O que é procurement? Conheça o novo formato de compras

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Como são realizados os processos de compras na sua empresa? Se eles ainda são manuais ou pouco eficientes, saiba que é preciso mudar. Afinal, a transformação digital trouxe novos conceitos que podem ser aplicados a esse setor. Um deles é o procurement.

A ideia é ajudar a empresa a conquistar vantagem competitiva e bons resultados. Como? A resposta passa pela efetivação de processos estratégicos e organizados. Isso porque a estratégia permite ir além da compra de matérias-primas e mercadorias. Com ela, você passa a ter uma cadeia de suprimentos mais eficiente e ágil.

Desse modo, é possível estabelecer um relacionamento melhor com fornecedores e clientes, além de outros setores de negócio e stakeholders. Por tudo isso, vale a pena entender melhor o que é o procurement e como ele pode ajudar seu negócio.

Então, que tal saber mais? Continue lendo este artigo e entenda! 

O que é procurement?

O procurement é uma estratégia implementada no setor de compras para trazer eficiência e digitalizar as atividades. Seu objetivo é envolver todas as etapas da supply chain em uma ferramenta única, a fim de otimizar as atividades do departamento, como:

  • Busca de suprimentos;
  • Pesquisa de mercado;
  • Escolha de fornecedores;
  • Assinatura de contratos;
  • Realização de projeções;
  • Elaboração de cronograma para repor itens;
  • Negociação entre fornecedores;
  • Transporte, logística e recebimento de pedidos;
  • Cotação, avaliação e seleção de parceiros;
  • Compra de matérias-primas, serviços e mercadorias;
  • Gestão de contratos e minutas;
  • Análise de desempenho de entregas e de fornecedores.

Em outras palavras, a estratégia está relacionada a todos os procedimentos de compras com a adoção de condutas estratégicas. Dessa forma, todo o ciclo logístico é acompanhado para evitar faltas de produtos e suprimentos, e garantir o alinhamento entre setores.

O resultado é mais segurança para a empresa efetivar suas atividades. Com isso, é possível fazer um planejamento bem estruturado para evitar prejuízos e atrasos na entrega ou na produção de mercadorias.

Para que serve o procurement?

O objetivo dessa estratégia é melhorar o processo de compras de qualquer empresa. Por isso, ele é abrangente e deve ser monitorado por meio de ferramentas e indicadores de desempenho.

Devido a essas etapas, o procurement impacta o setor de compras e muda toda a forma de negociação e aquisição de itens feitas pelo departamento. Ainda ajuda a determinar estratégias e diretrizes para garantir que elas estejam em conformidade com as demandas do negócio.

Isso faz com que essa estratégia faça parte do ciclo procure-to-pay (P2P). Assim, ainda que boa parte das atividades seja semelhante àquelas já realizadas pelas empresas, o nível de engajamento aumenta.

Por esse motivo, o processo de procurement só é efetivo quando é eficiente e assegura controle e fluxo de trabalho otimizados. Outras características são:

  • Fornecer resposta rápida às mudanças na dinâmica do setor;
  • Favorecer a tomada de decisão mais rápida.

Além disso, o processo busca saber se os fornecedores atuais conseguem atender às exigências da empresa. Caso contrário, outros parceiros são buscados para garantir que as demandas sejam cumpridas.

Procurement x sourcing: qual a diferença?

As duas palavras se referem ao setor de compras. No entanto, elas são diferentes. Veja o que caracteriza cada um desses conceitos.

Sourcing

A palavra em inglês é traduzida como “compra”, “aquisição” e “terceirização”. No setor de compras, indica as maneiras de suprir as necessidades materiais, adquirindo produtos ou matérias-primas de terceiros.

Na prática, o sourcing se refere aos processos com fornecedores. Por isso, abrange:

Definição de fontes de suprimentos

Passa por escolher os melhores fornecedores após uma pesquisa de mercado e solicitação de cotação. A busca é por parceiros que atendam às demandas de qualidade, preços e prazos, além de confiabilidade.

Pesquisa de mercado

Abrange a identificação de tendências relacionadas a matérias-primas, tecnologia e demandas dos consumidores. Aqui, também está inserido o conceito de global outsourcing, ou seja, a busca por fornecedores em âmbito global.

