Você sabe para que serve o certificado digital? Em um mundo cada vez mais conectado, essa ferramenta é a responsável por eliminar fronteiras, simplificando processos. Além disso, ela proporciona muitos outros ganhos de eficiência no âmbito das empresas.
Ao invés de processos burocráticos, associados a diversas etapas de conformidade, temos agilidade nas transações e uma grande redução de custos. E o mais importante: tudo isso sem submeter o seu negócio a riscos operacionais.
Ficou interessado em saber mais? Confira este artigo em que explicamos para que serve o certificado digital nos negócios e seus benefícios.
Como o certificado digital comprova a identidade de alguém?
Antes de respondemos para que serve o certificado digital, vale mencionar a forma como esse recurso identifica alguém. Afinal, essa é a função primordial da ferramenta.
Quanto a isso, vale esclarecer que o certificado digital se utiliza de chaves criptografadas para validar a autenticidade de um registro, como uma assinatura. Na prática, tudo funciona por intermédio de duas chaves, sendo elas:
- Chave privada. Utilizada para criptografar dados que confirmam a identidade atrelada a um CPF ou um CNPJ. A identificação pode ser utilizada para acessar um sistema ou para assinar eletronicamente um documento. Só conhece essa chave quem está autorizado a usar o certificado que a gerou.
- Chave pública. É a chave compartilhada junto a quem precisa decodificar a criptografia das informações que atestam a identidade de um certificado digital. A chave pública só serve para decodificar o que foi criptografado usando a chave privada criada junto dela.
Para que serve o certificado digital?
Vejamos, então, para que serve o certificado digital.
Assinar documentos digitalmente
A assinatura de documentos em ambiente digital é uma das principais vantagens associadas ao certificado digital. Com essa funcionalidade, elimina-se a necessidade de tramitação de documentos em ambiente físico e a autenticação dos mesmos por autoridades cartoriais.
A assinatura digital tem a mesma validade de um documento físico assinado e com firma reconhecida. Na prática, isso representa mais praticidade, economia e segurança para o seu negócio.
Realizar transações sem restrições geográficas
Com a assinatura digital, você pode assinar documentos de onde quer que você esteja, sem a necessidade de se deslocar para nenhum lugar ou reconhecer firma de sua assinatura. Além de assinar, você também pode receber documentos com a autenticação necessária em meio digital.
Acessar sistemas de dados restritos
Seja para gestão fiscal, contábil ou jurídica, os colaboradores de sua empresa precisam acessar sistemas de dados restritos. Isso, tendo em vista os ambientes disponibilizados em sites como o da Receita Federal ou da Previdência Social.
Essa também pode ser uma necessidade constituída no âmbito da própria empresa. Na estrutura tecnologia da informação disponibilizada, alguns ambientes podem ser acessados somente com certificação digital.
Por que sua empresa precisa de certificado digital?
Agora que você já sabe para que serve o certificado digital, vamos exemplificar algumas aplicações práticas desse recurso no dia a dia das empresas. Acompanhe.
Utilização do eSocial
O e-social é um sistema criado pelo Governo Federal para unificar algumas informações. Exemplos disso são os dados sobre:
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Declaração do Imposto de Renda retido na fonte (DIRF);
- Sistema de Recolhimento do FGTS;
- Informações à Previdência Social (SEFIP);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
A sua empresa deve cumprir todas as essas obrigações acessórias listadas por intermédio do e-Social, que só pode ser acessado por meio de certificação digital. A validação das informações também demanda o certificado.
Emissão de nota fiscal eletrônica
Exceto para empresas que utilizam nota fiscal avulso (casos especificados em lei), é exigido certificado digital para a emissão de nota fiscal eletrônica. Como se sabe, a ferramenta garante a autenticidade da operação e torna mais simples a gestão financeira de seu negócio.
