatura dos clientes no firmamento de contratos de empréstimo. Dessa maneira, as instituições financeiras conseguem agilizar os processos e facilitar os procedimentos para os clientes.
Imobiliárias e seguradoras
Os contratos de compra e venda ou locação fazem parte da realidade de imobiliárias. E esses documentos exigem uma certa celeridade, tanto por parte da imobiliária quanto pelos clientes, que necessitam ter acesso imóvel o mais rápido possível.
Nesse contexto, assinar documentos digitalmente é uma ação parceira do ponto de vista de oferecer agilidade e praticidade. É possível fechar contratos imobiliários de maneira ágil, sem precisar inclusive se deslocar até o local do escritório da imobiliária.
Da mesma forma, as empresas seguradoras conseguem obter benefícios com assinatura digital. Todos os contratos de seguros podem ser assinados à distância, trazendo rapidez para que o usuário tenha o serviço mais rápido, o mais breve possível.
Por que utilizar plataforma para assinar documentos digitalmente?
A assinatura digital é apenas um recurso que engloba todo processo de assinatura eletrônica. Para que de fato seja eficiente nos processos da empresa, ela precisa estar integrada a uma plataforma. Mas não qualquer plataforma. É necessário que seja uma moderna, eficiente e confiável.
A seguir, vamos destacar alguns dos detalhes que garantem as vantagens de adotar uma plataforma de assinatura digital.
Melhorar a experiência do cliente
Muitas pessoas têm certa resistência para utilização de recursos tecnológicos. Não é à toa que algumas preferem, por exemplo, fazer impressão de documentos que já estão disponibilizados de modo online.
Grande parte dessa resistência se deve ao fato de que, nessas tecnologias, a experiência do usuário, muitas vezes, não é levada em consideração. Isso quer dizer, por exemplo, fazer um site e não estruturá-lo de forma que o acesso às informações sejam claras para o cliente.
Nesse contexto, utilizar uma boa plataforma para assinar documentos digitalmente pode ser bastante interessante. Pois ela consegue direcionar quais as principais funcionalidades necessárias para realizar as operações dentro da plataforma.
Assim, contratos e acordos digitais podem ser assinados de maneira rápida. Sem contar que o usuário tem maior facilidade para encontrar os documentos, a qualquer tempo, pelo sistema de buscas da plataforma.
Reduzir erros com outros formatos de formalização
Existem diversas maneiras de fazer transações de contratos digitais. Algumas delas são pelos formatos abertos como Word ou PDF. Esses são enviados de maneira individualizada para os clientes. Por exemplo, via e-mail, sem controle de criptografia.
Nesse sentido, abre-se para a possibilidade desses documentos serem fraudados ou apresentarem erros. Por isso é importante utilizar uma plataforma que verifique e garanta a segurança na transação. Existem plataformas, por exemplo, como a do iGree, que utiliza vídeo selfie e outras ferramentas comprobatórias para garantir a eficiência e autenticidade na assinatura.
Maior controle no gerenciamento dos processos
A assinatura digital feita de maneira individualizada exige bastante disciplina para que haja uma organização adequada dos documentos assinados. Por exemplo, é preciso que o próprio usuário faça manualmente o armazenamento dos documentos e registre todas as ações para acompanhar o processo.
No entanto, com a utilização de uma boa plataforma de assinatura digital esse procedimento é feito de maneira automática. Os documentos assinados são registrados com datas e ações realizadas. Assim é possível estabelecer rotinas na validação dessas ações, bem como ter acesso completo a todas as etapas.
Além disso, processos típicos do RH como contratação ou demissão de pessoal, sobretudo na modalidade home office, são altamente simplificados com a assinatura digital – que confere validade jurídica em poucos segundos a ambas as partes.
Essas foram algumas informações sobre assinar documentos digitalmente. É importante destacar que a adoção desse tipo de tecnologia exige a contratação de uma empresa que tenha uma vasta experiência na área. Isso quer dizer uma empresa que desenvolve inclusive recursos que bloqueiam as mais modernas táticas de fraude.
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