Estabelecimento de recursos tecnológicos

Consiste no uso da tecnologia para automatizar as atividades. Essa é a ideia do e-sourcing, que vem ganhando força. Nesse caso, os fornecedores oferecem suas propostas em uma plataforma digital. Assim, a empresa consegue listar os melhores de acordo com a cotação e a qualidade para alcançar o melhor custo-benefício.

Procurement

A palavra pode ser traduzida como “licitar” ou “adquirir”. No caso do ambiente corporativo, relaciona-se a um processo mais amplo do que o sourcing. Portanto, todas as atividades já listadas no conceito anterior são realizadas aqui.

Então, qual a diferença? A questão é que o procurement executa as mesmas atividades de forma integrada a outras ações estratégicas. Veja quais são elas:

Registro de compras

Realiza o controle das transações com fornecedores para criar um histórico de relações. Assim, a empresa consegue monitorar diferentes fatores ao longo de um período, como variações de preços, qualidade de entregas e quantidade comprada. Para isso, é usada uma ferramenta específica, como um sistema de gestão empresarial (ERP). Ainda é importante adotar um software para armazenar contratos com segurança.

Recebimento de pedidos

Consiste em receber e analisar as entregas feitas por fornecedores. O objetivo é ter certeza do padrão de qualidade, do total de extravios, da quantidade fornecida e dos prazos cumpridos. Ou seja, o propósito é saber se o que foi combinado está sendo respeitado.

Padronização de processos

Propõe trazer rapidez e eficiência nas entregas enquanto garante redução de custos. O objetivo é alinhar a entrega dos fornecedores ao trabalho interno da empresa para evitar que seja necessário recorrer a recursos externos. Além disso, essa parte tem relação direta com a elaboração de bons contratos. Ainda que sejam semelhantes, eles devem ser adaptados a cada situação para assegurar que as características de cada relação sejam avaliadas.

Requisitos ambientais

Passam pela sustentabilidade. A ideia é adotar processos que utilizam menos recursos naturais para reduzir o impacto no meio ambiente. Isso também passa pela análise de fornecedores, que devem adotar regras positivas nesse sentido, como o uso de biocombustíveis e de matérias-primas recicladas ou recicláveis.

Impacto social

Abrange o envolvimento da empresa com a sociedade na qual está inserida. O propósito é ter parceiros que evitem efeitos negativos na comunidade, como excesso de poeira ou barulho. Aqui, ainda é importante considerar a ética, a fim de evitar fornecedores que impõem condições ruins de trabalho, fraudes, subornos, etc.

Adoção de tecnologia

O e-procurement funciona de maneira semelhante ao e-sourcing, aproximando fornecedores e empresas. No entanto, ele permite a integração com diferentes sistemas de gestão. Assim, é possível usar os dados para garantir negociações mais rápidas e ter acesso a relatórios para tomar decisões mais precisas.

Visão global da logística

O procurement abrange toda a relação entre empresa e parceiros. Por isso, envolve desde a elaboração de contratos até o recebimento, passando por diretrizes de segurança. Nesse caso, o setor de compras tem o dever de analisar toda a supply chain para identificar os gargalos e pontos que precisam ser ajustados para garantir processos mais fluidos.

Portanto, o procurement faz tudo o que o sourcing faz, e muito mais. Ele cuida, por exemplo, da demora na assinatura de contratos, que pode até prejudicar o relacionamento com o fornecedor. Nessa situação, é possível adotar um sistema de assinatura eletrônica com recursos avançados de identificação para agilizar as etapas.

Em que o procurement é aplicado?

Essa visão global do setor de compras, com a inserção de vários processos extras, faz com que a gestão desse departamento seja aprimorada. Por meio de ferramentas e estratégias, o ciclo da cadeia de suprimentos se torna mais eficiente e conta com ações mais táticas. Entre elas estão:

Análise das necessidades internas:

O procurement entende os objetivos do negócio e busca diretrizes e estratégias capazes de atendê-los. Ainda diferencia compras diretas das indiretas. As primeiras interferem na atividade principal da empresa, enquanto as segundas incluem materiais de suporte.