Utilização do e-CAC
O e-CAC é a central de atendimento virtual disponibilizada pela Receita Federal. Por meio dessa plataforma, é possível realizar diversas funções de forma virtual. Por exemplo:
- Consultar e realizar Cadastro Específico do INSS;
- Emitir certidões;
- Consultar a situação fiscal de seu CNPJ;
- Emitir declarações contábeis;
- Verificar inscrições na Dívida Ativa da União;
- Entre tantas outras.
Graças a esse serviço, milhões de pessoas por todo o país não precisam mais se deslocar a agências da Receita Federal para realizar os procedimentos e consultas listadas. No entanto, assim como acontece no caso do e-Social, será necessário logar no sistema por intermédio de um certificado digital.
Cumprimento de obrigações acessórias
O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital. Ele permite o armazenamento, a validação e o recebimento de documentos fiscais e contábeis da empresa no ambiente digital. Integram o SPED diferentes projetos:
- ECD (Escrituração Contábil Digital);
- SPED Contábil;
- EFD (Escrituração Fiscal Digital);
- SPED Fiscal;
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica);
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
O gestor de seu negócio conta com a possibilidade de assinar a escrituração contábil e fiscal da empresa (SPED contábil e Fiscal) desde que seja procurador ou representante legal da organização.
Acesso ao Siscomex
O Siscomex — Sistema Integrado de Comércio Exterior — é um serviço informatizado que tem como função “integrar todas as atividades de registro, acompanhamento e controle das operações de comércio exterior, por meio de um fluxo único e automatizado de informações” segundo informa o Ministério da Economia.
Para proceder com atividades de importação e exportação, as empresas devem estar habilitadas no âmbito do sistema. O sistema permite, entre outras coisas, o cadastro de entradas e saídas de remessas, além do acompanhamento em tempo real do trânsito e liberação de cargas.
E o acesso se dá somente por intermédio de certificado digital, como acontece em relação a outros sistemas governamentais.
Assinatura de contratos
A assinatura de contratos é, como já destacado ao falarmos sobre para que serve o certificado digital, outra funcionalidade imprescindível. Com esse recurso, elimina-se a necessidade de deslocamentos, autenticações em cartórios, entre outros procedimentos dispendiosos.
Junto a instituições bancárias, por exemplo, você pode validar operações financeiras de diferentes tipos, assim como transferências e operações de câmbio. Já em relação a fornecedores, contratos de prestação de serviço e termos de aceite também podem ser assinados digitalmente.
Tudo isso pode ser feito com a garantia da validade das informações prestados, tal qual é feito para um contrato físico, afastando riscos de fraude e problemas afins.
Quais os tipos de certificados digitais?
Existem certificados digitais de diferentes tipos, sendo os principais deles:
- Tipo A (assinatura digital);
- Tipo S (sigilo/confidencialidade) e
- Tipo T (Carimbo do Tempo).
O tipo A é o mais comum, utilizado para assinar documentos digitalmente como já destacado. O tipo S, por sua vez, realiza a criptografia dos dados de um documento, o qual só será acessível a partir de outro certificado digital previamente autorizado.
Já o tipo T é denominado de Carimbo do Tempo ou Timestamp. Esse é um documento eletrônico emitido por um agente responsável por confirmar a edição de determinada informação digital durante uma data específica.
Essa confirmação só pode proceder de uma parte confiável, capaz de avalizar as informações apresentadas. Com o Carimbo do Tempo, é possível assegurar a temporalidade e a tempestividade (ocorrência de um evento dentro do prazo) dos documentos.
Gostou de saber para que serve o certificado digital? Como você pôde conferir, existem diversas aplicações práticas dessa ferramenta no contexto da gestão de um negócio. Além de redução de custos e maior segurança nas relações com fornecedores, clientes e instituições financeiras, as equipes de trabalho obtém um ganho considerável de eficiência no dia a dia.
E para quem deseja continuar acompanhando as publicações do blog da iGree, sugerimos a leitura do artigo: 4 formas de lucrar mais com a assinatura digital para empresas.