Pesquisa de mercado 

O propósito é entender as tendências de consumo e as opções de preferências dos consumidores para ajudar a empresa a ter uma atuação mais estratégica. Ainda abrange a cotação, a avaliação e a seleção de fornecedores qualificados.

Controle das transações

As compras ficam registradas no procurement. Com isso, o gestor do setor tem um histórico de informações importantes para tomar decisões precisas. Por exemplo, ele descobre a quantidade de suprimentos necessária por época do ano, a qualidade dos serviços dos fornecedores e os preços praticados.

Acompanhamento de pedidos

As solicitações são recebidas pelo procurement e o sistema ainda verifica se as entregas estão em conformidade com os contratos elaborados.

Avaliação de fornecedores

As compras são monitoradas via auditorias e análises de métricas. Assim, os fornecedores são avaliados e recebem feedbacks para haver um alinhamento maior de processos.

Consultoria jurídica

Consiste no suporte necessário para elaborar e negociar contratos com fornecedores. Ainda há a organização e a gestão dos documentos.

Padronização de processos

As atividades são alinhadas para que o fluxo de trabalho seja eficiente. A mesma regra serve para a elaboração de contratos e sincronização do recebimento de insumos em relação ao trabalho interno. Dessa forma, há um conhecimento mais profundo das demandas organizacionais.

Quais são os benefícios do procurement?

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A digitalização de documentos e procedimentos empresariais é fundamental para a empresa conquistar vantagem competitiva. Essa é a melhor maneira de melhorar as atividades executadas e assegurar um crescimento sustentável.

Isso já é um benefício. Ainda tem outros. Quer ver quais são eles? Confira a seguir.

Otimização dos processos

O fluxo de trabalho do setor de compras tem mais eficiência, porque todas as atividades são realizadas de forma embasada e rápida. Outro fator relevante é a redução dos erros, especialmente no que se refere à quantidade de insumos necessários para funcionar.

Tomadas de decisão mais precisas

O processo decisório se torna mais acertado com o procurement. Isso porque os dados armazenados ficam atualizados e são acessíveis. Assim, é possível resolver os problemas com agilidade.

Por exemplo, um fornecedor atrasa a entrega de um pedido. Nesse caso, você já consegue acionar outro parceiro para evitar mais problemas. Isso porque o procurement terá esses dados disponíveis.

Redução de custos

A eficiência nos processos de seleção e negociação com os fornecedores ajuda a evitar desperdícios e alcançar melhores resultados. Além disso, há economia no que se refere a perdas e manutenções.

Melhoria no relacionamento com os fornecedores

O procurement busca alinhar os processos, o que garante um relacionamento mais transparente e sólido. Com isso, o trabalho é mais eficiente e ágil, até mesmo porque a empresa cria parcerias duradouras.

Adaptação a diferentes cenários

O uso dessa tecnologia garante que a empresa esteja adaptada a diferentes cenários e saiba agir diante de cenários diversos. Por exemplo, situações imprevistas, datas sazonais, crises, etc.

Como consequência, há o cumprimento dos prazos com o cliente e o bom funcionamento da linha de produção. Além disso, é mais fácil identificar gargalos e falhas para que sejam corrigidos.

Economia de tempo

A empresa consegue visualizar todas as informações de que precisa diretamente no sistema. Isso permite identificar a melhor alternativa para cada operação. Assim, as ordens de compra são emitidas de forma automática, conforme o calendário de produção estabelecido.

Aumento da concorrência

Os fornecedores podem cadastrar suas propostas no sistema para comparação. Ali, ficam descritos prazos, preços e outras informações relevantes para que você escolha a melhor alternativa.

Aumento da qualidade

Todos os aspectos verificados até aqui geram o aumento da qualidade dos produtos e serviços. Por isso, é importante focar o custo-benefício, não o preço.

Como ter sucesso com o procurement?

Para alcançar o êxito, é importante saber as necessidades da sua empresa. Cada negócio tem demandas específicas, que variam de acordo com diferentes fatores:

  • Tamanho;
  • Segmento de atuação;
  • Produtos ou serviços vendidos;
  • Sensibilidade do cliente;
  • Riscos;
  • Presença digital;
  • Prioridades.

A partir disso, é importante seguir alguns passos para ter sucesso com o procurement. Veja quais são eles.

Identifique as necessidades

A primeira etapa consiste em identificar requisitos e avaliar a validade dos fornecedores. Confira se sua empresa realmente tem essa necessidade, quais critérios são exigidos etc. Assim, é possível ganhar clareza e evitar imprevistos posteriores. Aqui, é necessário fazer uma análise estratégica.

Revise e autorize as requisições de compras

Esse é o momento que inicia a parte operacional. A equipe solicitante envia os requisitos para o time de procurement e esse pedido deve ser revisado. Aqueles que forem aprovados são assinados e encaminhados para a próxima etapa.

Aprove o orçamento

Em seguida, encaminhe as solicitações de compra aprovadas à equipe contábil para avaliar o orçamento disponível. Considere os contratos estabelecidos com os fornecedores e os dados do setor. Assim, você cria uma estimativa de custo para autorização.

Aqui, há uma confirmação da necessidade do produto e o direcionamento dos recursos financeiros necessários. Lembre-se sempre: o foco deve ser o custo-benefício. Desse modo, garante a melhor qualidade com o menor preço possível.

Revise os fornecedores

É normal ter uma lista com potenciais parceiros. O sistema de procurement armazena e disponibiliza os dados para facilitar a seleção de um deles. Caso haja alguma divergência, é importante fazer uma nova pesquisa para se certificar da decisão.

Selecione o fornecedor

Escolha entre dois e três parceiros. Tire todas as dúvidas para garantir que essas são as melhores opções. Assim, você consegue chegar a um fornecedor como prioridade.

Negocie e contrate

Esse é o momento de fechar a negociação com o fornecedor escolhido. O ideal é ser eficiente para que essa etapa seja rápida. Por isso, vale a pena contar com um software para assinar contrato digitalmente.

Isso pode ser feito com uma plataforma de agreement, que automatiza, organiza e gerencia todas as etapas de acordos digitais e assinatura de contratos. O processo é feito de maneira eletrônica, o que garante a validade jurídica.

Ainda é importante contar com outras ferramentas de validação. Afinal, com uma solução completa, é possível facilitar e agilizar os processos. Algumas opções de recursos são:

  • Vídeo selfie, para formalizar os acordos;
  • Inteligência artificial com machine learning, para verificar a vontade do usuário, validar sua identidade e realizar a detecção de prova de vida;
  • Assinatura digital de acordo com o ICP-Brasil, a fim de trazer credibilidade e segurança nas transações;
  • Guarda digital com registro em blockchain, para armazenar, organizar e proteger os acordos com inviolabilidade.

Tudo isso ajuda a reduzir o tempo médio de formalização de contratos. Em vez de dias, é possível terminar tudo em dois minutos.

Faça o recebimento de produtos e serviços

O fornecedor encaminha o que foi contratado e a sua empresa deve analisar se corresponde às expectativas. Em seguida, é feita a verificação em três etapas. Esse é um processo contábil em que a ordem de compra, o relatório de confirmação de entrega e a fatura do fornecedor são comparados. Assim, evitam-se erros, a exemplo de pagamentos atrasados ou antecipados, incompatibilidade de quantidade e pagamentos não autorizados.

Aprove o pagamento da fatura

Libere o pagamento ao fornecedor, de acordo com as condições do contrato. Novamente, esse é um procedimento contábil.

Atualize e guarde os registros

As operações devem ser mantidos no sistema de procurement para que todas as transações financeiras e comerciais sejam rastreáveis. Isso também ajuda a fazer diagnósticos de eficiência do processo. Assim, fica mais fácil decidir o relacionamento com o fornecedor.

Todos esses processos levarão sua empresa a implementar um novo processo de compras. Mais do que isso, ajuda seu negócio a ser mais eficiente e a ter um relacionamento mais transparente com os fornecedores.

Aproveite para complementar o procurement com uma tecnologia específica para a assinatura de contratos. Assim, fica mais fácil celebrar parcerias e garantir que elas tragam bons resultados para o seu negócio.

Gostou dessas dicas e quer aprofundar seus conhecimentos para ter eficiência ao firmar parcerias? Leia os artigos do blog do iGree e aproveite as informações.